Un samedi à 18 h, trois courses tombent en même temps, un chauffeur ne répond pas et un passager attend déjà devant la gare. C’est à ce moment-là qu’un logiciel dispatch VTC se juge : sur sa capacité à montrer au régulateur, sur un seul écran, ce qui n’est pas couvert, qui roule, qui est libre et ce qui coince. Dans Vetilys, ce poste s’appelle le dispatch cartographique. Il est pensé pour la personne qui tient le téléphone, et il lui laisse la décision.
Un écran de dispatch qui répond à trois questions
Quand on régule, on se pose toujours les mêmes questions, dans le même ordre. Qu’est-ce qui n’a pas encore de chauffeur ? Qu’est-ce qui roule en ce moment ? Qui peut prendre la suivante ? Le dispatch de Vetilys les range dans trois onglets placés à côté de la carte : « non affectées », « en cours » et « chauffeurs ». Vous choisissez la période affichée, les prochaines 24 heures par exemple, et la liste se limite à ce qui concerne votre service.
La carte s’appuie sur OpenStreetMap. On y voit la position des chauffeurs en mission et les lieux de prise en charge. Au-dessus, un bandeau d’alertes signale ce qui demande une action immédiate : une mission que le chauffeur n’a pas encore acquittée, une prise en charge en retard. Le régulateur n’a pas besoin d’ouvrir dix fiches pour savoir où regarder.
Ce poste complète le planning des chauffeurs en vue jour ou semaine : le planning sert à construire la journée, le dispatch sert à la tenir quand elle commence à bouger.
Attribuer une course au chauffeur le plus disponible
Disons-le tout de suite : Vetilys ne choisit pas le chauffeur à votre place. Le logiciel contrôle, le régulateur décide. Quand vous affectez une mission, le serveur vérifie que le chauffeur n’est ni absent ni indisponible, que le véhicule est en service, que les places et les bagages tiennent dans la catégorie, et qu’aucune autre mission ne chevauche l’horaire, en tenant compte du temps de battement que vous avez paramétré entre deux courses.
Prenons une société de cinq berlines et un van à Nice. Une réservation arrive pour quatre passagers et cinq valises à 19 h 30. L’onglet « chauffeurs » montre deux chauffeurs disponibles, mais l’un roule en berline : l’affectation est refusée pour capacité, et c’est tant mieux, parce que la valise de trop se découvre d’habitude sur le trottoir. Reste le chauffeur du van. S’il termine une course à 19 h 10 et que votre battement est de trente minutes, le contrôle vous le signale avant que vous ne confirmiez l’horaire au client.
Un point mérite d’être connu : la distance de repositionnement entre deux missions n’est pas contrôlée. Le logiciel sait que les horaires ne se chevauchent pas ; il ne calcule pas si le chauffeur aura le temps de rejoindre Monaco depuis l’aéroport. Ce jugement reste le vôtre : c’est là que l’expérience du régulateur compte.
Onglet chauffeurs
Dispatch VTC sur carte : qui est libre, qui est en mission
L’onglet « chauffeurs » liste l’équipe avec son état, disponible ou en mission, et un bouton d’appel. C’est la vue qu’on garde ouverte en fin de journée, quand les retours de l’aéroport s’enchaînent. Les chauffeurs en mission apparaissent sur la carte, les autres restent dans la liste.
Le module dispatch en détail
Accusé de réception : une mission affectée n’est pas une mission acceptée
On connaît tous la scène : la course de 6 h a bien été notée au planning, le chauffeur ne l’a jamais vue, et le client appelle à 6 h 10. Dans Vetilys, l’affectation part vers l’application chauffeur, où la mission apparaît avec deux boutons, accepter ou refuser. Tant que le chauffeur n’a pas répondu, elle reste signalée comme non acquittée dans le bandeau d’alertes du dispatch.
S’il refuse, le chauffeur doit donner un motif. La mission revient alors « à planifier », signalée par une alerte dans Transport Cloud : elle ne se perd pas dans un message vocal écouté trop tard. Vous la retrouvez parmi les non affectées, avec la raison du refus, et vous pouvez la confier à un autre chauffeur ou, si personne n’est libre, à un confrère grâce à la sous-traitance avec prix d’achat et marge.
Suivi des chauffeurs en temps réel VTC : ce qui remonte vraiment
Une fois la mission acceptée, le chauffeur fait avancer les statuts depuis son téléphone : en approche, sur place, passager à bord, en cours, terminée. Chaque changement s’affiche au dispatch. Personne au point de rendez-vous ? Le chauffeur déclare une absence passager dans l’application et une alerte vous parvient : vous pouvez prévenir le client avant même qu’il ne rappelle.
