Un client d’hôtel appelle pour un transfert vers l’aéroport à 5 h 40. Une assistante de direction envoie par e-mail le programme de trois jours d’un dirigeant en visite. Un particulier réserve sur votre site un aller-retour pour un mariage. Un logiciel transport de personnes doit absorber ces trois demandes sans les recopier, leur donner un prix, les placer au planning, les envoyer au bon chauffeur, puis les facturer et suivre le règlement. Voici la grille que nous vous proposons pour juger un outil, et la manière dont Vetilys la remplit.
Ce qu’un logiciel transport de personnes doit couvrir, étape par étape
Avant de comparer des écrans, posez à plat la vie d’une course. Chaque maillon resté hors du logiciel devient une ressaisie, et chaque ressaisie finit un jour en erreur : heure mal recopiée, péage oublié, modification jamais reçue par le chauffeur.
| Étape | Ce que l’outil doit faire | Dans Vetilys |
|---|---|---|
| Demande | Enregistrer qui paie, qui voyage, quand, d’où et vers où | Réservation avec client payeur, demandeur, passagers, contact sur place, numéro de vol ou de train |
| Prix | Annoncer un montant avant la confirmation | Prix calculé par le serveur et figé sur la réservation |
| Planning | Placer la mission sur un chauffeur et un véhicule libres | Planning jour ou semaine, contrôle de disponibilité, de capacité et des conflits horaires |
| Exécution | Prévenir le chauffeur et suivre l’avancement | Application chauffeur Android et iOS, statuts de mission, alertes au dispatch |
| Facture | Facturer sans tout retaper | Facture construite depuis les transports, débours, TVA, avoirs |
| Encaissement | Savoir à tout moment qui doit quoi | Règlements enregistrés, reste dû, relances, export comptable |
Six étapes, une seule fiche. Un outil qui s’arrête à la réservation vous laisse la facturation sur un tableur ; un logiciel de facturation généraliste ignore tout du planning. L’intérêt tient dans la continuité. Cette page pose la grille générale, et les autres pages de la rubrique logiciels pour entreprise de transport de personnes la déclinent métier par métier.
Réservation
Recevoir la demande et fixer le prix avant le oui du client
La réservation est la pièce de base. Vetilys distingue six types de prestations : course simple, aller-retour, transfert aéroport, transfert gare, mise à disposition (à l’heure, à la demi-journée ou à la journée) et transport événementiel. On y ajoute des étapes, plusieurs véhicules si le groupe ne tient pas dans un van, les bagages, la catégorie souhaitée et une note pour le chauffeur.
Le prix sort du serveur, pas d’un calcul fait de tête au téléphone. Forfait aéroport, tarif kilométrique par catégorie, contrat propre à un client, majoration de nuit ou de jour férié, supplément bagages : le calcul du prix de la course est détaillé puis figé sur la réservation. Une nouvelle grille ne touche pas les courses déjà confirmées. Pour un séminaire de deux jours, vous envoyez un devis avec un lien d’acceptation ; une fois accepté, il devient réservation au prix convenu.
Voir les réservations
Planifier et affecter : le logiciel contrôle, le régulateur décide
Une fois confirmée, la réservation produit une ou plusieurs missions, qui arrivent dans la ligne « non affectées » en tête du planning. Vous les glissez sur un chauffeur et le logiciel vérifie trois choses : la disponibilité du chauffeur et du véhicule, la capacité en places et en bagages, l’absence de chevauchement avec une autre mission, compte tenu du temps de battement que vous avez fixé entre deux courses.
Ce qu’il ne fait pas : il ne choisit pas le chauffeur à votre place et ne calcule pas la distance de repositionnement entre deux missions. Si un chauffeur dépose à Monaco à 10 h et doit prendre en charge à Cannes à 10 h 30, le contrôle ne verra rien d’anormal tant que les horaires ne se chevauchent pas : c’est votre connaissance de la route qui tranche. Les vues jour et semaine sont décrites sur la page du logiciel de planning pour le transport de personnes.
Un logiciel transport de personnes sur mobile, dans la poche du chauffeur
La mission affectée apparaît dans l’application Transport Mobile, sur Android ou iOS. Le chauffeur l’accepte, ou la refuse avec un motif : dans ce cas elle revient « à planifier » et le dispatch reçoit une alerte. Il fait ensuite avancer la course, en approche, sur place, passager à bord, en cours, terminée. Chaque étape remonte dans Transport Cloud : fini les appels « vous en êtes où ? » en pleine prise de réservation.
Les boutons Google Maps, Waze ou Plans lancent la navigation. Le chauffeur appelle le passager ou le dispatch, note un péage ou une attente, déclare une absence passager. En zone blanche, l’application chauffeur continue de fonctionner : les actions sont horodatées et partent dans l’ordre dès que le réseau revient, avec leur heure réelle. La position du chauffeur n’est partagée que pendant une mission en cours, environ toutes les trente secondes, jamais en dehors.
