Un organisateur de séminaire demande trois vans pour un transfert gare – hôtel le jeudi matin et un retour le samedi après-midi. S’il reçoit votre proposition quatre jours plus tard, sous forme de tableau bricolé, il a déjà signé ailleurs. Le logiciel de devis transport de personnes intégré à Vetilys sert à répondre vite, avec un document propre, et surtout à ne plus perdre la trace de ce qui a été proposé, à qui, et pour combien de temps.
D’où viennent les demandes de devis
Dans une entreprise de transport, le devis arrive par trois portes. Le téléphone et l’e-mail d’abord : une agence de voyages, une association sportive, une entreprise qui prépare un salon. Le portail client ensuite : quand le client tape une adresse qui ne peut pas être géolocalisée, ou quand vous avez réglé votre portail de réservation en mode demande de devis plutôt qu’en prix immédiat, sa demande arrive chez vous pour être chiffrée. Enfin, vos propres initiatives : un hôtel partenaire à qui vous proposez des conditions pour la saison.
Quelle que soit l’origine, la proposition se prépare au même endroit, dans la liste des devis de Transport Cloud. Fini le devis rédigé sur l’ordinateur du bureau et introuvable le samedi, quand le client rappelle pour dire oui.
Devis VTC PDF : un document propre, envoyé depuis le logiciel
Le devis se construit dans Vetilys, se génère en PDF et part par e-mail directement depuis le logiciel. Pas d’export à reprendre dans un traitement de texte, pas de pièce jointe à retrouver dans un dossier de téléchargements. Le montant peut s’appuyer sur les règles de votre calcul de prix des courses — forfaits, tarif au kilomètre, majorations — ou correspondre à un prix que vous fixez vous-même pour un dossier particulier.
Chaque devis porte une date de validité. C’est un détail qui protège : un prix accordé en février pour un événement de juin n’a pas à rester valable indéfiniment, surtout si vos coûts ont changé entre-temps. Le client sait jusqu’à quand il peut accepter, et vous savez quand relancer.
Devis transport en ligne avec acceptation : le client répond depuis l’e-mail
L’e-mail contient un lien d’acceptation en ligne. Le client n’a pas besoin d’imprimer, de signer et de scanner le document, ni de vous répondre « c’est OK pour nous » dans un message que vous risquez de rater. Il ouvre le lien, il accepte, et le devis change de statut dans votre liste.
Pour un responsable des services généraux qui gère trois prestataires en parallèle, cette simplicité compte. Pour vous, elle a un autre intérêt : l’acceptation se lit sur le devis lui-même, par son statut. Le jour où quelqu’un conteste le montant convenu, il suffit d’ouvrir le dossier. Les clients qui ont un compte sur votre portail retrouvent aussi leurs propositions dans la rubrique « Mes devis » de leur espace.
Brouillon, envoyé, accepté, expiré : savoir où en est chaque proposition
Un devis passe par des étapes bien identifiées, et la liste les affiche d’un coup d’œil :
- Brouillon : en cours de préparation, le client ne l’a pas encore reçu.
- Envoyé : il est parti par e-mail, la balle est dans le camp du client.
- Accepté : le client a dit oui, il reste à le transformer en réservation.
- Refusé : la proposition n’a pas été retenue, elle reste en mémoire.
- Expiré : la date de validité est dépassée sans réponse.
- Transformé : le devis a donné naissance à une réservation.
Le lundi matin, un coup d’œil aux devis envoyés suffit pour savoir qui relancer. Les devis refusés ont aussi leur utilité : au bout d’une saison, ils disent sur quel type de demande vous perdez, et à quel prix.
Transformer un devis en réservation sans ressaisie
Une fois accepté, le devis se transforme en réservation, au prix accepté. Le montant ne passe pas par une nouvelle saisie où un chiffre pourrait glisser, et le moteur tarifaire ne recalcule pas un prix différent de celui que le client a validé. La réservation créée rejoint le carnet de réservations avec ses statuts habituels, puis ses missions arrivent dans le planning des chauffeurs, prêtes à être affectées.
Le devis, lui, passe au statut « transformé » : en relisant la liste, on sait quelles propositions ont donné lieu à une course. Ce fil continu, de la demande à l’encaissement, est l’un des points qui distinguent un logiciel d’exploitation complet d’un simple outil de devis, comme le montre l’ensemble des fonctionnalités de Vetilys.
Groupes et événements
Devis transport de groupe : chiffrer plusieurs véhicules
Les demandes de groupe sont celles qui méritent le plus un devis. Une réservation Vetilys peut mobiliser plusieurs véhicules, ce qui permet de chiffrer un congrès de quatre-vingts personnes avec deux minibus et une berline pour les intervenants, ou un mariage avec des rotations entre l’église et le domaine.
Avant de chiffrer, posez les bonnes questions : nombre exact de passagers, bagages, horaires des rotations, temps d’attente sur place. Le guide pour préparer un devis de transport de groupe en donne la liste, et la page sur le logiciel de transport événementiel montre comment s’organise ensuite le jour J.
Ce que le module de devis ne fait pas
Autant être clair, pour éviter les mauvaises surprises en démonstration. L’acceptation en ligne vaut accord du client sur la proposition ; elle n’encaisse aucun acompte. Si vous demandez un acompte pour bloquer une date, vous l’émettez ensuite depuis la facturation et vous enregistrez le règlement à réception. De même, le devis ne choisit pas les véhicules à votre place : c’est vous qui décidez de la composition, le logiciel contrôlera la capacité au moment de l’affectation.
Comment envoyer un devis de transport avec acceptation en ligne ?
Dans Vetilys, vous créez le devis dans Transport Cloud, vous fixez sa date de validité, puis vous l’envoyez par e-mail depuis le logiciel. Le message contient un lien d’acceptation. Quand le client clique pour accepter, le statut du devis passe à « accepté » dans votre liste, et vous pouvez le transformer en réservation.
Peut-on transformer un devis VTC en réservation sans tout ressaisir ?
Oui. Un devis accepté se transforme en réservation au prix accepté, sans nouvelle saisie du montant. La réservation rejoint le carnet avec ses statuts commercial, d’exploitation et de paiement, et ses missions apparaissent dans le planning pour être affectées. Le devis passe alors au statut « transformé ».
Que se passe-t-il quand la date de validité d'un devis est dépassée ?
Le devis apparaît comme expiré dans la liste. Cela évite d’honorer, des mois plus tard, un prix établi avec d’anciens coûts. Si le client revient, vous pouvez lui faire une nouvelle proposition. La date de validité figure sur le devis envoyé, le client sait donc dès le départ jusqu’à quand il peut accepter.
Quel logiciel de devis pour une société de transport de personnes ?
Un outil de devis isolé oblige à recopier le prix dans le planning puis dans la facture. Un logiciel d’exploitation qui gère aussi les réservations, le planning et la facturation garde le prix accepté d’un bout à l’autre. C’est le choix fait par Vetilys, où le devis est inclus dès la formule Starter.
Envoyez votre prochain devis depuis Vetilys
Montrez-nous une demande de groupe récente : nous la chiffrons ensemble en démonstration, de l'envoi par e-mail jusqu'à la réservation.