Fonctionnalités du logiciel de transport de personnes

Une liste de fonctionnalités de logiciel de transport de personnes ne dit pas grand-chose tant qu’on ne sait pas à quel moment on s’en sert. Nous avons donc rangé les modules de Vetilys dans l’ordre où une course les traverse : on la vend, on l’organise, le chauffeur la roule, on la facture, puis on regarde ce qu’elle a rapporté. Chaque module a sa page détaillée.

Un logiciel d’exploitation du transport de personnes, pas une collection d’outils

Le point commun de tous les modules qui suivent, c’est la base qu’ils partagent. Une réservation n’est saisie qu’une fois. Elle génère une ou plusieurs missions, celles que les chauffeurs exécutent, et ces missions portent leur propre statut d’exploitation pendant que la réservation garde son statut commercial et son statut de paiement. Le bureau, le chauffeur et le client regardent la même information, chacun depuis son application.

C’est ce que l’on entend par « tout-en-un réservation, planning, facturation » : pas un logiciel qui fait tout, mais un logiciel où rien ne doit être ressaisi d’un module à l’autre.

app.vetilys.fr/reservations

Vendre : réserver, chiffrer, envoyer un devis

Tout commence par une demande. Le carnet de réservations accueille les six types de prestations, de la course simple à la mise à disposition à la journée, avec les passagers, les bagages, le numéro de vol ou de train et les consignes de prise en charge. Les réservations récurrentes et la duplication évitent de ressaisir la navette du lundi matin.

Le prix ne dépend pas de celui qui décroche. Le calcul du prix des courses applique vos forfaits, votre tarif au kilomètre et à la minute, vos majorations de nuit ou de jour férié et vos contrats clients, puis fige le détail sur la réservation. Quand le client veut un document avant de s’engager, le module de devis de transport produit un PDF, l’envoie par e-mail avec un lien d’acceptation en ligne et transforme le devis accepté en réservation au prix convenu.

Enfin, une partie de vos clients préfère réserver seule, le soir ou depuis l’étranger. Le portail de réservation en ligne leur ouvre un site à vos couleurs, en cinq langues, avec un prix immédiat quand les adresses sont reconnues et un espace pour retrouver réservations, devis et factures.

Organiser : planning, dispatch, navettes et ressources

Une fois vendue, la course doit trouver un chauffeur et un véhicule. Le planning des chauffeurs présente la journée ou la semaine par chauffeur, avec les missions non affectées en tête, et se manipule au glisser-déposer. Le jour même, le dispatch cartographique prend le relais : carte, positions des chauffeurs en mission, alertes quand une mission n’est pas acquittée ou qu’une prise en charge prend du retard.

Les lignes régulières d’hôtel ou d’entreprise ne se gèrent pas comme des courses à l’unité. Le module navettes et lignes régulières décrit les arrêts, les horaires, les jours de circulation et la capacité, génère les départs et compte les places réservées sur chacun.

Derrière le planning, il y a des personnes et des véhicules qui ont des papiers. La gestion des chauffeurs et des véhicules suit les cartes professionnelles, permis, visites médicales, assurances, contrôles techniques et entretiens, avec des alertes trente jours avant l’échéance. Et quand votre flotte ne suffit pas, la sous-traitance à des confrères enregistre le prix d’achat de la mission confiée et la marge qui vous reste.

Rouler : l’application chauffeur

app.vetilys.fr/planning

Sur la route, le chauffeur n’ouvre pas Transport Cloud. Il a l’application chauffeur pour Android et iOS : mission suivante en tête, acceptation ou refus motivé, étapes « en approche », « sur place », « passager à bord », navigation par Google Maps, Waze ou Plans, appel du passager ou du dispatch, saisie des frais de parking, de péage ou d’attente, déclaration d’une absence passager. Sans réseau, l’application garde les actions et les envoie dans l’ordre dès que la connexion revient.

Facturer : factures, avoirs, règlements

La course terminée, elle doit être payée. Le module de facturation du transport de personnes reprend les lignes de la réservation, les débours comme les péages, applique la TVA à 10 % sur le transport et numérote les factures sans trou. Il gère les acomptes et les soldes, les avoirs, la facturation d’une période entière pour un client professionnel, les relances, les règlements partiels, le lettrage et l’export comptable en CSV.

Pour la réforme de la facture électronique, les factures sont préparées dans Vetilys, mais leur transmission suppose de raccorder une plateforme agréée par l’intermédiaire d’un prestataire. Les règlements, eux, sont enregistrés à la main : le logiciel n’encaisse pas à votre place.

Piloter : rapports, rentabilité et sécurité

Reste à savoir ce que l’activité rapporte. Le tableau de bord et les rapports de rentabilité affichent chaque jour les missions, les chauffeurs disponibles, le chiffre d’affaires, les factures impayées, les kilomètres facturés et les kilomètres à vide estimés, puis détaillent la rentabilité par chauffeur, par véhicule ou par client, avec la formule de calcul visible et un export CSV.

Tout cela concerne des données personnelles de passagers et de chauffeurs. La page sécurité et confidentialité des données explique les rôles (administrateur, régulateur, comptable, chauffeur), la double authentification, le journal d’audit et la géolocalisation limitée à la mission en cours.

Modules logiciel VTC : lesquels dans quelle formule ?

Tous les modules ne sont pas utiles à tout le monde. Un chauffeur VTC indépendant n’a pas besoin de la sous-traitance ni des navettes ; une société de quinze véhicules ne peut pas s’en passer.

Le détail des quotas de chauffeurs, de véhicules et d’utilisateurs figure sur la page des tarifs de Vetilys. Pour une vue d’ensemble orientée décision, la présentation du logiciel de transport de personnes reprend le parcours complet d’une course.

Questions sur les fonctionnalités