Logiciel transport de groupe : vans et minibus, places et bagages sous contrôle

Un club de handball qui part en tournoi avec quatorze joueurs, deux entraîneurs et des sacs de sport partout. Une chorale qui rejoint un festival. Une équipe de séminaire qui atterrit avec ses valises et ses kakémonos. Le problème est toujours le même : le nombre de places et le volume des bagages. Un logiciel transport de groupe doit empêcher qu’on promette un véhicule trop petit, et permettre d’en engager plusieurs sur la même demande sans tout ressaisir.

Capacité véhicules et bagages groupe : le contrôle à l’affectation

Dans Vetilys, chaque véhicule est décrit par sa catégorie (berline, berline luxe, van, minibus) et son nombre de places. La réservation, elle, porte le nombre de passagers et de bagages et la catégorie souhaitée. Quand le régulateur affecte la mission, le logiciel compare les deux : si le groupe ne tient pas, l’affectation est refusée. Le contrôle vaut aussi pour la disponibilité du chauffeur et du véhicule, et pour les chevauchements d’horaires.

Ce garde-fou paraît évident. Il évite pourtant l’erreur classique du vendredi soir : le van habituel est au garage, quelqu’un le remplace de mémoire par le véhicule « de taille équivalente », et l’on découvre sur le parking qu’il a deux places de moins. Le statut du véhicule (en service, en entretien, immobilisé) et ses indisponibilités entrent aussi dans le contrôle.

app.vetilys.fr/vehicles

Gestion transport groupes minibus van : plusieurs véhicules sur une réservation

Au-delà d’une certaine taille, un groupe se répartit. Prenons un groupe de vingt personnes à amener de l’aéroport à un hôtel de l’arrière-pays : par exemple un minibus pour la majorité et un van de 7 places pour le reste et les bagages volumineux. Dans Vetilys, c’est une seule réservation avec plusieurs véhicules. Elle génère une mission par véhicule, affectée chacune à son chauffeur, mais le client, le prix, les consignes et la facture restent communs.

Chaque chauffeur voit sa propre mission dans l’application, avec le nombre de passagers et de bagages, le lieu de prise en charge et le contact sur place, souvent l’accompagnateur du groupe. Si les deux véhicules ne partent pas exactement à la même heure, vous décalez l’une des missions dans le planning sans toucher à l’autre.

Le devis groupe passe avant la réservation

Les groupes réservent rarement sans devis. L’association veut un prix à présenter à son bureau, l’agence doit l’intégrer dans un forfait. Dans un logiciel transport de groupe comme Vetilys, le devis se construit sur les mêmes règles que les réservations : tarif par catégorie de véhicule (le minibus n’a pas le prix de la berline), forfaits demi-journée ou journée quand le groupe garde le véhicule, majorations éventuelles, et prix négocié saisi à la main quand vous vous êtes mis d’accord autrement. Le trésorier de l’association le reçoit en PDF, avec une date limite ; il l’accepte d’un clic depuis l’e-mail, et le devis devient la réservation, au montant validé.

Les questions à poser avant de chiffrer (horaires réels, attente sur place, volume des bagages, retour le soir même ou le lendemain) sont rassemblées dans le guide du devis de transport de groupe. Le fonctionnement détaillé des devis transport en ligne est présenté sur la page du module.

Logiciel minibus : le cadre réglementaire au-delà de 9 places

Vetilys ne gère pas l’autocar ni les lignes publiques. Il s’adresse aux transporteurs privés qui font rouler des berlines, des vans et des minibus, souvent dans la même entreprise. Le métier du minibus avec chauffeur, ses clubs, ses sorties et ses associations, est décrit sur la page consacrée au transport de groupe en minibus.

Flotte

Des vans et des minibus suivis comme le reste de la flotte

Un minibus coûte cher quand il est immobilisé un samedi de mai. Chaque véhicule porte ses échéances d’assurance, de contrôle technique et d’entretien, son kilométrage et ses dépenses de carburant ; le tableau de bord vous alerte trente jours avant une échéance. Une indisponibilité saisie pour un passage au garage empêche d’affecter le véhicule ce jour-là. Le suivi des documents et des dates est détaillé sur la page de la gestion des chauffeurs et des véhicules.

Clubs, écoles, agences : des habitudes de réservation à respecter

Les clients de groupe ont leurs rythmes. Un club sportif réserve le même trajet tous les quinze jours pendant la saison : une réservation récurrente évite de la ressaisir. Une association reprend chaque année la même sortie : on duplique celle de l’an dernier et l’on ajuste la date. Un établissement scolaire ou une collectivité demande des délais de paiement précis, qui se règlent sur sa fiche client, avec son type, ses contacts et son historique de réservations et de facturation.

Le client payeur n’est pas toujours celui qui voyage : la mairie paie, le centre de loisirs voyage, l’animatrice est le contact sur place. Vetilys distingue ces rôles sur la réservation, ce qui rend la facture compréhensible pour celui qui la reçoit. La manière dont devis, réservations et règlements s’enchaînent pour chaque client est détaillée sur la page du logiciel de gestion transport de personnes.

Si vos groupes se concentrent sur des congrès, des salons ou des mariages, avec des rotations toute la journée, la page du logiciel transport événementiel aborde ces sujets de près. Les formules et leurs limites de véhicules sont détaillées sur la page des tarifs de Vetilys, et la vue d’ensemble des logiciels de transport de personnes par activité situe le transport de groupe parmi les autres métiers.

Transport de groupe : vos questions