Seul, on tient une société VTC avec un agenda et un bon téléphone. À trois chauffeurs, ça craque : deux personnes ont promis la même voiture pour samedi, une carte professionnelle a expiré sans que personne le remarque, et le gérant ne sait plus quel véhicule rapporte vraiment. Un logiciel gestion entreprise VTC sert à passer ce cap. Vetilys accompagne les sociétés de deux à quinze chauffeurs, et au-delà sur devis, avec un planning partagé, le suivi des échéances, la rentabilité et la sous-traitance.
Logiciel gestion entreprise VTC : quand on passe d’un à plusieurs chauffeurs
Prenons une société de quatre berlines et un van à Nice : le gérant, trois chauffeurs salariés et un indépendant qui vient en renfort l’été. Les besoins changent de nature. Il ne s’agit plus seulement de prendre des réservations, mais de savoir qui roule quoi, avec quel véhicule, si les papiers sont à jour, et si l’activité gagne de l’argent.
Un logiciel gestion entreprise VTC repose sur le même socle que le logiciel VTC : réservation préalable, prix fixé d’avance, application chauffeur, factures. Cette page traite de ce qui s’ajoute quand l’équipe grandit.
Logiciel société VTC plusieurs chauffeurs : un planning que tout le monde voit
Le premier changement, c’est le planning partagé. Dans Vetilys, chaque chauffeur a sa ligne et sa couleur, les congés et absences sont saisis par le bureau, et une mission ne peut être affectée qu’à un chauffeur et un véhicule disponibles, avec un véhicule assez grand et sans conflit d’horaire. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le planning en même temps : chaque modification est validée par le serveur, personne n’écrase le travail d’un autre.
Les chauffeurs reçoivent leurs missions dans leur application, les acceptent ou les refusent avec un motif. Le gérant n’a plus besoin d’envoyer la journée par message à chacun. Un point à connaître : les disponibilités ne se déclarent pas depuis l’application, elles sont tenues au bureau dans Transport Cloud. Le fonctionnement complet est présenté sur la page logiciel planning transport de personnes.
Gérer une flotte de VTC : véhicules, entretien, immobilisations
Gérer une flotte de VTC, c’est savoir à tout moment quelle voiture peut rouler. Chaque véhicule a sa fiche : immatriculation, modèle, catégorie (berline, berline luxe, van, minibus), nombre de places, kilométrage, et un statut, en service, en entretien, immobilisé ou retiré. Les indisponibilités du véhicule sont prises en compte à l’affectation, ce qui évite de promettre la berline qui attend une pièce au garage.
La fiche suit aussi les échéances d’assurance, de contrôle technique et d’entretien, les dépenses de carburant et les périodes d’indisponibilité. La gestion détaillée des chauffeurs et des véhicules a sa propre page.
Chauffeurs
Gestion administrative VTC : cartes pro, permis, visites médicales
La gestion administrative VTC tient surtout en dates. Pour chaque chauffeur, salarié ou indépendant, Vetilys enregistre les échéances de carte professionnelle, de permis et de visite médicale, son téléphone, son coût horaire et l’invitation à l’application mobile. Les échéances qui approchent remontent en alerte à 30 jours sur le tableau de bord, chauffeurs et véhicules confondus.
Les justificatifs (cartes, attestations, contrats d’assurance) sont rangés dans des documents privés, téléchargeables par un lien temporaire de quinze minutes. La liste de ce qu’un chauffeur doit détenir est rappelée dans notre guide sur les documents obligatoires du chauffeur VTC.
Documents du chauffeur VTC
Rentabilité par chauffeur et par véhicule
À cinq véhicules, l’intuition ne suffit plus pour savoir lequel paie les autres. Le tableau de bord affiche le chiffre d’affaires du jour et du mois, le taux d’occupation, les kilomètres facturés, les kilomètres à vide estimés et la marge du mois. Les rapports, sur la période choisie, détaillent la rentabilité, les chauffeurs, les véhicules et les clients.