La position GPS suit une règle simple : elle part du téléphone pendant la mission en cours seulement, entre le statut « en approche » et la fin, à raison d’un point toutes les 30 secondes environ. Avant et après, rien : pas de suivi en arrière-plan, pas de position pendant la pause déjeuner. Ce choix facilite la discussion avec les chauffeurs, salariés comme indépendants, et reste cohérent avec l’encadrement de la géolocalisation des salariés.
Autre détail de terrain : dans un parking souterrain ou une vallée sans réseau, l’application garde ses données en cache. Chaque action est datée sur le téléphone puis transmise dans l’ordre dès que le réseau revient, avec l’heure où elle a eu lieu. Un « passager à bord » saisi à 8 h 02 au sous-sol de la gare reste daté de 8 h 02, même s’il arrive au dispatch trois minutes plus tard. Le déroulé complet est décrit sur la page de l’application chauffeur Android et iOS.
Un logiciel de dispatch VTC qui travaille avec le planning
Le dispatch ne vit pas seul. Les réservations saisies par votre équipe ou passées par vos clients sur le portail génèrent des missions, qui arrivent dans la ligne « non affectées » du planning et dans l’onglet du même nom au dispatch. Si deux régulateurs travaillent en même temps, l’un sur la semaine, l’autre sur la carte, chaque opération est validée par le serveur : personne n’écrase la modification de l’autre sans le savoir. C’est ce qui permet à une petite équipe de se relayer sans tableau blanc, comme le détaille la page sur le logiciel de planning transport de personnes.
Dans beaucoup de structures, le dirigeant conduit et régule à la fois. Transport Cloud s’ouvre dans le navigateur d’une tablette, et les alertes servent justement à ne pas tout surveiller en permanence. Pour les méthodes qui évitent d’éteindre des incendies toute la journée (battement réaliste, regroupement des courses par secteur fait à la main, congés anticipés), le guide pour mieux organiser le planning des chauffeurs donne des repères concrets.
Ce que le dispatch ne fait pas. Pas d’affectation automatique ni de proposition du « meilleur » chauffeur. Pas de contrôle de la distance de repositionnement. Pas de position des chauffeurs hors mission. Pas de disponibilités déclarées depuis l’application : elles se gèrent dans Transport Cloud, avec les absences et les congés.
Le dispatch cartographique est inclus à partir de la formule Pro ; la formule Starter propose déjà le planning, les réservations et l’application chauffeur. Le nombre de chauffeurs et de véhicules couverts par chaque formule figure sur la page des tarifs de l’abonnement Vetilys. Pour voir comment le dispatch s’articule avec la réservation et la facture, la page qui présente les logiciels du transport de personnes, besoin par besoin fait le lien.
Dispatch VTC : vos questions
Un logiciel dispatch VTC peut-il attribuer les courses automatiquement ?
Pas dans Vetilys : le régulateur choisit le chauffeur, et le logiciel vérifie que ce choix tient la route. Disponibilité, absence, véhicule en service, places, bagages, chevauchement d’horaires et temps de battement sont contrôlés à chaque affectation. La distance entre deux missions, elle, reste au jugement du régulateur.
Comment savoir si le chauffeur a bien reçu la course ?
La mission affectée apparaît dans l’application du chauffeur avec les boutons « Accepter » et « Refuser ». Tant qu’il n’a pas accepté, le dispatch affiche une alerte de mission non acquittée. Vous voyez donc, dès la veille au soir, quelles courses restent à confirmer.
Peut-on suivre la position des chauffeurs VTC en permanence ?
Non, et c’est volontaire. L’application n’envoie la position que pendant une mission en cours, du passage « en approche » jusqu’à la fin, à peu près toutes les 30 secondes. Hors mission, l’application n’envoie aucune position, même en arrière-plan. Pour les autres chauffeurs, l’onglet dédié indique s’ils sont disponibles et permet de les appeler.
Que devient une mission refusée par un chauffeur ?
Le chauffeur doit saisir un motif de refus. La mission repasse alors au statut « à planifier » et une alerte s’affiche dans Transport Cloud. Elle réapparaît parmi les missions non affectées, au planning comme au dispatch, avec la raison indiquée. Vous la confiez à un autre chauffeur ou à un partenaire sous-traitant.
Voyez le dispatch tourner sur vos propres courses
En démonstration, nous reprenons une journée type de votre activité : réservations, affectations, refus et alertes, pour que vous jugiez sur pièce.