Calculer le prix d’une course VTC, c’est répondre en trente secondes à un client qui demande « combien pour aller à la gare demain à 7 h ? », avec un chiffre que vous pourrez tenir et qui couvre vos coûts. La méthode repose sur quatre briques simples, auxquelles s’ajoutent des majorations et, pour les trajets répétitifs, des forfaits. Nous la déroulons ici sur un exemple chiffré, présenté comme une hypothèse.
Les montants utilisés sont ceux du tarif de démonstration de Vetilys pour une berline. Ils illustrent le calcul et ne constituent pas un prix de marché.
Les quatre briques du prix d’une course VTC
La plupart des grilles VTC combinent une partie fixe et deux parties variables, puis une adaptation selon le véhicule. Chacune répond à un coût réel ; si vous n’arrivez pas à dire quel coût couvre une brique, elle est probablement mal réglée.
Prise en charge et tarif minute : ce qu’ils rémunèrent
La prise en charge est le montant fixe facturé dès que la course existe. Elle paie le déplacement jusqu’au client, le temps de chargement des bagages, l’attente de quelques minutes devant l’immeuble. Sans elle, une course de trois kilomètres ne vaut presque rien alors qu’elle vous immobilise autant qu’une autre.
Le tarif à la minute rémunère le temps passé au volant. C’est lui qui protège votre revenu dans les bouchons : le même trajet de 20 km peut prendre vingt minutes à 6 h et une heure à 18 h. Une grille sans composante minute favorise les clients qui roulent aux heures de pointe, c’est-à-dire vos meilleurs créneaux.
Le prix au kilomètre VTC et la catégorie de véhicule
Le prix au kilomètre couvre ce qui s’use quand on roule : carburant ou énergie, pneus, entretien, décote. Il se calcule sur la distance du trajet routier prévu, pas à vol d’oiseau. Enfin, la catégorie adapte l’ensemble : un van ou une berline luxe ne coûtent pas la même chose qu’une berline. Dans le tarif de démonstration, le van part par exemple sur 18 € de prise en charge et 2,60 € par kilomètre.
Exemple : le calcul d’une course pas à pas
Hypothèse posée pour l’exemple : une berline au tarif général de démonstration, soit 12 € de prise en charge, 2,10 € par kilomètre et 0,35 € par minute, montants hors taxes. Le trajet prévu fait 22 km et dure 30 minutes un mardi à 10 h.
| Ligne | Calcul | Montant HT |
|---|---|---|
| Prise en charge | forfait | 12,00 € |
| Distance | 22 km × 2,10 € | 46,20 € |
| Durée | 30 min × 0,35 € | 10,50 € |
| Total HT | 68,70 € | |
| TVA à 10 % | 68,70 € × 10 % | 6,87 € |
| Total TTC | 75,57 € |
Le transport de voyageurs relève en principe du taux de TVA de 10 % en France ; pour un trajet international ou un forfait qui mélange plusieurs prestations, demandez l’avis de votre expert-comptable. Notez aussi l’intérêt d’un prix minimum : avec ces paramètres, une course de 3 km en 8 minutes ferait à peine plus de 21 € HT, ce qui ne paie pas toujours le déplacement.
Majorations et suppléments : les ajouter sans surprise
Reprenons la même course, mais un jour férié. Le tarif de démonstration prévoit une majoration de 25 % ce jour-là. Dans notre hypothèse, elle s’applique au prix du trajet : 68,70 € × 1,25 = 85,88 € HT. Le passager voyage avec quatre valises ; si les trois premières sont comprises et que chaque bagage supplémentaire coûte 5 €, on ajoute 5 €, soit 90,88 € HT.
Le même raisonnement vaut pour la nuit (+20 % entre 22 h et 6 h dans la démonstration), le dimanche (+10 %) ou une réservation passée moins de deux heures avant la prise en charge (+20 € dans la démonstration). L’important n’est pas le pourcentage, c’est la constance : deux clients qui font la même course le même dimanche doivent payer le même prix, quelle que soit la personne qui a répondu au téléphone. Pour décider si elles se cumulent et comment les présenter, lisez notre guide sur les suppléments des courses de nuit, du dimanche et des fêtes.
Grille tarifaire
Prise en charge, kilomètre, minute : la grille dans le logiciel
Dans Transport Cloud, la grille se saisit une fois : prise en charge, prix au kilomètre et à la minute par catégorie, forfaits par trajet, contrats propres à certains clients, majorations et supplément bagages. Le serveur calcule ensuite le prix de chaque réservation à partir de la distance du trajet.
Voir le calcul des prix
Forfait ou compteur : quelle logique pour quels trajets ?
