Logiciel mise à disposition chauffeur : à l’heure, à la demi-journée, à la journée

Le client a réservé de 9 h à 13 h. À 12 h 40, sa réunion déborde, il ajoute un détour par Antibes, et la voiture rentre au garage à 14 h 20 avec trois tickets de parking dans la portière. Toute la difficulté de la mise à disposition est là : on vend une durée, et la durée bouge. Un logiciel mise à disposition chauffeur doit garder la trace de ce qui était prévu, de ce qui s’est passé et des frais engagés, pour que la facture tombe juste sans discussion.

Mise à disposition véhicule avec chauffeur à l’heure : réserver une durée

Dans Vetilys, la mise à disposition est un type de réservation distinct de la course simple, décliné à l’heure, à la demi-journée ou à la journée. La réservation porte un lieu de départ, un horaire de début, une durée prévue et, si le programme est connu, des étapes intermédiaires. Le contact sur place et les notes chauffeur complètent la fiche : « réunion au siège de 10 h à 12 h, rester joignable, déjeuner libre ». Le chauffeur voit tout cela dans son application.

Au planning, la mission occupe le créneau réservé, et le temps de battement que vous avez fixé s’ajoute à la fin avant toute autre mission. Si le client prolonge, il suffit d’étirer la mission dans le planning : le serveur vérifie aussitôt que la prolongation ne chevauche pas la course suivante du chauffeur. C’est le genre de conflit qu’on découvre sinon au moment où le chauffeur devrait déjà être ailleurs.

app.vetilys.fr/planning

Forfait demi-journée, journée chauffeur : poser ses règles une fois

Recalculer une journée de mise à disposition à chaque demande, c’est s’exposer à donner deux prix différents au même client. Le moteur tarifaire de Vetilys accepte des règles de demi-journée et de journée par catégorie de véhicule : la journée en van n’a pas le prix de la journée en berline luxe. Les majorations de nuit, de week-end, de jour férié ou d’urgence s’ajoutent selon vos règles ; dans l’exemple de démonstration, un jour férié est majoré de 25 %. Pour une délégation qui négocie un tarif global, le prix saisi à la main remplace le calcul.

Le détail est figé sur la réservation au moment de la confirmation : prise en charge, durée, majoration, total HT, TVA et TTC, marge estimée. Ces forfaits se règlent dans le module de calcul du prix des courses, et la façon de construire des majorations cohérentes est expliquée dans le guide des majorations de nuit, de week-end et de jour férié.

app.vetilys.fr/settings?tab=pricing

Durée prévue, durée réelle : ce que l’application enregistre

Chaque fois que le chauffeur passe la mission à l’étape suivante sur son téléphone, de l’approche jusqu’à la fin, l’heure est enregistrée. Même sans réseau, dans un parking souterrain ou en montagne, l’application conserve les actions et les envoie dans l’ordre au retour de la connexion, avec leur heure réelle. C’est ce qu’on attend d’un logiciel de mise à disposition de chauffeur : vous savez à quelle heure la prestation a commencé et à quelle heure le chauffeur l’a terminée, sans dépendre de ses souvenirs le lendemain.

Un retard du client ou un incident en cours de journée se signale aussi depuis l’application. Le régulateur voit l’information au bureau et peut prévenir le chauffeur de la mission suivante. Le déroulé complet est présenté sur la page de l’application chauffeur pour Android et iOS.

Facturer les heures d’attente et les frais engagés

En mise à disposition, les frais font souvent la différence entre une journée rentable et une journée blanche. C’est sur la route qu’ils se notent, pas le lendemain : à chaque ticket, le chauffeur ouvre la mission et choisit le type (stationnement, péage, minutes d’attente, bagage en plus, ou divers), puis tape le montant TTC et un mot d’explication. Le bureau voit ces frais attachés à la mission quand vient l’heure de facturer. La photo du justificatif n’est pas encore prise en charge par l’application : le ticket papier se garde, surtout pour un péage refacturé en débours.

Sur la facture, chaque prestation a sa ligne avec la date et le trajet ; le transport est soumis à la TVA à 10 %, et le péage payé au nom du client peut figurer en débours, à 0 %, sous les conditions prévues par les textes. Pour un client professionnel qui vous réserve plusieurs journées par mois, une facture groupée par période évite d’en envoyer une par jour. L’ensemble est décrit sur la page de la facturation des transports.

Délégations, tournages, roadshows : un programme qui change en route

Une délégation étrangère sur trois jours, une équipe de tournage qui change de décor, un roadshow qui enchaîne quatre villes : la mise à disposition prend des formes très différentes. Pour un programme sur plusieurs jours, la réservation peut être rendue récurrente ou dupliquée jour par jour, avec plusieurs véhicules si la délégation se scinde. Le client payeur, souvent une agence ou une entreprise, reste distinct des passagers transportés et du contact sur place.

Prenons l’hypothèse d’une délégation de six personnes sur deux jours, avec une berline luxe pour le chef de délégation et un van pour le reste. Une seule réservation, deux véhicules, deux missions par jour. Si le chef de délégation garde la berline jusqu’à 23 h le second soir, vous étirez sa mission, la majoration de nuit s’applique si vos règles le prévoient, et le van reste sur son horaire. Ce métier, ses délégations et ses tournages sont décrits sur la page consacrée au chauffeur mis à disposition.

Beaucoup de mises à disposition sont vendues à une clientèle haut de gamme, sujet traité sur la page du logiciel chauffeur privé. Pour la partie gestion, des devis aux règlements, voyez le logiciel de gestion transport de personnes ; et, pour une vue plus large, la page d’entrée des logiciels pour entreprise de transport de personnes recense les autres usages.

Mise à disposition : vos questions