Le soir, une fois les chauffeurs rentrés, reste la partie que personne ne voit : quelles courses ont été facturées, quel client pro a dépassé son délai de paiement, si le contrat négocié avec l’hôtel rapporte encore. Un logiciel gestion transport de personnes sert d’abord à répondre à ces questions sans ouvrir trois tableurs. Vetilys les traite à partir des réservations du planning : ce que vous vendez, ce que vous roulez et ce que vous encaissez restent liés, sans se confondre.
Gestion commerciale et exploitation transport : trois états qui ne se mélangent pas
Le défaut classique du tableur de suivi, c’est la colonne « statut » unique. Une course « terminée » est-elle payée ? Une course « annulée » l’a-t-elle été par le client, ou parce qu’aucun chauffeur n’était libre ? Vetilys tient trois statuts séparés sur chaque réservation.
| Volet | Statuts possibles | Qui s’en sert surtout |
|---|---|---|
| Commercial | brouillon, en attente de confirmation, confirmée, annulée | le gérant, la personne qui prend les commandes |
| Exploitation | à planifier, planifiée, affectée, en approche, sur place, à bord, en cours, terminée, absence passager, annulée | le régulateur et les chauffeurs |
| Paiement | non réglée, partiellement réglée, réglée | le comptable et le gérant |
Ce découpage rend possibles des questions très concrètes : les courses terminées le mois dernier et toujours non réglées, les réservations confirmées que personne n’a encore planifiées, les absences passager d’un même client sur le trimestre.
Clients et tarifs : le socle de la gestion commerciale
Une fiche client, dans le transport, ce n’est pas qu’une adresse. Vetilys distingue les particuliers et les professionnels, avec un type (entreprise, hôtel, conciergerie, agence de voyages, tour-opérateur, organisateur événementiel, collectivité, association…), des contacts, des sites, des centres de coûts, un délai de paiement, une remise et une langue. L’historique des réservations et de la facturation est sur la même page : avant de renégocier avec une conciergerie, vous savez ce qu’elle vous a confié et ce qu’elle vous doit.
Les tarifs suivent la même logique. Forfaits sur les trajets récurrents, tarif général par catégorie (prise en charge, kilomètre, minute), contrat propre à un client, majorations de nuit, de week-end, de jour férié ou d’urgence. Exemple chiffré avec les valeurs du tarif de démonstration « Berline — tarif général », soit 12 € la prise en charge et 2,10 € le kilomètre : un trajet de 30 km donne 12 + 63 = 75 € HT avant l’éventuelle part au temps et les majorations, puis la TVA à 10 %. Le serveur fait ce calcul, le fige sur la réservation et affiche une marge estimée. Le détail des règles est sur la page calcul du prix d’une course de transport.
Du devis à la facture, sans ressaisie
Un devis Vetilys a une date de validité et un statut : brouillon, envoyé, accepté, refusé, expiré, transformé. Le client le reçoit en PDF par e-mail, avec un lien pour l’accepter en ligne. Accepté, il se transforme en réservation au prix convenu ; personne ne recopie le montant. Le suivi des devis en attente devient une vraie liste de relance commerciale, détaillée sur la page logiciel de devis pour le transport de personnes.
Côté facture, le logiciel gère acomptes et soldes, avoirs, et factures groupées : « facturer une période » rassemble le mois d’un client professionnel en un seul document. La numérotation est continue et sans trou, avec des préfixes à votre main. Le contenu fiscal est figé à l’émission par une empreinte, et toute correction passe par un avoir. Les mentions de votre entreprise (raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire, numéro d’inscription au registre, IBAN) sont reprises automatiquement.
Règlements, relances et reste dû
Vetilys n’encaisse pas à votre place : le virement arrive sur votre compte, le chèque chez vous, et votre comptable enregistre le règlement sur la facture, total ou partiel. À partir de là, le logiciel lettre, calcule le reste dû, signale les factures échues et prépare la relance.
Entre professionnels, rappelons le cadre : 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est convenu, avec des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Encore faut-il voir passer l’échéance. La méthode pour relancer sans froisser un client fidèle est décrite dans notre guide pour relancer une facture impayée de transport. L’export comptable en CSV transmet ensuite factures et règlements à votre expert-comptable.
