À 8 h, vous voulez savoir combien de missions de la journée n’ont pas encore de chauffeur. Le 5 du mois, quel client a le plus roulé et lequel paie en retard. Une fois par trimestre, si le van noir rapporte ce qu’il coûte. Le tableau de bord d’entreprise de transport de Vetilys répond à la première question en temps réel ; les rapports répondent aux deux autres, à partir des données que l’exploitation et la facturation saisissent déjà.
Ce que montre le tableau de bord de l’entreprise de transport chaque matin
Le tableau de bord n’est pas une page que l’on consulte une fois par mois. C’est l’écran que le dirigeant ou le régulateur ouvre en arrivant, avant même le planning. Dans l’exemple de démonstration, il réunit dix-sept indicateurs, que l’on peut regrouper en trois familles.
| Famille | Indicateurs |
|---|---|
| Exploitation du jour | Réservations du jour, missions programmées, en cours, terminées, annulées ou en absence passager, missions non affectées, retards signalés |
| Moyens | Chauffeurs disponibles et occupés, véhicules disponibles, taux d’occupation |
| Finances | Chiffre d’affaires HT du jour et du mois, factures impayées (montant et factures échues), kilomètres facturés, kilomètres à vide estimés, marge du mois |
Sous ces chiffres, un graphique retrace le chiffre d’affaires des trente derniers jours, un autre répartit les missions du jour par statut, et les alertes d’exploitation rappellent ce qui demande une action : une échéance de document à moins de 30 jours, par exemple. Un filtre par activité permet d’isoler l’une d’elles quand vous exercez plusieurs métiers.
Kilomètres à vide dans le transport : un indicateur estimé, à lire comme tel
Le chauffeur qui dépose un client à Monaco puis rentre seul à Nice roule pour rien. Ces kilomètres à vide coûtent du carburant, de l’usure et du temps de conduite, sans rien rapporter. Le tableau de bord les affiche à côté des kilomètres facturés, ce qui donne un ordre de grandeur de la part de votre activité qui roule sans passager.
Le mot « estimés » est important. Le logiciel ne suit pas vos véhicules entre deux missions : la géolocalisation ne fonctionne que pendant une mission en cours. L’indicateur sert à suivre une tendance, mois après mois, plutôt qu’à établir un relevé au kilomètre près. Pour agir dessus, le guide pour réduire les kilomètres à vide propose des pistes concrètes : retours chargés, forfaits retour, travail par zones.
Rentabilité par chauffeur et par véhicule
Le chiffre d’affaires global dit si l’activité tourne ; il ne dit pas où se fait la marge. Les rapports de Vetilys découpent l’activité par chauffeur et par véhicule sur la période de votre choix. Les données utiles sont déjà dans le logiciel : la marge estimée de chaque réservation, le coût horaire inscrit sur la fiche de chaque chauffeur, les dépenses enregistrées sur chaque véhicule, comme le carburant. Et chaque rapport affiche sa formule, qui dit exactement ce qu’il prend en compte.
Prenons une entreprise de six berlines et deux vans. Le rapport par véhicule peut montrer qu’un van très demandé l’été reste immobile une bonne partie de l’hiver, ou qu’une berline plus ancienne accumule les dépenses. Ces constats ne décident de rien à votre place, mais ils donnent une base chiffrée à des décisions souvent prises à l’instinct : renouveler un véhicule, revoir un forfait, modifier une organisation. Les fiches qui alimentent ces chiffres se gèrent dans le module chauffeurs et véhicules, et la méthode de calcul complète est détaillée dans le guide sur la rentabilité d’une entreprise de transport.
Rapports
Chiffre d'affaires par client et factures impayées
Le rapport par client donne le chiffre d’affaires réalisé avec chacun de vos comptes sur la période. On y repère vite la dépendance à un gros client, l’hôtel qui a doublé ses commandes ou l’agence qui a disparu depuis le printemps. Croisé avec les factures impayées du tableau de bord, il dit aussi qui rapporte et qui tarde à payer.
Ces chiffres sont tirés de ce que l’exploitation et la facturation des courses ont déjà enregistré : il n’y a rien à ressaisir pour les obtenir.
Des formules affichées, et des indicateurs indisponibles plutôt que faux
Un tableau de bord n’a de valeur que si l’on comprend comment ses chiffres sont obtenus. Chaque rapport de Vetilys affiche sa formule de calcul : vous savez ce qui est compté dans le taux d’occupation ou dans la marge, et vous pouvez l’expliquer à votre associé ou à votre banquier.
Quand les données manquent, par exemple sur une période qui ne contient pas assez de données, l’indicateur s’affiche comme indisponible. C’est volontaire. Un chiffre faux mais présentable est plus dangereux qu’une case vide, parce qu’on finit par prendre des décisions dessus.
Export CSV des rapports transport et impression PDF
Les rapports s’exportent en CSV, lisible dans Excel ou dans n’importe quel tableur, et s’impriment en PDF. L’export sert à votre expert-comptable, à un dossier de financement, ou à vos propres analyses quand vous voulez croiser les données autrement. L’impression PDF convient mieux à la réunion d’associés ou au point mensuel avec le régulateur.
Le tableau de bord et les rapports prolongent l’ensemble des fonctionnalités de Vetilys : ils ne demandent aucune saisie supplémentaire, ils lisent ce que l’exploitation produit. Les rapports avancés font partie de la formule Business. Pour une vue d’ensemble côté gestionnaire, la page sur le logiciel de gestion de transport de personnes montre comment ces chiffres s’articulent avec les devis, les factures et les règlements.
Quels indicateurs suivre dans le tableau de bord d'une entreprise de transport ?
Au quotidien : les réservations et missions du jour, les missions non affectées, les retards signalés et les chauffeurs disponibles. Sur le mois : le chiffre d’affaires HT, la marge, les factures impayées et échues, le taux d’occupation, les kilomètres facturés et les kilomètres à vide estimés. Le tableau de bord de Vetilys réunit ces indicateurs en temps réel, avec un filtre par activité.
Comment calculer la rentabilité par chauffeur et par véhicule ?
Il faut rapprocher le chiffre d’affaires et la marge des courses réalisées des coûts propres à chaque chauffeur et à chaque véhicule : coût horaire, carburant, dépenses. Vetilys propose des rapports de rentabilité, par chauffeur et par véhicule, sur la période choisie, avec leur formule de calcul affichée. Si une donnée manque, l’indicateur est affiché comme indisponible plutôt que calculé sur une base incomplète.
Peut-on exporter les rapports d'un logiciel de transport vers Excel ?
Oui. Les rapports de Vetilys s’exportent au format CSV, qu’Excel et tous les tableurs ouvrent directement. Ils peuvent aussi être imprimés en PDF. Pour la comptabilité, Vetilys propose en plus un export comptable, également en CSV, à transmettre à votre expert-comptable.
Voyez votre activité en chiffres
En démonstration, nous parcourons ensemble le tableau de bord et les rapports, et vous nous dites quels chiffres vous suivez aujourd'hui à la main.