Le compteur horokilométrique, le taximètre, appartient au taxi. En VTC, le prix se fixe à la réservation, soit par calcul (prise en charge, distance, durée estimées), soit par forfait. La question n’est donc pas forfait ou compteur, mais forfait ou calcul.
- Le forfait convient aux trajets qui reviennent souvent et dont le client compare le prix : aéroport vers centre-ville, gare vers hôtel. Il se retient et se négocie avec un compte pro. Le tarif de démonstration prévoit par exemple un forfait berline entre l’aéroport de Nice et Cannes.
- Le calcul convient à tout le reste : adresses variées, distances imprévisibles, étapes intermédiaires. Il évite de perdre de l’argent sur un trajet atypique.
- Le prix négocié reste possible pour un dossier particulier : il remplace le calcul, mais doit rester une exception documentée.
Construire un forfait demande un peu plus de travail que d’appliquer une grille : attente, bagages, heures de nuit, catégories. C’est l’objet de notre méthode pour fixer un tarif de transfert aéroport.
Vérifier que le prix calculé couvre vos coûts
Un prix se juge à ce qu’il laisse une fois les coûts payés. Gardons notre course de 22 km et 30 minutes, avec deux hypothèses de coût de revient : 0,70 € par kilomètre pour le véhicule et 24 € par heure pour le chauffeur. Le coût direct ressort à 15,40 € pour la distance et 12 € pour le temps, soit 27,40 € HT, face à 68,70 € HT de prix.
Ce calcul est incomplet sur un point qui compte : il ignore le trajet pour venir chercher le client et le retour à vide. Si la course vous laisse à 25 km de votre prochaine prise en charge, la marge réelle fond. La méthode complète, par course, par chauffeur et par véhicule, se trouve dans le guide de la rentabilité d’une entreprise de transport de personnes.
Annoncer le prix avant la réservation, et ne plus y toucher
Le client veut connaître le prix avant de dire oui. Dans Vetilys, le prix est calculé par le serveur à partir de la grille et de la distance de l’itinéraire routier quand le service de cartographie est configuré ; à défaut, l’estimation est signalée comme telle. Sur le portail client, le prix s’affiche immédiatement quand les adresses sont choisies parmi les suggestions géolocalisées ; sinon, la demande bascule en devis à valider par vos soins plutôt que d’afficher un prix inventé.
Dès que le client confirme, chaque composante du prix reste gravée sur la réservation : prise en charge, distance, durée, majoration, bagages, HT, TVA, TTC et marge estimée. Si vous modifiez votre grille en janvier, les courses confirmées en décembre gardent leur prix. Le fonctionnement complet du moteur de calcul des prix est décrit dans les fonctionnalités, et d’autres méthodes de vente figurent dans notre guide de l’entreprise de transport de personnes.
Questions fréquentes sur le prix d’une course VTC
Comment calculer le prix au kilomètre d'un VTC ?
Additionnez ce que coûte un kilomètre parcouru (carburant ou énergie, pneus, entretien, décote du véhicule), puis ajoutez la marge que vous visez. Comparez ensuite le résultat aux prix pratiqués dans votre zone pour la même catégorie de véhicule. Le prix au kilomètre ne doit pas porter à lui seul le temps du chauffeur : c’est le rôle du tarif à la minute.
Faut-il facturer la prise en charge et un tarif minute ?
C’est conseillé. La prise en charge couvre le déplacement et l’attente avant la course, le tarif minute protège votre revenu dans les embouteillages. Sans ces deux briques, les courses courtes et les trajets aux heures de pointe deviennent rapidement déficitaires, alors que ce sont souvent vos créneaux les plus demandés.
Combien coûte une course VTC de 20 km ?
Cela dépend entièrement de votre grille. Avec les hypothèses de ce guide (12 € de prise en charge, 2,10 € par kilomètre, 0,35 € par minute), 20 km en 30 minutes donnent 64,50 € HT, soit 70,95 € TTC à 10 %. Ce n’est pas un prix de référence : refaites le calcul avec vos propres montants.
Peut-on modifier le prix d'une course déjà confirmée ?
Commercialement, c’est à éviter : le client a accepté un prix. Dans Vetilys, le calcul est figé sur la réservation confirmée et un changement de grille ne la modifie pas. Si un supplément réel apparaît pendant la course, comme un péage ou une attente, le chauffeur le saisit en frais depuis son application, ce qui en garde la trace pour la facturation.
Voyez vos propres prix calculés par Vetilys
Donnez-nous votre grille et trois trajets habituels : nous les saisissons en démonstration et comparons le résultat avec vos prix actuels.