Piloter une entreprise de transport de personnes avec des chiffres vérifiables
Le tableau de bord donne en temps réel le chiffre d’affaires du jour et du mois hors taxes, les factures impayées et échues, le taux d’occupation, les kilomètres facturés, les kilomètres à vide estimés et la marge du mois, avec un filtre par activité. Les rapports vont plus loin, sur la période de votre choix : CA par jour, rentabilité, chauffeurs, véhicules, clients.
Deux détails comptent pour un gérant. Chaque rapport affiche sa formule de calcul, vous savez donc ce que recouvre une « marge ». Et un indicateur sans données suffisantes s’affiche comme indisponible plutôt que de montrer un chiffre faux : si vos coûts horaires chauffeurs ne sont pas renseignés, la rentabilité ne s’invente pas. Export CSV pour Excel et impression PDF complètent l’ensemble, présenté sur la page tableau de bord de l’entreprise de transport.
Un logiciel gestion transport de personnes à plusieurs : administrateur, régulateur, comptable
Dès qu’on est trois, les droits deviennent un sujet. Vetilys prévoit des rôles : administrateur de l’entreprise, régulateur pour le dispatch, comptable, chauffeur. Chaque rôle a ses permissions : le régulateur travaille sur le planning et le dispatch, le comptable sur les factures et les règlements. La double authentification, la liste des sessions et appareils révocables et le journal d’audit permettent de savoir qui a modifié quoi, ce qui évite bien des discussions. Ces points sont développés sur la page sécurité du logiciel de transport.
Logiciel de gestion pour société de transport : ce qui reste hors champ
Un logiciel gestion transport personnes n’est pas un logiciel comptable, et Vetilys ne prétend pas l’être : il ne tient ni la comptabilité générale, ni la paie, ni la télématique des véhicules, ni les cartes carburant, ni les amendes. Il prépare des données propres pour ceux qui s’en occupent. Même logique pour la réforme : Vetilys prépare les factures au format attendu par la facturation électronique, et leur transmission passera par une plateforme agréée, à raccorder avec un prestataire.
Si vous cherchez la vue d’ensemble, réservation, planning et application chauffeur compris, la page logiciel transport de personnes déroule la chaîne complète, et la rubrique logiciels pour entreprise de transport de personnes la décline par métier.
Quelle différence entre un logiciel gestion transport de personnes et un logiciel de planning ?
Le planning répond à « qui roule, quand et avec quel véhicule ». La gestion répond à « combien, pour qui, et est-ce payé ». Les deux doivent partager les mêmes réservations, sinon vous facturez des courses annulées ou oubliez celles ajoutées le matin même. Dans Vetilys, le statut d’exploitation et le statut de paiement vivent sur la même réservation, mais séparément.
Comment piloter une entreprise de transport de personnes sans être comptable ?
Regardez chaque semaine trois chiffres : le chiffre d’affaires facturé, les factures échues et la marge estimée. Le tableau de bord de Vetilys les affiche, avec la formule de calcul de chaque indicateur. Pour le reste, l’export comptable en CSV alimente votre expert-comptable, qui garde la main sur les écritures, la TVA et les cas particuliers.
Peut-on avoir un tarif différent pour chaque client professionnel ?
Oui. Un contrat client applique un tarif propre à ce client, à côté de vos forfaits et de votre tarif général. Une remise peut aussi être fixée sur la fiche client, et le prix peut être négocié à la main sur une réservation. Les contrats clients font partie de la formule Business (199 € HT par mois) et de la formule Entreprise.
Le logiciel enregistre-t-il les paiements des clients automatiquement ?
Non. Les règlements sont saisis par votre équipe, y compris les règlements partiels. Le logiciel ne reçoit pas d’argent et ne propose pas de règlement par carte intégré. En revanche, une fois le règlement saisi, il lettre la facture, calcule le reste dû et retire la facture des relances.
Voyez votre activité du point de vue du gérant
En démonstration, nous partons de vos clients et de vos tarifs réels pour vous montrer devis, factures, règlements et tableau de bord.