Une société VTC ne vend pas des kilomètres, elle vend une promesse : la voiture sera là, à l’heure, au prix annoncé. Tout le reste découle de cette promesse et de la règle qui encadre le métier, la réservation préalable. Avant de parler de logiciel pour société VTC, regardons à quoi ressemble vraiment une journée, où sont les pièges, puis comment Vetilys s’insère dans ce quotidien sans le compliquer.
Une journée type pour une société VTC de quatre voitures
Prenons, pour l’exemple, une petite société niçoise : le gérant, deux chauffeurs salariés et un indépendant qui vient en renfort, quatre berlines dont une haut de gamme. La veille à 22 h 40, la conciergerie d’un hôtel de la Promenade envoie trois demandes pour le lendemain. Le gérant les saisit en rentrant de sa dernière course.
À 5 h 40, première prise en charge pour un vol du matin. À 8 h, un client d’entreprise part du siège vers la gare, avec une référence de commande à reporter sur la facture. En fin de matinée, un aller-retour vers Monaco : le chauffeur attend deux heures sur place, puis rentre. L’après-midi, les arrivées s’enchaînent à l’aéroport et l’une d’elles prend quarante minutes de retard. Le soir, un dîner à Antibes et un retour après minuit.
Rien d’exceptionnel. Mais cette journée contient déjà tous les points de friction du métier : des réservations qui arrivent tard et par plusieurs canaux, un prix à annoncer avant de partir, une attente à facturer ou non, un client pro qui veut un document propre, un chauffeur qui rentre à vide de Monaco.
VTC : la réservation préalable obligatoire, une contrainte qui structure tout
Un VTC ne prend pas de client à la volée dans la rue : la course doit être réservée à l’avance. C’est la différence de fond avec le taxi, qui peut stationner et marauder. Conséquence pratique, chaque course doit exister quelque part avant la prise en charge, avec son client, son heure, son lieu de départ et sa destination.
Le carnet de réservations devient alors une protection autant qu’un outil de travail. Une réservation enregistrée, horodatée, avec son historique de modifications, montre que la course a bien été commandée. Sur le portail client, un délai minimum de réservation en ligne se règle dans les paramètres : vous décidez combien de temps avant le départ un client peut encore réserver seul. Les détails réglementaires (conditions du véhicule, examens, durées) évoluent ; renvoyez-vous aux sites officiels plutôt qu’à une page commerciale.
Carte professionnelle et registre : ce que l’exploitant doit tenir à jour
Chaque conducteur détient une carte professionnelle VTC délivrée par la préfecture, et l’entreprise est inscrite au registre des exploitants de VTC tenu par le ministère chargé des transports. Ces deux documents ne se gèrent pas de la même façon : l’un suit le chauffeur, l’autre l’entreprise.
Dans Vetilys, la fiche de chaque chauffeur porte ses échéances : carte professionnelle, permis, visite médicale. Une alerte apparaît sur le tableau de bord trente jours avant l’échéance, ce qui laisse le temps d’agir. Le numéro d’inscription au registre se renseigne une fois dans les paramètres de l’entreprise et figure ensuite sur les factures, avec la raison sociale, le SIRET et la TVA intracommunautaire. La page suivi des chauffeurs et des véhicules détaille ces échéances.
Clients professionnels VTC : hôtels, entreprises, conciergeries
Beaucoup de sociétés VTC démarrent avec des particuliers et découvrent ensuite que la stabilité vient des comptes professionnels. Un hôtel, un cabinet d’avocats, une agence de voyages commandent régulièrement, mais ils ont leurs exigences : un tarif négocié, une référence de commande, un centre de coûts, une facture mensuelle plutôt qu’un ticket par course, et un délai de paiement. Entre professionnels, ce délai est encadré : 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est convenu.
Le piège classique : le client payeur n’est pas le passager. La réception de l’hôtel réserve, le client de l’hôtel monte dans la voiture, l’hôtel paie. Vetilys sépare le client payeur, le donneur d’ordre, le demandeur et les passagers sur chaque réservation. En fin de mois, « facturer une période » regroupe toutes les courses d’un compte sur une seule facture, avec une ligne par transport. Les spécificités hôtelières sont développées sur la page chauffeur pour hôtels et conciergeries, et la mécanique des factures sur la page facturation transport.