Chaque rapport affiche sa formule de calcul. Et quand les données manquent, par exemple si le coût horaire d’un chauffeur n’est pas renseigné, l’indicateur est marqué indisponible au lieu d’afficher une marge flatteuse et fausse. C’est le genre de lecture qui peut révéler, par exemple, qu’un gros client à tarif négocié génère beaucoup de kilomètres à vide. Export CSV et impression PDF permettent d’en discuter avec votre expert-comptable. Le détail est sur la page tableau de bord de l’entreprise de transport.
Sous-traitance : accepter la course même quand la flotte est pleine
Un samedi de mariage ou une semaine de congrès, toute la flotte roule et le client fidèle rappelle. Plutôt que de refuser, vous confiez la course à un confrère. Chaque partenaire a sa fiche dans Vetilys : son SIRET, la personne à joindre, les zones où il travaille, la commission habituelle, la date de fin de son assurance et son statut. La mission confiée porte un prix d’achat, et la marge se calcule face au prix de vente.
Les documents du partenaire sont vérifiés par le logiciel avant toute affectation : une assurance échue se voit avant la course, pas après. Votre client garde un seul interlocuteur et une seule facture, la vôtre. La sous-traitance fait partie de la formule Business ; elle est décrite sur la page sous-traitance du transport de personnes.
Quelle formule entre 2 et 15 chauffeurs ?
| Formule | Prix HT / mois | Chauffeurs | Véhicules | Utilisateurs | Ce qui s’ajoute |
|---|---|---|---|---|---|
| Starter | 49 € | 2 | 2 | 3 | Réservations, planning, devis, facturation, application chauffeur |
| Pro | 99 € | 5 | 5 | 10 | Dispatch cartographique, portail client, tarifs avancés, notifications, 200 SMS |
| Business | 199 € | 15 | 15 | 30 | Sous-traitance, contrats clients, rapports avancés, navettes et circuits, 1 000 SMS |
| Entreprise | sur devis | sur mesure | sur mesure | sur mesure | Toutes les fonctions, quotas personnalisés, intégrations |
Les limites sont vérifiées par le logiciel, et ce qui n’est pas inclus dans votre formule est simplement masqué. Le détail figure sur la page des tarifs de Vetilys, et les autres usages sont présentés dans la rubrique des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Comment gérer une société VTC avec plusieurs chauffeurs sans s’y perdre ?
Centralisez trois choses : le planning, les échéances et les chiffres. Un planning partagé évite les doubles affectations, le suivi des dates de carte professionnelle, de permis et d’assurance évite les mauvaises surprises, et un rapport par chauffeur et par véhicule montre où se fait la marge. Vetilys réunit les trois, avec une application pour chaque chauffeur.
Peut-on mélanger chauffeurs salariés et indépendants dans le logiciel ?
Oui. Chaque fiche chauffeur indique le type de contrat, salarié ou indépendant, avec ses échéances, son coût horaire et son accès à l’application. Pour un confrère qui travaille avec sa propre structure et son propre véhicule, la fiche sous-traitant convient mieux : elle porte un prix d’achat par mission et un contrôle de ses documents.
Le logiciel prévient-il quand une carte professionnelle VTC arrive à échéance ?
Oui. Les échéances de carte professionnelle, de permis et de visite médicale des chauffeurs, comme celles d’assurance, de contrôle technique et d’entretien des véhicules, remontent en alerte sur le tableau de bord 30 jours avant la date. Le renouvellement lui-même reste une démarche à faire auprès de l’administration.
À partir de combien de chauffeurs faut-il la formule Business ?
La formule Pro couvre jusqu’à cinq chauffeurs et cinq véhicules. Au-delà, ou dès que vous avez besoin de la sous-traitance, des contrats clients, des rapports avancés ou des navettes, la formule Business (199 € HT par mois) prend le relais jusqu’à quinze chauffeurs. Au-delà de quinze, la formule Entreprise se construit sur devis.
Votre société VTC a grandi, votre outil aussi
Montrez-nous votre équipe et votre flotte : nous les saisissons avec vous dans la démonstration, échéances et rapports compris.