Celui qui réserve, celui qui paie et celui qui s’assoit à l’arrière sont rarement la même personne. Une assistante commande, son entreprise règle à 60 jours, et c’est un directeur venu de Francfort qui cherche une pancarte à son nom au hall des arrivées. Un logiciel gestion transport passager doit garder cette personne au centre : savoir qui elle est, comment l’accueillir, prouver qu’on l’a attendue si elle ne vient pas, et protéger ce qu’on sait d’elle.
Logiciel gestion transport passager : payeur, donneur d’ordre, demandeur et passager
Vetilys enregistre séparément, sur chaque réservation, le client payeur, le donneur d’ordre, le demandeur, les passagers et le contact sur place. Cela paraît beaucoup jusqu’au jour où vous devez savoir à qui envoyer la facture, qui prévenir d’un retard et qui appeler au terminal. Prenons un exemple de transfert commandé par une agence pour le compte d’une entreprise :
| Rôle | Dans l’exemple | Ce qu’il attend de vous |
|---|---|---|
| Client payeur | L’entreprise qui reçoit la facture | Une facture juste, à l’échéance convenue |
| Donneur d’ordre | L’agence de voyages qui organise le déplacement | La confirmation et le suivi de la commande |
| Demandeur | L’assistante qui a envoyé la demande | Une réponse rapide et un prix clair |
| Passager | Le directeur qui voyage | Un chauffeur à l’heure, au bon endroit |
| Contact sur place | La personne qui l’attend au siège | Être prévenue de l’heure d’arrivée |
Dans un tableur, ces cinq personnes finissent dans une même cellule « contact ». Dans Vetilys, chacune a sa place, et le chauffeur ne voit que ce qui sert à la mission.
Une fiche passager transport distincte du client
La fiche passager transport existe pour elle-même, à côté de la fiche client. C’est elle qui porte le nom et le téléphone de la personne transportée. Pour un hôtel qui vous confie chaque semaine des clients différents, le payeur reste l’hôtel ; les passagers changent. Pour une entreprise qui fait voyager toujours les mêmes dirigeants, vous retrouvez leurs fiches d’une réservation à l’autre, sans tout ressaisir.
Les informations qui concernent le trajet lui-même (bagages, catégorie de véhicule, consignes) restent sur la réservation. Cette organisation des données de voyage est développée sur la page logiciel gestion transport voyageurs.
Accueil passager aéroport : tout se prépare avant le hall des arrivées
Un accueil réussi se joue la veille. Sur la réservation de type transfert aéroport, le régulateur saisit le numéro de vol, le nombre de bagages et les instructions de prise en charge : terminal, pancarte au nom du passager ou de la société, point de rendez-vous, consigne en cas de retard. Le chauffeur retrouve tout dans le détail de sa mission, avec un bouton pour appeler le passager.
Une précision honnête : le numéro de vol n’est pas relié à un service de suivi. Si l’avion annonce du retard, le régulateur décale la prise en charge au planning et le chauffeur voit l’heure mise à jour. Les bonnes pratiques pour surveiller les arrivées sont réunies dans notre guide sur le suivi des vols pour les transferts aéroport.
Application chauffeur
Absence passager (no-show) : une trace horodatée plutôt qu’une dispute
Le chauffeur est sur place à 7 h 05, le passager ne se présente pas, son téléphone sonne dans le vide. Que vous facturiez ou non, il vous faut une trace. Dans Vetilys, l’arrivée « sur place » est horodatée par l’application, les minutes d’attente peuvent être saisies comme frais, puis le chauffeur déclare l’absence passager. Même sans réseau dans un parking souterrain, l’action part avec son heure réelle dès que la connexion revient.
La mission passe au statut d’exploitation « absence passager » et le dispatch reçoit une alerte dans Transport Cloud. Ce que vous facturez ensuite relève de vos conditions, affichées au client. Les étapes à suivre sont détaillées dans notre guide pour gérer une absence passager.
Gérer une absence passager
Le client suit son chauffeur, le passager sait qui l’attend
Dans son espace sur le portail, le client retrouve ses prochains trajets, ses réservations et un suivi du chauffeur pendant la mission. Pour une assistante qui a commandé le transfert de son directeur, c’est la fin des appels « est-il bien parti ? ». La position n’est partagée qu’entre l’approche et la fin de la mission, environ toutes les trente secondes.
Du côté de l’exploitation, le dispatch cartographique affiche les chauffeurs en mission, les retards de prise en charge et les missions non acquittées. Si vous activez l’accusé de réception chauffeur dans les paramètres, une mission que le chauffeur n’a pas acceptée remonte en alerte : vous le savez avant l’heure de prise en charge, pas après.
Gestion des passagers VTC : discrétion et données personnelles
La gestion des passagers VTC repose sur la confiance. Vos clients vous confient des noms, des numéros de téléphone, des adresses de domicile et des horaires. Vetilys isole les données de chaque entreprise, protège l’accès par double authentification, permet de révoquer une session ou un appareil, et garde un journal d’audit. Le logiciel affiche la mention « données hébergées en France ».
La géolocalisation des chauffeurs est limitée à la mission en cours, sans suivi en arrière-plan. Pour le reste, la discrétion tient aussi à vos usages : une note chauffeur factuelle, pas de commentaire personnel sur un passager, une durée de conservation définie. Les mesures techniques sont détaillées sur la page sécurité du logiciel de transport de personnes, et les spécificités de la clientèle VTC sur la page logiciel VTC.
Un logiciel gestion transport passager ne vit pas isolé : le passager n’est qu’un maillon de la chaîne, et la vue complète, de la demande à l’encaissement, se trouve sur la page logiciel transport de personnes, dans la rubrique des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Comment prouver une absence passager (no-show) à un client ?
Appuyez-vous sur les horodatages. Dans Vetilys, l’arrivée sur place, les minutes d’attente saisies et la déclaration d’absence passager sont enregistrées par l’application chauffeur avec leur heure réelle, même hors réseau. La mission passe au statut « absence passager » et le dispatch est alerté. Ces éléments, joints à vos conditions d’annulation, appuient votre facturation.
Faut-il créer une fiche passager distincte du client ?
Oui, dès que celui qui paie n’est pas celui qui voyage, ce qui est la règle avec les hôtels, les agences et les entreprises. La fiche passager porte le nom et le téléphone de la personne transportée ; la fiche client porte la facturation. Le chauffeur reçoit le premier, le comptable utilise le second.
Le client peut-il suivre le chauffeur en direct ?
Oui, depuis son espace sur le portail, pendant la mission seulement. La position du chauffeur est partagée de l’approche à la fin de la course, environ toutes les trente secondes, et jamais en dehors. Le suivi du chauffeur fait partie du portail client, inclus à partir de la formule Pro.
Le logiciel prévient-il le chauffeur d’un retard de vol ?
Pas automatiquement : les horaires de vol ne sont pas synchronisés. Le régulateur vérifie l’arrivée, décale la prise en charge au planning, et le chauffeur voit la mission modifiée dans son application. Le numéro de vol reste affiché sur la mission pour que le chauffeur puisse vérifier de son côté.
Mettez le passager au centre de vos courses
Nous vous montrons une réservation avec payeur, demandeur et passager, puis le déroulé d’une absence passager dans l’application et au dispatch.