Le prix fixé à l’avance, sans calcul de tête
Annoncer un prix au téléphone en conduisant, c’est la meilleure façon de se tromper. Le client VTC veut connaître son prix avant de confirmer, et vous voulez que ce prix couvre vos coûts. Le moteur tarifaire de Vetilys calcule le prix côté serveur à partir de vos règles : forfaits par trajet, tarif général par catégorie de véhicule, contrats clients, majorations de nuit, de week-end, de jour férié ou d’urgence, supplément bagages, remise ou prix négocié saisi à la main.
Exemple de méthode, avec les valeurs du tarif de démonstration « Berline — tarif général » : 12 € de prise en charge et 2,10 € par kilomètre. Pour 25 km, la part fixe et la distance font 12 + 52,50 = 64,50 € HT, auxquels s’ajoutent la part à la minute de votre grille et les éventuelles majorations. Ce sont des hypothèses de démonstration, pas des prix de marché.
Dès que le client confirme, Vetilys conserve le calcul tel quel sur la réservation, de la prise en charge à la marge estimée en passant par la TVA. Vous pouvez revoir votre grille le mois suivant : les courses déjà confirmées gardent leur prix.
Organiser une entreprise VTC au quotidien avec Vetilys
Revenons à la journée de notre société niçoise : c’est là qu’un logiciel pour société VTC doit se faire oublier. Les demandes de la conciergerie sont saisies le soir, ou passées directement par l’hôtel sur le portail à vos couleurs. Le matin, le gérant ouvre le planning, voit la ligne des missions non affectées en tête et les glisse vers ses chauffeurs ; le logiciel signale un conflit horaire ou un temps de battement trop court.
Chaque chauffeur reçoit sa mission dans l’application Transport Mobile. Il l’accepte, ou la refuse avec un motif, et elle revient alors « à planifier » au dispatch. Il passe ensuite en approche, sur place, passager à bord, puis termine. Le parking de Monaco et le péage sont saisis comme frais. Si le passager ne se présente pas, l’absence est déclarée depuis l’application et le bureau reçoit une alerte. La page logiciel VTC reprend ces fonctions en détail ; ici, retenez qu’elles suivent l’ordre naturel d’une course.
Deux limites à connaître. Le numéro de vol se saisit sur la réservation, mais le logiciel ne suit pas l’heure d’arrivée des avions : vérifier le retard reste le travail du bureau, comme l’explique la page sur les transferts aéroport et gare. Et les règlements sont enregistrés à la main, sans encaissement par carte intégré. Pour situer le VTC parmi les autres activités, la page des métiers du transport de personnes compare les rythmes et les modes de prix.
Si votre activité penche vers la clientèle haut de gamme fidèle, avec ses consignes et ses berlines de luxe, la page consacrée au logiciel pour chauffeur privé détaille cette organisation, et celle du logiciel de transport touristique couvre les excursions et la clientèle étrangère.
Comment organiser une entreprise VTC quand on conduit soi-même ?
Regroupez la saisie à des moments fixes, le soir et entre deux courses, et laissez les clients réguliers réserver sur votre portail. Le planning du lendemain se prépare la veille, les missions partent sur l’application des chauffeurs, et les factures des comptes professionnels se regroupent en fin de mois plutôt que course par course.
La réservation préalable est-elle obligatoire pour une course VTC ?
Oui. Un VTC ne peut pas prendre de client à la volée dans la rue, cette possibilité est réservée aux taxis. La course doit être réservée avant la prise en charge. Garder une réservation enregistrée et horodatée pour chaque course est donc une bonne pratique. Pour le détail des règles, consultez les sites officiels.
Comment facturer des clients professionnels VTC chaque mois ?
Rattachez chaque course au client payeur, avec sa référence de commande et son centre de coûts si besoin. En fin de mois, la facturation d’une période regroupe tous ses transports sur une seule facture, ligne par ligne, avec TVA à 10 % sur le transport et péages éventuels en débours. Les règlements partiels et les relances se suivent ensuite.
Quel logiciel pour une société VTC de 2 à 5 chauffeurs ?
Un outil qui réunit réservations, planning, application chauffeur, devis et factures suffit souvent. Chez Vetilys, la formule Starter couvre 2 chauffeurs et 2 véhicules ; la formule Pro monte à 5 et ajoute le dispatch cartographique, le portail client et les tarifs avancés. Les deux s’essaient gratuitement pendant 14 jours.
Faites passer une de vos journées dans Vetilys
Apportez trois ou quatre courses réelles, un compte hôtel et un client particulier : en démonstration, nous les saisissons, les planifions et les facturons devant vous.