Le mois se termine. La conciergerie attend sa facture récapitulative, deux particuliers n’ont toujours pas réglé leur aller-retour de juillet et l’expert-comptable réclame le fichier des ventes pour vendredi. Un logiciel de facturation transport de personnes doit partir des courses réellement faites, pas d’une ressaisie dans un traitement de texte. C’est ainsi que fonctionne la facturation de Vetilys : chaque ligne renvoie à une réservation, et chaque règlement reçu est rapproché de sa facture.
Facturation VTC automatique : ce que le logiciel prépare, ce que vous décidez
Le mot « automatique » mérite d’être précis. Vetilys ne vous impose pas d’émettre une facture à chaque fin de course : c’est vous qui décidez quand facturer et quoi regrouper. En revanche, tout ce qui relève de la recopie est fait pour vous. Les lignes reprennent chaque transport avec sa date, son trajet et un lien vers la réservation d’origine. Le montant est celui figé sur la réservation, détail du calcul compris. La TVA à 10 % applicable au transport est calculée, et les mentions de votre entreprise sont reprises sur chaque document : raison sociale, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, numéro d’inscription au registre, IBAN, BIC et pied de page.
La numérotation est continue et sans trou, avec des préfixes que vous paramétrez. À l’émission, le contenu fiscal de la facture est figé, avec une empreinte : personne ne peut retoucher discrètement un montant après coup. Si une erreur s’est glissée, la correction passe par un avoir, comme il se doit.
Comptes professionnels
La facture groupée mensuelle pour le client professionnel
Un hôtel ou une entreprise qui commande vingt courses par mois ne veut pas vingt factures. La fonction « facturer une période » réunit toutes les courses d’un client professionnel sur l’intervalle choisi dans une seule facture groupée, une ligne par transport. Chaque ligne garde sa date, son trajet et le lien vers la réservation : en cas de question du service comptable, vous retrouvez la course en quelques secondes.
Le délai de paiement se règle sur la fiche du client, et l’échéance figure sur la facture. Entre professionnels, la règle générale est de 60 jours à compter de l’émission, ou 45 jours fin de mois si c’est convenu, avec des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Acompte, solde et avoir dans le transport
Pour un mariage ou un séminaire réservé six mois à l’avance, demander un acompte est une sage précaution. Vetilys gère les factures d’acompte puis la facture de solde, et le reste dû de chaque document reste lisible pour vous comme pour le client.
L’avoir sert à tout ce qui ne va pas comme prévu : une course facturée deux fois, une remise oubliée, un geste commercial après un retard. Plutôt que de supprimer ou de modifier une facture émise, vous émettez un avoir qui la corrige. La numérotation reste continue, et votre comptabilité garde la trace de chaque opération.
Débours, péage et TVA à 10 %
Le péage payé par le chauffeur sur l’autoroute de l’aéroport, le parking pendant une mise à disposition : ces frais peuvent être refacturés comme débours, sans TVA, à condition d’avoir été engagés au nom et pour le compte du client, selon des conditions strictes. Sur la facture de démonstration, le péage apparaît ainsi en débours à 0 %, à côté des lignes de transport soumises à 10 %. Les frais que vos chauffeurs saisissent dans l’application pendant la mission (parking, péage, attente) vous aident à ne rien oublier au moment de facturer.
Pour les cas moins courants, transport international, forfait qui mélange plusieurs prestations, demandez l’avis de votre expert-comptable. Le guide sur la TVA du transport de personnes fait le point sur les principes, sans remplacer ce conseil.
Règlements, lettrage et relances
Quand le virement d’un client arrive, vous enregistrez le règlement sur la facture, y compris s’il n’est que partiel. Le lettrage rapproche chaque paiement de la facture qu’il solde, et le reste dû s’affiche sur la facture. Le tableau de bord, lui, donne le montant des factures impayées et de celles qui sont échues. Le client professionnel qui a un compte sur votre portail retrouve aussi ses factures en PDF et son reste dû dans son espace.
Pour les retards, la relance part de la facture elle-même. Le guide pour relancer une facture impayée explique comment graduer vos relances selon le client et le retard. Précision honnête : Vetilys n’encaisse pas d’argent. Les paiements se font par vos moyens habituels, et les règlements sont enregistrés à la main.
Export comptable transport et facture électronique
Votre expert-comptable n’a pas besoin d’un accès à votre logiciel d’exploitation : il a besoin de vos ventes dans un format qu’il sait lire. L’export comptable produit un fichier CSV qu’il peut reprendre dans son propre outil. Vetilys ne remplace pas une comptabilité complète, mais il lui fournit des données propres et cohérentes avec les factures émises. Les mêmes chiffres alimentent les rapports de chiffre d’affaires et de rentabilité.
Côté réforme, depuis le 1er septembre 2026 toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’émission est obligatoire depuis la même date pour les grandes entreprises et les ETI, et le sera au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Les factures transitent alors par une plateforme agréée, et les ventes aux particuliers relèvent de l’e-reporting. Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique ; la transmission passe par une plateforme agréée à raccorder avec un prestataire. Chaque facture affiche son statut de transmission : « non transmise » tant que ce raccordement n’est pas actif, « B2C » pour un particulier. Le calendrier officiel est publié sur impots.gouv.fr, et notre guide sur la facturation électronique dans le transport le détaille.
Une facturation reliée au reste de l’exploitation
Facturer est la dernière étape d’une chaîne qui commence par la réservation et se poursuit par le planning et la course. Si le prix est fixé avant la confirmation et figé sur le dossier, la facture n’a plus qu’à le reprendre. C’est toute la logique des fonctionnalités de Vetilys. Pour les spécificités des factures de VTC, les mentions et les comptes pro, la page dédiée au logiciel de facturation VTC va plus loin. La facturation est incluse dès la formule Starter, comme le montrent nos tarifs.
Comment faire une facture groupée mensuelle pour un client professionnel ?
Dans Vetilys, la fonction « facturer une période » rassemble toutes les courses d’un client professionnel sur l’intervalle choisi, par exemple le mois écoulé, dans une seule facture. Chaque transport y figure sur sa propre ligne, avec sa date, son trajet et le lien vers la réservation. L’échéance suit le délai de paiement de la fiche client.
Peut-on modifier une facture de transport déjà émise ?
Non, et c’est volontaire. Le contenu fiscal d’une facture est figé à l’émission, avec une empreinte, et la numérotation reste continue. Pour corriger une erreur, accorder une remise ou annuler une course facturée, vous émettez un avoir qui corrige la facture d’origine. Les deux documents restent dans l’historique du client.
Comment facturer un péage en débours sur une facture VTC ?
Le péage engagé au nom et pour le compte du client peut figurer en débours, sans TVA, sur une ligne distincte des prestations de transport à 10 %. C’est ce que montre la facture de démonstration de Vetilys. Les conditions sont strictes : en cas de doute sur un frais particulier, demandez l’avis de votre expert-comptable avant de l’inscrire en débours.
Vetilys est-il prêt pour la facture électronique ?
Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique et suit, facture par facture, leur statut de transmission. La transmission elle-même passe par une plateforme agréée, que vous raccordez avec un prestataire. Tant que ce raccordement n’est pas actif, les factures apparaissent comme non transmises. Pour les PME et micro-entreprises, l’émission devient obligatoire au 1er septembre 2027.
Votre prochaine fin de mois, sans ressaisie
Montrez-nous un client professionnel type : nous préparons ensemble sa facture groupée, un avoir et l'export pour votre expert-comptable.