Une réservation mal prise, c’est un chauffeur qui attend au mauvais terminal ou un van commandé pour quatre personnes qui arrivent avec huit valises. Le logiciel de réservation de transport de personnes de Vetilys sert d’abord à cela : poser les bonnes questions une seule fois, au moment de la demande, et transmettre les réponses intactes au planning, au chauffeur et à la facture.
Six types de prestations, une seule façon de réserver
Un carnet de réservations doit parler la langue du métier. Dans Vetilys, le type de réservation se choisit en tête de formulaire, et c’est lui qui conditionne les informations demandées ensuite et la règle de prix appliquée. C’est la porte d’entrée de toutes les autres fonctionnalités du logiciel : planning, application chauffeur, facture.
| Type | Cas typique | Ce qui compte |
|---|---|---|
| Course simple | Un rendez-vous d’affaires en centre-ville | Adresses précises, heure de prise en charge |
| Aller-retour | Un dîner à l’extérieur, retour en fin de soirée | Deux horaires, parfois deux chauffeurs |
| Transfert aéroport | Arrivée d’un vol du matin | Numéro de vol, terminal, bagages, pancarte |
| Transfert gare | Accueil d’un train en provenance de Paris | Numéro de train, point de rendez-vous |
| Mise à disposition | Une délégation à l’heure, à la demi-journée ou à la journée | Durée prévue, frais d’attente et de parking |
| Transport événementiel | Les invités d’un mariage ou d’un congrès | Plusieurs véhicules, horaires serrés |
Une réservation peut mobiliser plusieurs véhicules : un mariage avec une berline pour les mariés et deux vans pour les témoins reste une seule réservation, qui génère autant de missions que de véhicules. Chaque mission est ensuite placée au planning par chauffeur comme une unité de travail.
Réservation aller-retour et multi-étapes
L’aller-retour se saisit d’un bloc, sans dupliquer la course à la main : l’aller et le retour ont chacun leur horaire. Pour les trajets à plusieurs arrêts, la réservation accepte des étapes intermédiaires. Prenons un exemple : un client part de son hôtel à Cannes, passe prendre un associé à Antibes, puis rejoint l’aéroport de Nice. Les trois adresses figurent sur la même course, dans l’ordre, et le chauffeur les voit sur son téléphone.
Saisie
Tout ce que le chauffeur doit savoir, noté une fois
Le formulaire distingue le client qui paie, le donneur d’ordre, le demandeur et les passagers : l’assistante qui réserve pour son directeur n’est pas celle qui reçoit la facture. S’y ajoutent le contact sur place, le nombre de passagers et de bagages, la catégorie de véhicule souhaitée, le numéro de vol ou de train, la référence client et le centre de coûts que le service achats veut voir sur la facture.
Deux zones de notes séparent ce qui reste au bureau (« client exigeant sur la ponctualité ») de ce qui part au chauffeur (« sonner à l’interphone, 3e étage »).
Gestion des réservations VTC : trois statuts qui ne se mélangent pas
Une course peut être confirmée commercialement, pas encore planifiée, et déjà payée par acompte. Si un seul statut doit dire tout cela, il finit par ne rien dire. Vetilys sépare donc trois états :
- Commercial : brouillon, en attente de confirmation, confirmée, annulée.
- Exploitation : d’abord « à planifier », « planifiée » puis « affectée » ; sur la route, « en approche », « sur place », « à bord » et « en cours » ; à l’arrivée, « terminée » ou « absence passager » ; et « annulée » si la course tombe.
- Paiement : non réglée, partiellement réglée, réglée.
Le régulateur filtre sur l’exploitation pour voir ce qui reste à affecter, le comptable sur le paiement pour savoir ce qui reste à encaisser. Les statuts d’exploitation avancent au rythme du chauffeur, qui les fait évoluer depuis son application, du « en approche » jusqu’à « terminée ».
Réservation récurrente transport et duplication
Le transfert d’un cadre tous les lundis à 6 h 30 vers la gare, la navette d’un client chaque vendredi soir : ces courses se répètent et ne doivent pas être ressaisies chaque semaine. La récurrence crée les réservations à l’avance selon le rythme défini. Pour une course ponctuelle qui ressemble à une autre, la duplication reprend toutes les informations et vous laisse changer la date.
Attention à ne pas confondre une récurrence avec une ligne régulière : une navette d’hôtel avec des arrêts, des horaires fixes et des places vendues une à une relève du module navettes et lignes régulières, distinct des réservations individuelles.
Détection des doublons de réservation
Le scénario est connu : la réception d’un hôtel envoie un e-mail, puis appelle pour être sûre. Deux personnes du bureau saisissent la même course, et deux chauffeurs se présentent. Vetilys détecte les doublons de réservation et vous les signale, ce qui laisse à l’équipe le soin de trancher : vraie double demande ou erreur de saisie.
Chaque modification est par ailleurs tracée dans l’historique de la réservation. Quand un client conteste un horaire changé la veille, vous retrouvez qui l’a modifié et quand.
Du prix à l’annulation : ce qui suit la réservation
Pendant la saisie, le prix est calculé par le serveur à partir de vos règles et son détail est figé sur la réservation : on y relit la part de la prise en charge, celle des kilomètres et des minutes, l’éventuelle majoration et le supplément bagages, puis les totaux HT et TTC avec la TVA, et la marge estimée. La page sur le calcul du prix des courses explique comment se construisent ces règles. Si le client a besoin d’un document avant de confirmer, partez plutôt d’un devis avec acceptation en ligne : une fois accepté, il devient une réservation au prix convenu.
Toutes les réservations ne viennent pas du bureau. Celles que vos clients passent sur le portail de réservation en ligne arrivent dans la même liste, avec leur origine indiquée.
Enfin, une annulation suit la politique d’annulation que vous avez définie et affichée au client. Dans l’exemple de démonstration, elle est gratuite jusqu’à 24 heures avant, puis facturée 50 %. Le guide sur les conditions d’annulation en transport de personnes aide à construire la vôtre.
Questions sur les réservations
Comment gérer les réservations VTC de plusieurs clients sans rien oublier ?
En les faisant toutes entrer au même endroit, qu’elles arrivent par téléphone, par e-mail ou par le portail. Chaque réservation porte un statut d’exploitation : celles qui sont encore « à planifier » restent visibles en tête du planning tant qu’aucun chauffeur ne leur est affecté, ce qui évite la course notée puis oubliée.
Le numéro de vol permet-il de suivre l’arrivée de l’avion ?
Le numéro de vol ou de train est saisi sur la réservation et transmis au chauffeur, mais les horaires ne sont pas mis à jour automatiquement dans Vetilys. En cas de retard, le bureau vérifie l’arrivée et décale la prise en charge ; le chauffeur voit alors la nouvelle heure sur sa mission.
Peut-on séparer le client qui paie du passager transporté ?
Oui, c’est même le cas général chez les clients pros. La réservation distingue le client payeur, le donneur d’ordre, le demandeur et un ou plusieurs passagers, chacun avec ses coordonnées. La facture part au client payeur, tandis que le chauffeur appelle le passager ou le contact sur place.
Faut-il saisir une réservation par véhicule pour un groupe ?
Non. Une même réservation peut demander plusieurs véhicules : elle génère une mission par véhicule, que vous affectez chacune à un chauffeur. Le client garde une seule référence et une seule facture, et l’équipe voit chaque véhicule séparément au planning.
Saisissez vos courses types dans Vetilys
Transfert du matin, aller-retour du soir, mise à disposition : testez la réservation sur vos vrais cas pendant 14 jours, ou voyez-la en démonstration.