Vendredi, 18 h. Un client fidèle demande un van pour demain 5 h 30, et vos trois vans sont déjà réservés. Refuser, c’est l’envoyer chez quelqu’un d’autre, peut-être pour de bon. Le confier à un confrère, c’est garder le client, à condition de savoir à qui la course a été donnée, à quel prix, et si ce partenaire est en règle. Le logiciel de sous-traitance transport de personnes intégré à Vetilys sert exactement à cela : tracer chaque course confiée, du choix du partenaire jusqu’à la marge.
Pourquoi tracer la sous-traitance dans votre logiciel de transport de personnes
Dans la plupart des entreprises, la sous-traitance se fait par téléphone, entre confrères qui se connaissent. Le système fonctionne… jusqu’au jour où il faut se souvenir, trois semaines plus tard, qui a fait la course du 12, combien on lui doit, et si l’on a bien refacturé le client. Les montants se perdent entre un message et un carnet, la marge réelle n’est connue de personne, et l’assurance du partenaire n’a jamais été vérifiée.
Enregistrer la sous-traitance dans le même outil que vos propres courses, à côté des autres fonctionnalités d’exploitation, règle ces trois problèmes d’un coup. La course reste une réservation de votre carnet, avec son client, son prix de vente et sa facture. Ce qui change, c’est l’exécutant : au lieu d’un chauffeur de votre équipe, c’est un partenaire, avec un prix d’achat.
La fiche partenaire : SIRET, zones, assurance et statut
Chaque confrère à qui vous confiez des courses a sa fiche. On y trouve son SIRET, son contact, les zones où il intervient, la commission par défaut que vous avez convenue avec lui, l’échéance de son assurance et son statut. Les zones sont utiles quand votre réseau s’étend : le partenaire installé à Monaco n’est pas celui que vous appelez pour un transfert depuis Marseille.
Le statut, lui, distingue les partenaires actifs de ceux à qui vous ne confiez plus de missions, après un retard grave ou un litige par exemple. Mieux vaut le savoir au moment d’affecter qu’au moment où le client se plaint.
Confier une course à un partenaire VTC, étape par étape
La réservation est saisie normalement
Client, horaire, trajet, catégorie de véhicule : la course entre dans votre carnet avec son prix de vente, calculé ou négocié.
Le partenaire est choisi
Au moment de l’affectation, plutôt qu’un chauffeur de l’équipe, vous désignez un sous-traitant parmi vos fiches partenaires.
Ses documents sont contrôlés
Avant l’affectation, Vetilys contrôle les documents du partenaire, comme l’échéance de son assurance.
Le prix d'achat est enregistré
La mission confiée porte son prix d’achat ; la marge se calcule face au prix de vente.
Pour un régulateur, l’avantage est de ne pas tenir deux listes : la course sous-traitée reste dans le même carnet que les autres, tandis que les missions gardées par l’équipe continuent d’être suivies sur le dispatch cartographique. Pour la manière de choisir ses confrères et de cadrer la relation, le guide pour sous-traiter des courses de transport donne une méthode concrète.
Commission
Commission sous-traitant transport : une règle posée une fois
Entre confrères, la règle du jeu est souvent la même d’une course à l’autre : un pourcentage, convenu une fois pour toutes. La commission par défaut inscrite sur la fiche partenaire évite de renégocier mentalement chaque mission. Elle sert de référence ; pour une course hors norme, le prix d’achat se discute et s’enregistre tel qu’il a été convenu.
Cette transparence sert aussi la relation. Quand le partenaire demande pourquoi une course lui a été payée tel montant, la réponse se trouve sur la mission elle-même.
Marge sur course sous-traitée : un calcul visible
Prenons un exemple, avec des hypothèses posées. Une course est vendue 90 € HT à votre client. Vous la confiez à un partenaire avec qui vous avez convenu d’une commission de 15 %. Le calcul se lit ainsi :
| Élément | Calcul | Montant HT |
|---|---|---|
| Prix de vente au client | prix de la réservation | 90,00 € |
| Commission conservée | 90 € × 15 % (hypothèse) | 13,50 € |
| Prix d’achat au partenaire | 90 € − 13,50 € | 76,50 € |
| Marge sur la course | vente − achat | 13,50 € |
Ces chiffres sont un exemple, pas une norme de la profession : chaque relation entre confrères a ses propres conditions. Ce qui compte, c’est que prix d’achat et marge soient enregistrés sur la mission. En fin de mois, vous savez ce que la sous-traitance vous a rapporté, et vous pouvez rapprocher ces montants des rapports de rentabilité de votre propre flotte.
Ce que la sous-traitance change pour votre client
Pour le client, rien ne devrait changer. Il a réservé chez vous, il reçoit votre facture, émise depuis votre module de facturation, et c’est vous qu’il appellera si quelque chose se passe mal. C’est précisément pour cette raison que le contrôle des documents avant l’affectation compte : vous restez l’interlocuteur du client, vous devez donc pouvoir répondre de celui qui a conduit. Vérifiez aussi que votre partenaire VTC est bien inscrit au registre des exploitants et que ses chauffeurs détiennent leur carte professionnelle.
Les périodes de pointe sont celles où la sous-traitance compte le plus : un congrès, un festival, une semaine de salon où il faut doubler la flotte sans l’acheter. Le métier du transport événementiel repose largement sur ce réseau de confrères. Si votre entreprise grandit, la page sur le logiciel de gestion d’entreprise VTC montre comment la sous-traitance s’articule avec le planning partagé et les échéances. La sous-traitance est incluse dans la formule Business, comme l’indiquent nos tarifs.
Comment confier une course à un partenaire VTC sans perdre le suivi ?
La course reste une réservation de votre carnet, avec son client et son prix de vente. Au moment de l’affectation, vous désignez un sous-traitant plutôt qu’un chauffeur de votre équipe. Vetilys contrôle ses documents, enregistre le prix d’achat de la mission et calcule la marge. Vous facturez ensuite le client comme pour n’importe quelle autre course.
Quelle commission prendre sur une course sous-traitée ?
Il n’existe pas de taux unique : la commission se négocie entre confrères selon le type de course, la régularité du partenariat et le travail commercial que vous avez fourni. Dans Vetilys, vous inscrivez la commission par défaut convenue sur la fiche de chaque partenaire, et vous pouvez enregistrer un prix d’achat différent pour une course particulière.
Comment calculer la marge sur une course sous-traitée ?
La marge est la différence entre le prix de vente au client et le prix d’achat payé au partenaire, tous deux hors taxes. Par exemple, une course vendue 90 € HT et achetée 76,50 € HT laisse 13,50 € de marge. Vetilys enregistre ces deux montants sur la mission confiée, ce qui permet de suivre la marge de la sous-traitance sur une période.
Gardez vos clients même quand la flotte est pleine
En démonstration, nous créons la fiche d'un de vos partenaires et nous lui confions une course, avec prix d'achat et marge.