Il est 18 h, la journée de demain compte quarante missions et un chauffeur vient d’appeler : il est malade. Un logiciel de planning des chauffeurs doit vous laisser voir en un coup d’œil ce qu’il avait prévu, à qui le confier et ce qui coince. Le planning de Vetilys est construit pour ce moment-là, et pour tous les autres de la journée.
Un planning type Gantt, regroupé par chauffeur
Chaque chauffeur a sa ligne, chaque mission est une barre placée à son heure, de la prise en charge à la dépose. La longueur de la barre dit la durée, sa couleur dit où en est la mission : planifiée, affectée, en cours, terminée. Chaque chauffeur garde aussi une couleur propre, celle que vous lui avez donnée sur sa fiche, pour qu’on le repère d’un œil.
Tout en haut, une ligne à part : les missions non affectées. C’est la liste des choses à faire avant de partir le soir. Tant qu’une course reste sur cette ligne, elle se voit. C’est la meilleure protection contre la réservation notée puis oubliée.
Le planning est le cœur de l’exploitation, mais il ne travaille pas seul : il reçoit les courses du carnet de réservations et les transmet à l’application des chauffeurs. La page qui présente l’ensemble des fonctionnalités du logiciel de transport montre où il se situe dans le parcours d’une course. Ici, on entre dans le détail de ce que voit et fait le régulateur, du soir de préparation jusqu’aux imprévus du matin.
Planning chauffeurs VTC au glisser-déposer
Le planning se manipule directement, sans ouvrir de formulaire. Trois gestes couvrent l’essentiel :
- Glisser une mission de la ligne « non affectées » vers un chauffeur pour l’affecter.
- Déplacer une mission d’une ligne à l’autre pour la réaffecter, ou le long de la ligne pour la décaler dans le temps.
- Étirer la barre pour modifier sa durée, par exemple quand une mise à disposition prévue sur trois heures en prendra quatre.
Reprenons le chauffeur malade. Ses six missions de demain sont sur sa ligne. Vous les prenez une à une et les posez sur les lignes de ses collègues. À chaque dépôt, le logiciel vérifie que le nouveau chauffeur est disponible, que son véhicule a assez de places et de place pour les bagages, et qu’il n’a pas déjà une course qui chevauche celle-ci. Si quelque chose ne va pas, vous le savez avant de valider, pas le lendemain à 7 h.
Conflits horaires chauffeurs : ce que le logiciel contrôle
Un conflit horaire, ce n’est pas seulement deux courses à la même heure. C’est aussi la course qui se termine à 9 h 50 à l’aéroport et la suivante qui commence à 10 h en ville. Vetilys tient compte d’un temps de battement, que vous paramétrez, entre deux missions d’un même chauffeur : le temps de préparer la voiture, de se repositionner, de souffler.
| Contrôle à l’affectation | Ce qui est vérifié |
|---|---|
| Disponibilité du chauffeur | Congés, absences et indisponibilités enregistrés sur sa fiche |
| Disponibilité du véhicule | Entretien, immobilisation ou indisponibilité déclarée |
| Capacité | Nombre de places et de bagages par rapport à la réservation |
| Conflit horaire | Chevauchement avec une autre mission, battement compris |
Ce qui n’est pas contrôlé : la distance de repositionnement entre deux missions. Le logiciel ne sait pas qu’il faut quarante minutes pour revenir de Monaco un vendredi soir. Le battement que vous fixez sert justement de marge, et votre connaissance du terrain fait le reste.
Planning jour semaine transport : deux vues, deux usages
La vue jour sert à exploiter : on y voit les missions heure par heure, on y règle les retards et les changements de dernière minute. La vue semaine sert à anticiper : congés hachurés, chauffeurs déjà très chargés le jeudi, journée de samedi encore vide alors qu’un mariage est confirmé.
La recherche retrouve une mission par client ou par référence, et le mode plein écran laisse toute la place au planning sur un grand moniteur au bureau d’exploitation. Pour les absences, elles se saisissent dans Transport Cloud, sur la fiche des chauffeurs et des véhicules : le chauffeur ne déclare pas ses disponibilités depuis l’application.
À plusieurs sur le même planning sans écraser le travail des autres
Dès qu’il y a deux personnes au bureau, le planning partagé devient un sujet. Sur un tableur en ligne, le dernier qui enregistre gagne. Dans Vetilys, chaque opération (déplacer, réaffecter, étirer) est envoyée au serveur, qui la valide ou la refuse si la mission a changé entre-temps. Un régulateur ne peut donc pas écraser sans le savoir l’affectation que son collègue vient de faire. La page sur le logiciel de planning de transport de personnes détaille ce travail à plusieurs, rôle par rôle.
Du planning au chauffeur et au dispatch
Une mission affectée part sur le téléphone du chauffeur, qui l’accepte ou la refuse avec un motif. En cas de refus, elle revient « à planifier » et réapparaît en tête du planning. Le jour même, le régulateur suit les missions en cours sur le dispatch cartographique, où l’on peut aussi réaffecter. Planning et dispatch montrent les mêmes missions : on prépare dans l’un, on surveille dans l’autre.
Les missions elles-mêmes naissent des réservations de transport : un aller-retour en crée deux, une réservation à trois véhicules en crée trois. Pour les méthodes qui ne dépendent pas de l’outil (répartir équitablement, regrouper à la main les courses d’un même secteur), le guide pour mieux organiser le planning des chauffeurs propose des pistes concrètes.
Questions sur le planning des chauffeurs
Planning par chauffeur ou par véhicule : comment Vetilys est-il organisé ?
Le planning est regroupé par chauffeur : une ligne par personne. Le véhicule est contrôlé au moment de l’affectation (disponibilité, places, bagages, entretien), mais il n’existe pas de vue regroupée par véhicule. Pour la flotte, ce sont les indisponibilités et les échéances saisies sur chaque véhicule qui empêchent les mauvaises surprises.
Le logiciel peut-il remplir le planning tout seul ?
Non. Vetilys ne répartit pas les courses à votre place et ne choisit pas le meilleur chauffeur. Il vous montre les missions à affecter et signale ce qui ne tient pas (conflit, capacité, absence). Le choix revient au régulateur, qui connaît les habitudes des clients et les contraintes de chacun.
Comment éviter les conflits horaires entre deux courses d’un chauffeur ?
Fixez un temps de battement réaliste pour votre zone, puis laissez le logiciel le vérifier à chaque affectation : une mission qui chevauche la précédente, battement compris, est signalée. Ajoutez votre propre marge pour les trajets de repositionnement longs, que le logiciel ne calcule pas.
Préparez votre journée de demain dans Vetilys
Posez vos missions sur le planning, réaffectez-les d’un geste et voyez les conflits avant qu’ils arrivent. Essai gratuit de 14 jours ou démonstration sur vos courses.