Facturer et encaisser : là où l’argent se perd
Beaucoup de petites structures roulent bien et facturent mal : la facture part trois semaines après, sans le péage, ou jamais. Dans Vetilys, la facture se construit à partir des transports réalisés. Chaque ligne reprend la date et le trajet, avec un lien vers la réservation ; le péage passe en débours sans TVA quand les conditions sont réunies, le transport à 10 %. Pour un client professionnel, la fonction « facturer une période » regroupe le mois en une seule facture.
Les numéros se suivent sans trou, une facture émise ne se retouche plus, et une erreur se corrige par un avoir. Les règlements, même partiels, sont saisis par votre équipe : le logiciel n’encaisse pas, mais il sait ce qui reste dû et prépare la relance. L’export comptable en CSV part chez votre expert-comptable. Pour la réforme, Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique ; l’envoi se fera par une plateforme agréée, qu’il reste à raccorder. Tout est détaillé sur la page facturation du transport de personnes.
Logiciel transport privé de personnes : artisans, PME et équipes de régulation
Vetilys s’adresse aux entreprises de 1 à 30 véhicules qui font du transport privé de personnes sur réservation : VTC, navettes aéroport et gare, mise à disposition, événementiel, groupes en van ou minibus, lignes régulières d’hôtel. Bien souvent, le dirigeant conduit lui-même. Le logiciel ne gère pas le taxi (taximètre, stationnement, maraude), ni l’autocar sur lignes publiques, ni le transport sanitaire.
La bonne formule dépend de la taille de l’équipe. Seul ou à deux, la formule Starter couvre réservations, planning, devis, facturation et application chauffeur. Avec un régulateur et cinq chauffeurs, le dispatch cartographique et le portail client de la formule Pro prennent tout leur sens. Une structure qui sous-traite et exploite des navettes regardera la formule Business. Le détail est sur la page des tarifs et formules de Vetilys.
Un logiciel transport de personnes PME doit en plus gérer des rôles distincts, des contrats clients et des rapports par chauffeur : voyez la page du logiciel de transport de personnes pour PME.
Meilleur outil transport de personnes : comment le vérifier en démonstration
Il n’existe pas de meilleur outil transport de personnes dans l’absolu, seulement un outil adapté à votre façon de travailler. En démonstration, faites dérouler une vraie course de la semaine passée :
- saisissez une demande avec deux passagers, cinq valises et un numéro de vol, affectez-la à une berline et regardez si le contrôle de capacité réagit ;
- modifiez votre tarif et vérifiez que la réservation déjà confirmée garde son prix ;
- faites refuser la mission par le chauffeur et observez ce qui s’affiche au dispatch ;
- émettez la facture, corrigez-la par un avoir, puis enregistrez un règlement partiel.
Demandez aussi ce que l’outil ne fait pas. Pour Vetilys, la réponse est nette : pas d’encaissement par carte intégré, pas de calcul automatique des tournées, pas de mise à jour automatique des horaires de vol, pas de photo de justificatif dans l’application chauffeur. Une grille de critères plus complète figure dans notre page sur le meilleur logiciel de transport de personnes.
Quel logiciel choisir quand on démarre une entreprise de transport de personnes ?
Prenez un outil qui couvre au moins la réservation, le prix, le planning et la facture, même seul : les habitudes de la première année restent. Avec Vetilys, la formule Starter (49 € HT par mois) suffit pour deux chauffeurs et deux véhicules, et vous passez à une formule supérieure le jour où vous embauchez ou ouvrez un portail de réservation à vos clients.
Un logiciel transport de personnes fonctionne-t-il sur mobile ?
Oui, à deux niveaux. Transport Cloud, le poste d’exploitation, s’ouvre dans le navigateur d’un ordinateur ou d’une tablette. Les chauffeurs utilisent l’application Transport Mobile sur Android ou iOS, qui fonctionne aussi hors réseau. Vos clients réservent sur le portail, qui s’affiche correctement sur téléphone. Les trois partagent la même base.
Le logiciel encaisse-t-il les courses à ma place ?
Non. Vetilys ne propose pas de règlement par carte intégré. Vous encaissez comme aujourd’hui, puis vous enregistrez le règlement, total ou partiel, sur la facture. Le logiciel calcule le reste dû, signale les factures échues et prépare les relances, puis l’export CSV reprend le tout pour votre expert-comptable.
Peut-on essayer le logiciel avant de s’abonner ?
Oui. La création du compte ouvre un essai gratuit de 14 jours. Saisissez-y vos propres tarifs, deux ou trois clients réguliers et une semaine de courses réelles, puis faites installer l’application à un chauffeur : vous verrez vite si le déroulé vous convient. Une démonstration guidée est aussi possible sur demande.
Faites passer une de vos courses dans Vetilys
Apportez une course réelle de votre semaine : nous la déroulons avec vous, de la demande à la facture, pendant la démonstration.