Une commande de transport, c’est un client qui paie. Mais ce sont des voyageurs qui montent à bord, avec leurs valises, leurs horaires, leurs habitudes et parfois un enfant en bas âge. Un logiciel gestion transport voyageurs doit tenir ces informations au bon endroit : sur la réservation, accessibles au chauffeur qui en a besoin, et pas éparpillées dans un fil de messages. Voici comment Vetilys organise la donnée « voyageur », de la commande à l’historique.
Logiciel gestion transport voyageurs : partir de ceux qui montent à bord
La plupart des outils de facturation connaissent le client et ignorent le voyageur. C’est logique pour eux, pas pour vous. Quand une agence de voyages commande un transfert pour une famille de cinq, votre chauffeur a besoin du nom de la personne à accueillir, de son téléphone et du nombre de valises ; votre comptable, lui, a besoin de l’adresse de facturation de l’agence.
Vetilys sépare donc les deux. Les passagers sont des fiches distinctes du client payeur, rattachées aux réservations. Le dirigeant transporté n’est pas l’entreprise qui reçoit la facture, et le logiciel ne vous oblige pas à faire semblant. Les rôles autour du passager (demandeur, donneur d’ordre, contact sur place) sont détaillés sur la page logiciel de gestion du transport de passagers.
Suivi des voyageurs par réservation : qui voyage, combien, avec quoi
Sur chaque réservation, vous retrouvez la liste des passagers, leur nombre, le nombre de bagages et la catégorie de véhicule souhaitée. Une référence client et un centre de coûts peuvent s’y ajouter, utiles quand une entreprise veut savoir quel service a commandé quel trajet. Le suivi des voyageurs par réservation passe ensuite par les statuts d’exploitation : affectée, en approche, sur place, à bord, terminée, ou absence passager.
Dans un logiciel gestion transport voyageurs, c’est la réservation qui porte ces données. Le détail du formulaire et des six types de prestations est présenté sur la page logiciel de réservation pour le transport de personnes. Ce qui compte ici : les informations sur les voyageurs sont saisies une fois, puis suivent la mission jusqu’au téléphone du chauffeur, qu’il s’agisse d’un transfert, d’une navette ou d’un groupe, les prestations décrites sur la page logiciel transport de voyageurs.
Gestion des voyageurs et des bagages : la valise de trop se voit avant le départ
Tous les transporteurs ont vécu la scène : une famille de quatre arrive au hall des arrivées avec six valises et une poussette, et la berline envoyée ne suffit pas. Le problème ne s’est pas produit à l’aéroport, il s’est produit à la prise de commande.
- Le nombre de bagages est un champ de la réservation, pas une remarque perdue dans un commentaire.
- Chaque véhicule a ses places et sa capacité en bagages : à l’affectation, le logiciel vous alerte si le chargement dépasse.
- Le supplément bagages peut être prévu dans vos règles tarifaires, donc annoncé avant que le client confirme.
- Si un bagage imprévu se présente, le chauffeur le déclare comme frais depuis son application.
Ce qui sort de l’ordinaire (skis, fauteuil pliant, siège enfant à prévoir) va dans la note chauffeur. Le logiciel ne fait pas de typologie fine des bagages : c’est une note claire, lue avant le départ, qui évite le mauvais véhicule.
Contacts sur place et consignes : ce que le chauffeur doit savoir avant de partir
La réservation distingue deux types de notes. Les notes internes restent au bureau : historique commercial, remarque sur un retard de paiement, préférence tarifaire. Les notes chauffeur, elles, partent avec la mission. On y écrit ce qui sert à la prise en charge : « pancarte au nom de la société, sortie B », « voyageur malentendant, prévenir par message écrit », « déposer à l’entrée de service de l’hôtel ».
Le contact sur place, souvent différent du voyageur, est noté à part : l’assistante qui attend le directeur au siège, le maître d’hôtel d’une réception. Les instructions de prise en charge et le numéro de vol ou de train complètent la fiche. Côté chauffeur, l’application affiche tout cela dans le détail de la mission, avec un bouton pour appeler le passager.
