Logiciel transfert aéroport et gare : le métier des arrivées et des départs

Dans le transfert, l’heure de prise en charge n’appartient pas au transporteur : elle appartient à la compagnie aérienne, au trafic ferroviaire et au tapis à bagages. Le métier consiste à absorber ces aléas sans que le voyageur les remarque. Un logiciel transfert aéroport ne supprime pas les retards ; il doit permettre de les voir à temps, de déplacer une mission en deux gestes et de facturer l’attente sans discussion.

Le transfert, un métier d’horaires que l’on ne maîtrise pas

Sur le papier, un transfert est la course la plus simple qui soit : un point A connu, un point B connu, souvent un forfait. Dans la réalité, c’est celle qui demande le plus d’attention. À l’arrivée, entre l’atterrissage et la sortie du voyageur, il y a le roulage, le débarquement, éventuellement le contrôle aux frontières, puis l’attente des bagages. Selon le terminal et l’heure, ce délai varie du simple au triple.

Au départ, le piège est inverse : le voyageur sous-estime toujours le temps de route et la file aux comptoirs. Une prise en charge à 5 h 40 pour un vol de 7 h 15 se discute avec le client au moment de la réservation, pas devant l’hôtel.

• Noter le numéro de vol ou de train sur chaque réservation, sans exception.
• Fixer à l’avance la règle d’attente gratuite, puis la règle d’attente facturée.
• Demander le nombre de bagages, pas seulement le nombre de passagers.
• Avoir le numéro de téléphone du voyageur, ou d’un contact sur place.

Retard de vol en transfert : qui fait quoi

Disons-le clairement : dans Vetilys, le numéro de vol ou de train est saisi sur la réservation, mais les horaires ne sont pas mis à jour automatiquement. Quelqu’un doit regarder l’heure d’arrivée prévue avant d’envoyer le chauffeur. Dans la plupart des petites entreprises, c’est le régulateur, ou le dirigeant entre deux courses, qui fait ce contrôle sur le site de l’aéroport ou de la compagnie.

Quand le vol glisse de quarante minutes, le régulateur décale la mission sur le planning par glisser-déposer. Le serveur vérifie que le nouveau créneau ne crée pas de conflit avec la course suivante du même chauffeur, compte tenu du temps de battement paramétré. Le chauffeur voit la nouvelle heure dans son application. S’il est déjà en route, il passe en approche puis sur place, et le bandeau d’alertes du dispatch signale un retard de prise en charge. La méthode complète est décrite dans le guide sur le suivi des vols pour un transfert aéroport.

Accueil voyageurs en gare : un autre exercice

La gare a ses propres règles. Pas de tapis à bagages, mais des quais longs, des sorties multiples et des voyageurs qui descendent tous au même moment. Le point de rendez-vous doit être précis : tête de quai, sortie principale, parvis. Un train bloqué en amont décale tout, et contrairement à l’aéroport, le voyageur appelle souvent lui-même pour prévenir.

Sur la réservation, les instructions de prise en charge servent exactement à cela : « attendre en tête de quai, voie indiquée au départ », « pancarte au nom de la société ». Le chauffeur les lit dans le détail de sa mission, avec le nombre de passagers et de bagages. Il peut appeler le voyageur ou le dispatch d’un appui, sans chercher le numéro.

Bagages, catégorie, attente : les trois sources de litige

Une famille de quatre avec deux poussettes et cinq valises ne tient pas dans une berline. Si la question n’est pas posée à la réservation, elle se pose sur le trottoir. Dans Vetilys, chaque véhicule a un nombre de places, et la capacité en places et en bagages est contrôlée au moment de l’affectation : le régulateur est prévenu avant d’envoyer une berline là où il fallait un van. Un supplément bagages peut aussi être prévu dans le tarif.

L’attente, elle, se règle par la politique commerciale, mais elle doit être tracée. Le chauffeur saisit les minutes d’attente comme frais dans l’application, à côté du parking de l’aéroport. Les actions sont horodatées avec leur heure réelle, y compris dans un parking souterrain sans réseau : elles partent dans l’ordre dès que le téléphone capte de nouveau. Le jour où le client conteste, vous avez la chronologie.

Forfaits par aéroport : fixer le prix du transfert une fois pour toutes

Le transfert se vend presque toujours au forfait. Le client compare « aéroport – hôtel » d’un transporteur à l’autre, pas un prix au kilomètre. Le moteur tarifaire de Vetilys accepte des trajets forfaitaires, par exemple dans les données de démonstration « Aéroport Nice ⇄ Cannes (berline) », à côté du tarif général par catégorie. Les majorations de nuit, de week-end et de jour férié s’appliquent selon vos règles.

Le prix est calculé par le serveur et figé sur la réservation confirmée. Le guide pour construire ses tarifs de transfert aéroport donne une méthode pour bâtir ses forfaits par trajet et par catégorie.

app.vetilys.fr/settings?tab=pricing

Entreprise de navette aéroport : privatif ou partagé ?

Deux modèles coexistent. Le transfert privatif, une voiture pour un client, se gère comme une réservation de type « transfert aéroport » ou « transfert gare », avec ses passagers, ses bagages et sa catégorie de véhicule. La navette partagée, elle, part à heure fixe d’un hôtel ou d’un quartier, s’arrête à plusieurs endroits et se remplit place par place.

Pour ce second modèle, Vetilys propose un module de navettes et circuits distinct des réservations : arrêts avec temps de parcours (dans l’exemple de démonstration, Hôtel → Gare +12 min → Aéroport T1 +28 min → T2 +33 min), horaires, jours de circulation, capacité et places réservées par départ. Il est inclus dans la formule Business. Le fonctionnement d’une ligne est expliqué sur la page des navettes régulières privées, et l’ensemble des outils du transfert sur la page logiciel navette aéroport.

Pour la saisie du transfert lui-même, la page sur le carnet de réservations montre les champs disponibles, et la page des métiers du transport situe le transfert parmi les autres activités.