Il est 18 h, la journée de demain compte trente-deux missions, deux chauffeurs sont en congé et un client vient d’ajouter un retour depuis la gare à 23 h 10. Le planning, c’est l’endroit où toutes les promesses faites aux clients rencontrent les chauffeurs et les véhicules réellement disponibles. Un logiciel planning transport de personnes doit vous montrer ce qui coince avant que cela coince sur la route. Voici comment Vetilys s’y prend, de la réservation confirmée à la mission affectée.
Logiciel planning transport de personnes : de la réservation confirmée à la ligne « non affectées »
Le planning ne se remplit pas à la main, case par case. Chaque réservation confirmée génère ses missions, une ou plusieurs selon la prestation : un aller-retour, un groupe réparti sur plusieurs véhicules. Elles arrivent dans la ligne « non affectées », placée en tête du planning, à l’heure prévue de prise en charge. Rien ne se perd entre la prise de commande et l’exploitation.
Les réservations récurrentes font gagner les saisies répétitives : le transfert du lundi matin d’un consultant, la navette du vendredi d’une équipe de chantier. Vous les créez une fois, avec leur rythme, et les missions apparaissent semaine après semaine. Une réservation ponctuelle proche d’une autre se duplique, et la détection des doublons signale qu’une même course a peut-être été saisie deux fois.
Planification des courses et des chauffeurs : ce que le logiciel vérifie à chaque affectation
Vous faites glisser une mission de la ligne « non affectées » vers la ligne d’un chauffeur. Avant d’accepter, le serveur contrôle :
- la disponibilité du chauffeur, en tenant compte de ses absences et congés saisis dans Transport Cloud ;
- la disponibilité du véhicule, qui peut être en entretien ou immobilisé ;
- la capacité : assez de sièges pour les passagers et de place pour les valises annoncées ;
- les conflits horaires avec les autres missions du chauffeur, en ajoutant le temps de battement que vous avez paramétré.
Le battement, c’est le temps de préparation entre deux missions : faire le plein, nettoyer l’habitacle, rejoindre le point suivant. Si vous le fixez à quinze minutes, par exemple, une mission qui finit à 9 h 50 bloque le chauffeur jusqu’à 10 h 05. Le logiciel ne calcule pas, en revanche, la distance entre la dépose et la prise en charge suivante, et il ne propose pas de chauffeur à votre place. Il contrôle, vous décidez. Pour bâtir de bonnes habitudes, notre guide pour organiser le planning des chauffeurs donne des méthodes concrètes.
Planning
Vue jour pour exploiter, vue semaine pour préparer
La vue jour sert le régulateur en exploitation : une ligne par chauffeur, les missions en barres colorées selon leur statut, que vous déplacez au glisser-déposer ou que vous étirez pour modifier leur durée. Une mise à disposition qui se prolonge d’une heure se corrige d’un geste.
La vue semaine sert à préparer. Les congés apparaissent hachurés, les charges se lisent d’un coup d’œil, et l’on repère le jeudi où trois transferts tombent à la même heure. La recherche retrouve une mission, le plein écran donne de la place sur un grand moniteur, et chaque chauffeur a sa couleur. Le détail des manipulations figure sur la page logiciel planning chauffeurs.
Voir le planning en détail
Planning transport partagé entre régulateurs : chacun travaille sur l’état réel
Dès qu’il y a deux régulateurs, ou un gérant qui intervient le soir depuis chez lui, le vrai danger est l’écrasement. Le premier déplace une mission sur Karim, le second, qui n’a pas rafraîchi son écran, la remet sur Sophie. Avec un tableur partagé, c’est le dernier qui enregistre qui gagne.
Dans Vetilys, chaque opération du planning est validée par le serveur sur l’état réel des données, et non sur ce qu’affichait votre écran il y a cinq minutes. Deux régulateurs ne s’écrasent pas l’un l’autre. Chacun peut travailler sur sa partie de la journée, les aéroports pour l’un, les mises à disposition pour l’autre, sans risquer de défaire le travail de son collègue. Les rôles et les permissions précisent qui a le droit de toucher au planning.
Quand la journée bouge : retard, refus, absence
Le planning du matin n’est jamais celui du soir. Trois situations reviennent tous les jours, et chacune a sa réponse :
- Un vol annonce une heure de retard. Les horaires ne se mettent pas à jour seuls : vous déplacez la mission, et le chauffeur voit la nouvelle heure dans son application.
- Un chauffeur refuse une mission. Il donne un motif depuis l’application chauffeur ; la mission revient « à planifier » et une alerte s’affiche au dispatch.
- Le passager ne se présente pas. Le chauffeur déclare l’absence, la mission change de statut, le créneau libéré se voit au planning.
Le planning travaille en tandem avec le dispatch cartographique, qui montre en temps réel les missions en cours, les chauffeurs disponibles et les alertes de retard de prise en charge. L’un prépare, l’autre surveille.
Planning transport de personnes en ligne : ce que change le navigateur
Un planning transport de personnes en ligne s’ouvre partout où il y a un navigateur : au bureau, sur une tablette au dépôt, chez vous le dimanche soir. Rien à installer, pas de fichier à synchroniser. Les réservations venues du portail client y tombent directement, comme celles saisies par votre équipe, et l’application des chauffeurs lit les mêmes données. Les atouts du fonctionnement en ligne sont détaillés sur la page logiciel de transport de personnes en ligne.
Le planning est inclus dès la formule Starter, à 49 € HT par mois pour deux chauffeurs et deux véhicules ; les formules supérieures sont présentées sur la page des tarifs. Pour voir comment le planning s’insère dans la chaîne complète, réservation, application, facture, consultez la page logiciel transport de personnes ou la rubrique des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Quel logiciel planning transport de personnes choisir pour une petite entreprise ?
Cherchez un planning relié aux réservations, sinon vous saisirez tout deux fois. Il doit contrôler les disponibilités, la capacité des véhicules et les conflits horaires, et prévenir le chauffeur sur son téléphone. Vetilys fait tout cela dès la formule Starter. Testez-le avec une vraie journée chargée pendant l’essai gratuit de 14 jours, c’est le meilleur révélateur.
Logiciel planification transport de voyageurs : les groupes sont-ils gérés ?
Oui. Une réservation de groupe peut porter plusieurs véhicules : chacun devient une mission à affecter, avec son chauffeur et son véhicule, et le contrôle de capacité s’applique à chacun. Le groupe garde une seule réservation et une seule facture. Les lignes régulières de navettes ont leur propre module, avec génération des départs.
Comment éviter que deux régulateurs modifient le même planning en même temps ?
Il faut que chaque modification soit validée par le serveur sur l’état réel du planning. C’est le cas dans Vetilys : un glisser-déposer ne peut pas écraser une modification faite entre-temps par un collègue. Ajoutez une répartition claire des rôles, par exemple un régulateur pour les aéroports et un pour les mises à disposition.
Le logiciel répartit-il les courses automatiquement entre les chauffeurs ?
Non. Vetilys ne calcule pas de tournée et ne choisit pas le chauffeur. Il vérifie que votre choix est possible : disponibilité, capacité, conflits, battement. Le régulateur garde la décision, ce qui lui permet de tenir compte de ce que le logiciel ne connaît pas, comme le chauffeur qui connaît bien un client ou la route fermée ce matin.
Faites tenir votre journée la plus chargée dans le planning
Envoyez-nous une journée type : nous la plaçons dans le planning de démonstration et vous montrons les contrôles d’affectation en direct.