Un client appelle pour un Nice – Monaco samedi à 23 h, avec trois grosses valises. Avant de raccrocher, il veut un chiffre. Vous, vous voulez que ce chiffre respecte ce que vous facturez la nuit et pour les bagages, sans sortir la calculette. Dans Vetilys, le calcul du prix d’une course de transport est fait par le serveur à partir de vos propres règles : le montant est connu avant que le client confirme, et il ne bouge plus ensuite.
Pourquoi le calcul du prix d’une course doit sortir d’un seul endroit
Dans beaucoup d’entreprises de transport, le prix dépend de la personne qui décroche. Le dirigeant connaît ses forfaits par cœur, le régulateur du soir arrondit à la dizaine, le chauffeur qui prend une demande entre deux courses donne un prix « comme la dernière fois ». Au bout de quelques mois, deux clients paient des montants différents pour le même trajet.
Le principe retenu dans Vetilys est différent : les règles sont écrites une fois dans les paramètres, et c’est le serveur qui calcule. Que la course soit saisie par votre équipe dans le carnet de réservations de Transport Cloud ou réservée par le client lui-même sur le portail de réservation en ligne, le même moteur tarifaire applique les mêmes règles. Le montant affiché est celui qui sera facturé, sauf si vous décidez de le remplacer.
Tarif au kilomètre et à la minute : la base du moteur tarifaire VTC
La règle la plus courante est le tarif général, défini pour chaque catégorie de véhicule. Il additionne trois éléments : une prise en charge, un montant par kilomètre et un montant par minute de trajet. La distance et la durée viennent de l’itinéraire routier quand le service de cartographie est configuré. À défaut, le logiciel produit une estimation et la signale comme telle.
Prenons un exemple, avec des hypothèses posées. Le tarif de démonstration « Berline — tarif général » prévoit 12 € de prise en charge et 2,10 € par kilomètre. Ajoutons, pour l’exercice, 0,50 € par minute. Pour un trajet de 25 km et 30 minutes, le calcul donne ceci :
| Élément | Calcul | Montant HT |
|---|---|---|
| Prise en charge | montant fixe | 12,00 € |
| Distance | 25 km × 2,10 € | 52,50 € |
| Durée | 30 min × 0,50 € (hypothèse) | 15,00 € |
| Total de la course | somme des trois lignes | 79,50 € |
Ces valeurs ne sont pas des prix de marché, ce sont celles d’un tarif fictif. Votre prise en charge, votre prix au kilomètre et votre prix à la minute vous appartiennent, et vous pouvez les régler différemment pour une berline, une berline luxe, un van ou un minibus. Si vous partez de zéro, le guide pour calculer le prix d’une course VTC explique comment fixer ces montants à partir de vos coûts réels.
Forfait aéroport, transport gare et trajets fixes
Sur certains trajets, le compteur n’a aucun sens commercial. Le voyageur qui va de l’aéroport de Nice à Cannes en berline veut un prix rond, le même à 6 h ou à 15 h, qu’il y ait un bouchon sur l’autoroute ou non. C’est le rôle des trajets forfaitaires. Dans l’exemple de démonstration, la règle « Aéroport Nice ⇄ Cannes (berline) » fixe un montant pour ce trajet et cette catégorie, quelle que soit la durée réelle du parcours.
Un forfait aéroport se définit donc par un trajet et une catégorie de véhicule. Vous en créez autant que vous avez de destinations habituelles : gare vers les hôtels du centre, aéroport vers une station de ski, port de croisière vers le centre-ville. Quand le trajet réservé correspond à un forfait, le moteur l’utilise ; les autres trajets retombent sur le tarif général. Pour construire ces montants, le guide consacré au tarif d’un transfert aéroport passe en revue l’attente, les bagages et les arrivées de nuit.
Catégories de véhicules et contrats clients
Un même trajet ne vaut pas le même prix en berline et en minibus. Vetilys gère des tarifs par catégorie (berline, berline luxe, van, minibus…) ainsi que des formules à la demi-journée et à la journée pour la mise à disposition. La catégorie choisie à la réservation détermine la règle appliquée. Sur le portail, le client voit chaque catégorie avec ses places et ses bagages avant de choisir.
Les comptes professionnels, eux, négocient souvent leurs propres conditions. Un hôtel qui vous confie ses transferts toute l’année n’a pas le tarif d’un particulier qui réserve une fois. Le contrat client attache un tarif propre à ce client : dès que l’une de ses réservations est saisie, ses conditions s’appliquent, sans que le régulateur ait à se souvenir de ce qui a été promis au printemps. Les contrats clients font partie de la formule Business, comme le détaille la page des tarifs de Vetilys.