Comptes entreprise
Gestion transport voyageurs entreprise : collaborateurs, établissements, adresses
Une entreprise cliente ne réserve pas pour un voyageur, mais pour des dizaines de collaborateurs. Sur le portail, son compte comporte un espace « mon organisation » : établissements, adresses favorites (siège, usine, hôtel partenaire), invitation de collaborateurs et désignation d’administrateurs. Les collaborateurs invités réservent depuis le portail, et l’entreprise exporte ses réservations en CSV pour son propre contrôle.
De votre côté, ces réservations arrivent rattachées au compte de l’entreprise cliente. En fin de mois, la fonction « facturer une période » regroupe tout en une facture. Le fonctionnement du portail de réservation en ligne est décrit sur sa page.
Voir le portail client
Historique des trajets : retrouver qui a voyagé, quand et où
Trois mois après une course, le client conteste une ligne de facture ou demande la liste des trajets d’un de ses collaborateurs pour une note de frais. Sans historique, vous fouillez dans les messages. Avec Vetilys, la fiche client garde l’historique des réservations et de la facturation, chaque réservation garde l’historique de ses modifications, et chaque mission garde ses statuts horodatés par l’application chauffeur.
Un exemple concret : une conciergerie affirme avoir annulé la veille un transfert facturé. L’historique montre l’heure réelle de la modification et la politique d’annulation applicable. La discussion se règle sur des faits, pas sur des souvenirs.
Confidentialité : les voyageurs ne sont pas une liste de diffusion
Vous transportez des dirigeants, des artistes, des clients d’hôtels de luxe, parfois des familles entières. Leurs déplacements sont des données sensibles. Vetilys isole chaque entreprise des autres, propose la double authentification, liste et révoque les sessions et appareils connectés, et tient un journal d’audit. La mention affichée par le logiciel est claire : données hébergées en France.
Le chauffeur voit les missions qui lui sont affectées. Sa position n’est partagée que pendant une mission en cours, jamais en dehors. Le reste dépend de vos pratiques : ne saisir que ce qui sert au trajet, fixer une durée de conservation, répondre aux demandes des personnes. Ces principes sont repris dans notre guide sur le RGPD dans le transport de personnes. Pour la gestion commerciale qui entoure ces données, voyez la page logiciel gestion transport de personnes et la rubrique des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Comment gérer les voyageurs d’une entreprise cliente qui réserve beaucoup ?
Ouvrez-lui un compte entreprise sur le portail. Ses administrateurs invitent les collaborateurs, enregistrent les établissements et les adresses favorites, et exportent les réservations en CSV. Chez vous, chaque réservation arrive rattachée au client, et la facturation du mois se fait en une seule facture groupée.
Le chauffeur voit-il toutes les informations du client ?
Non. Il voit ce qui sert à la mission : prise en charge, destination, passager, nombre de passagers et de bagages, véhicule, notes chauffeur et numéro de vol ou de train. Les notes internes restent dans Transport Cloud. Vous gardez ainsi au bureau les informations commerciales et financières du client.
Comment retrouver l’historique des trajets d’un client ?
Ouvrez sa fiche : l’historique de ses réservations et de sa facturation y figure. Chaque réservation garde l’historique de ses modifications, et le journal d’audit trace les actions de l’équipe. Les passagers ont leurs propres fiches, distinctes du client payeur, ce qui permet de savoir qui a réellement voyagé.
Comment éviter d’envoyer un véhicule trop petit pour les bagages ?
Saisissez le nombre de bagages dès la commande, et renseignez les places et la capacité en bagages de chaque véhicule. Au moment de l’affectation, Vetilys contrôle la capacité et vous alerte en cas de dépassement. Pour les objets encombrants, une note chauffeur claire complète le contrôle.
Mettez vos voyageurs au bon endroit
En démonstration, nous saisissons ensemble une réservation de groupe avec passagers, bagages et consignes, puis nous la suivons jusqu’à l’application du chauffeur.