Le planning se prépare la veille ; le dispatch se vit le jour même. À 7 h 15, vous voulez savoir si le chauffeur du transfert de 7 h 30 a bien vu sa mission, s’il est en route, et qui pourrait le remplacer s’il ne répond pas. Le logiciel de dispatch transport de Vetilys rassemble ces réponses sur un seul écran : une carte, trois onglets et un bandeau d’alertes.
Le poste du régulateur en un écran
Le dispatch est un écran de Transport Cloud, disponible à partir de la formule Pro. Il se compose de trois parties que l’on apprend à lire en quelques minutes.
La carte
Une carte OpenStreetMap de votre zone, sur laquelle apparaît la position des chauffeurs pendant leurs missions.
Les onglets
« Non affectées », « en cours » et « chauffeurs » : ce qui reste à faire, ce qui roule, et qui est libre.
Le bandeau d’alertes
Mission non acquittée par le chauffeur, retard de prise en charge. Les refus et absences passager déclarés dans l’application déclenchent aussi une alerte.
Le choix de la période (les prochaines 24 heures, par exemple) règle ce qui s’affiche. Le matin, on regarde la journée ; en fin de soirée, on surveille les dernières courses et les premières du lendemain.
Carte dispatch des chauffeurs en temps réel, pendant la mission
La position d’un chauffeur apparaît sur la carte quand il est en mission : de son passage « en approche » jusqu’à la fin de la course. L’application l’envoie environ toutes les 30 secondes. C’est suffisant pour répondre au client qui appelle (« votre chauffeur est à cinq minutes, il sort du tunnel ») et pour voir qu’une voiture est bloquée dans un bouchon avant que la prise en charge suivante soit compromise.
En dehors des missions, l’application ne partage aucune position, et il n’y a pas de suivi en arrière-plan. C’est un choix volontaire : vos chauffeurs, salariés ou indépendants, ne sont pas localisés pendant leur pause ou leur trajet retour à la maison. Les principes appliqués aux données personnelles sont détaillés sur la page sécurité et confidentialité des données.
Conséquence pratique : un chauffeur disponible, sans mission en cours, n’a pas de position sur la carte. L’onglet « chauffeurs » vous dit qu’il est libre ; c’est son appel ou votre connaissance de sa zone qui vous dit où il est.
Alertes mission non acquittée : savoir avant que le client appelle
Une mission affectée n’est pas une mission vue. Si vous exigez l’accusé de réception du chauffeur, une mission qu’il n’a pas acceptée remonte dans le bandeau d’alertes du dispatch. Vous avez alors le temps d’appeler, et si besoin de réaffecter, au lieu de découvrir le problème quand le passager attend sur le trottoir.
Les autres alertes ont le même but, prévenir le bureau avant le client :
- Retard de prise en charge : la mission n’avance pas comme elle le devrait, le régulateur est prévenu.
- Refus avec motif : le chauffeur a refusé la mission depuis son application, elle repasse « à planifier ».
- Absence passager : le chauffeur a déclaré un no-show depuis l’application ; vous prévenez le client et appliquez vos conditions. Le guide sur l’absence passager en transport propose une procédure.
Affecter un chauffeur disponible, avec les bons contrôles
L’onglet « chauffeurs » distingue ceux qui sont disponibles et ceux qui sont en mission, avec un bouton pour les appeler. Depuis le dispatch, vous pouvez affecter une mission en attente ou réaffecter une mission déjà attribuée. Les mêmes contrôles qu’au planning s’appliquent :
| Contrôle | Exemple de situation évitée |
|---|---|
| Disponibilité du chauffeur | Confier une course à un chauffeur en congé ce jour-là |
| Disponibilité du véhicule | Envoyer un van qui est au garage pour son entretien |
| Capacité en places et bagages | Une famille de cinq avec six valises dans une berline |
| Conflit horaire et battement | Une course qui démarre dix minutes après la fin de la précédente, à l’autre bout du département |
Le logiciel contrôle, il ne choisit pas. Il n’existe pas de bouton « trouver le meilleur chauffeur » : la distance de repositionnement n’est pas calculée et la décision revient au régulateur. Si vous cherchez un outil qui répartit les courses à votre place, Vetilys n’est pas celui-là ; s’il vous faut un outil qui vous empêche de vous tromper quand vous décidez vite, c’est son rôle.
Régulation transport de personnes : dispatch, planning et application
La régulation tient en trois outils qui regardent les mêmes missions. Le planning des chauffeurs sert à préparer et à réorganiser une journée entière par glisser-déposer. Le dispatch sert à surveiller et à réagir pendant que les voitures roulent. Entre les deux, l’application chauffeur fait remonter chaque étape : acceptation, « en approche », « sur place », « passager à bord », fin de mission.
Prenons une matinée type, présentée comme un exemple : huit transferts aéroport entre 5 h 30 et 9 h. Le régulateur arrive à 5 h, ouvre le dispatch, vérifie que toutes les missions du premier créneau sont acquittées. Une ne l’est pas : il appelle le chauffeur depuis l’onglet, qui confirme. Vers 7 h, un vol arrive en avance d’après le panneau de l’aéroport consulté par le chauffeur ; le régulateur décale la prise en charge. À 8 h 40, alerte de retard sur une course en ville : il prévient le client avant que celui-ci appelle.
Pour le métier de régulateur VTC plus spécifiquement, la page logiciel de dispatch VTC revient sur l’accusé de réception et le refus motivé. Le dispatch fait partie des fonctionnalités de Vetilys incluses dès la formule Pro.
Questions sur le dispatch
Peut-on voir tous les chauffeurs sur la carte en permanence ?
Non. Seuls les chauffeurs en mission apparaissent, leur position étant envoyée environ toutes les 30 secondes de l’approche à la fin de la course. En dehors des missions, l’application ne localise pas le chauffeur. L’onglet « chauffeurs » indique néanmoins qui est disponible et permet de l’appeler.
Que se passe-t-il quand un chauffeur refuse une mission ?
Le chauffeur choisit un motif dans son application. La mission repasse au statut « à planifier » et une alerte apparaît dans Transport Cloud. Le régulateur la réaffecte depuis le dispatch ou le planning, avec les mêmes contrôles de disponibilité, de capacité et d’horaires.
Faut-il un logiciel de dispatch transport quand on a trois voitures ?
Avec trois voitures et un dirigeant qui conduit, le planning et l’application suffisent souvent : c’est le contenu de la formule Starter. Le dispatch cartographique devient utile quand quelqu’un reste au bureau pendant que les chauffeurs roulent, ce qui correspond à la formule Pro décrite sur la page des tarifs.
Prenez le poste de régulateur dans Vetilys
Carte, alertes, réaffectation contrôlée : voyez le dispatch tourner sur une matinée de transferts en démonstration, ou testez-le 14 jours.