Majorations
Majoration nuit, week-end, jour férié et urgence
Le premier vol du dimanche, le retour de soirée à 2 h du matin, le 15 août, le client qui appelle à 17 h pour 17 h 45 : ces courses coûtent davantage à assurer, et le prix doit le refléter. Les majorations nuit, week-end, jour férié et urgence s’ajoutent au calcul selon le moment de la course. Dans la réservation de démonstration R2026-000150, la majoration jour férié apparaît sur une ligne distincte du détail, à côté du supplément bagage : le client paie plus, mais il voit pourquoi.
Les plages horaires et les niveaux de majoration sont les vôtres. Le guide sur les majorations de nuit, de week-end et de jour férié aide à les fixer et à les annoncer clairement dans vos conditions.
Bagages, remises et prix négocié
Trois réglages complètent le calcul. Le supplément bagages s’applique quand le nombre de valises dépasse ce que prévoit la course de base : c’est la différence entre un couple avec deux bagages cabine et une famille qui rentre de trois semaines de vacances. Les remises permettent d’accorder un geste à un client sans toucher à vos règles générales. Enfin, le prix négocié couvre tout ce qui ne rentre dans aucune case.
Un aller-retour vers l’Italie discuté avec un organisateur de séminaire, un montant promis par téléphone à un client historique : le prix négocié se saisit à la main sur la réservation et remplace le calcul. En le portant à cet endroit plutôt qu’en retouchant la facture après coup, vous gardez un dossier cohérent, de la demande jusqu’à l’encaissement.
Un détail du calcul du prix figé sur chaque réservation
Chaque réservation conserve le détail de son prix : prise en charge, distance, durée, majoration, bagages, total HT, TVA, TTC et marge estimée. Ce détail est figé. Si vous augmentez votre prix au kilomètre au 1er janvier, les réservations confirmées en décembre pour des courses de janvier gardent le montant annoncé au client, et les factures déjà émises ne changent pas d’un centime.
Autre garde-fou : aucun prix n’est inventé sans distance connue. Si le client tape une adresse que le portail ne parvient pas à géolocaliser, le parcours bascule en demande de devis plutôt que d’afficher un montant faux. Votre équipe reprend alors la main avec le module de devis de transport, et le prix accepté suivra le dossier jusqu’à la réservation. L’ensemble de ces modules est présenté sur la page des fonctionnalités du logiciel.
Comment calculer le prix d'une course VTC au kilomètre et à la minute ?
On additionne une prise en charge, la distance multipliée par le prix au kilomètre et la durée multipliée par le prix à la minute, puis on ajoute les éventuelles majorations et suppléments. Dans Vetilys, vous saisissez ces montants une fois par catégorie de véhicule ; le serveur fait le calcul à partir de l’itinéraire routier, ou d’une estimation signalée comme telle si la cartographie n’est pas configurée.
Un moteur tarifaire VTC peut-il gérer un forfait aéroport ?
Oui. Un trajet forfaitaire associe un parcours, par exemple aéroport vers Cannes, à une catégorie de véhicule et à un montant fixe. Quand une réservation correspond à ce trajet, le forfait est utilisé à la place du calcul au kilomètre. Vous pouvez créer un forfait par destination habituelle et par catégorie, berline, van ou minibus.
Que deviennent les réservations confirmées si je modifie mes tarifs ?
Elles ne changent pas. Le détail du calcul est figé sur chaque réservation au moment où le prix est établi : prise en charge, distance, majorations, TVA, total. Une modification de vos règles tarifaires ne s’applique qu’aux nouveaux calculs. Les réservations confirmées et les factures déjà émises gardent les montants annoncés au client.
Le client voit-il le prix de sa course avant de réserver en ligne ?
Oui, si le portail est réglé en prix immédiat et que les adresses de départ et de destination sont choisies parmi les suggestions géolocalisées. Le prix est alors calculé avec les mêmes règles que pour une saisie par votre équipe. Sans adresse géolocalisée, ou si vous préférez étudier chaque demande, le portail propose une demande de devis.
Voyez vos propres tarifs calculés en direct
En démonstration, nous saisissons vos forfaits et votre tarif au kilomètre, puis nous chiffrons ensemble quelques-unes de vos courses habituelles.