Un site logistique qui fait venir ses équipes depuis la gare chaque matin, un siège qui envoie ses cadres à l’aéroport plusieurs fois par semaine, un service achats qui veut savoir quel département a consommé quel budget : le transport du personnel est un marché régulier, mais exigeant. Un logiciel navette entreprise doit tenir les deux bouts, la ligne qui tourne à heure fixe et les demandes ponctuelles des collaborateurs, puis produire en fin de mois une facture que la comptabilité du client accepte du premier coup.
Ce qu’un logiciel navette entreprise doit tenir au quotidien
Avec un client entreprise, on ne vend pas une course, on vend une fiabilité. La navette de 7 h 10 qui part en retard deux fois dans le mois, et c’est l’appel d’offres suivant qui se joue. Côté transporteur, la difficulté tient au mélange : une ligne fixe le matin et le soir, des transferts aéroport pour la direction, une mise à disposition le jour du séminaire, et parfois un collaborateur qui réserve la veille au soir pour un rendez-vous chez un fournisseur.
Tout cela doit se retrouver au même endroit, avec le même client payeur, mais en gardant la trace de qui a demandé quoi. Avec un tableur, la ligne est recopiée chaque semaine et la facture reconstituée à la main le 30 du mois.
Point de cadre : dès que le véhicule dépasse 9 places, conducteur compris, on entre dans le transport public routier de personnes, qui suppose une inscription au registre des transporteurs et un permis adapté. Vetilys sert à organiser vos navettes en van ou en minibus ; il ne remplace pas ces formalités.
Navettes et circuits
Navette salariés : le logiciel commence par la ligne
Une navette de salariés n’est pas une suite de réservations individuelles. Dans Vetilys, elle se décrit une fois comme une ligne régulière, séparée des courses à l’unité : les arrêts dans l’ordre, le temps de parcours depuis le départ, les horaires, les jours de circulation et la capacité du véhicule.
Les départs sont ensuite générés à partir de cette description, avec un chauffeur et un véhicule par défaut. Pour chaque départ, le nombre de places réservées s’affiche (par exemple 3 sur 7), ce qui permet de voir d’un coup d’œil le départ de 17 h 45 qui se remplit et celui de 19 h qui roule presque vide. Le détail est expliqué sur la page des navettes et lignes régulières.
Voir les navettes et circuits
Prenons un exemple : un site industriel situé à une vingtaine de minutes d’une gare, avec une prise de poste à 6 h et une autre à 14 h. La ligne compte deux arrêts, la gare et l’entrée du site, circule du lundi au vendredi et part trois fois par jour. Le jour où le client ajoute un départ pour l’équipe de nuit, on modifie la ligne au lieu de créer quarante réservations.
Les collaborateurs réservent eux-mêmes, dans le cadre posé par l’entreprise
À côté de la ligne fixe, il reste les trajets ponctuels : le directeur commercial qui part à l’aéroport, l’auditeur qui arrive en train, le stagiaire qui doit rejoindre un deuxième établissement. Plutôt que de tout faire passer par la boîte mail du transporteur, le compte entreprise du portail de réservation aux couleurs du transporteur permet aux collaborateurs de réserver directement.
- L’administrateur du compte, côté client, invite ses collègues et désigne d’autres administrateurs.
- Les établissements de l’entreprise et les adresses favorites sont enregistrés une fois, ce qui évite les adresses tapées de travers.
- Au moment de réserver, le collaborateur indique sa référence interne et son centre de coûts.
- Le compte entreprise peut exporter ses réservations en CSV pour son propre suivi.
Centres de coûts : savoir quel service a commandé quel transport
Dans les grandes structures, le transport n’est pas payé par « l’entreprise » au sens vague : il est imputé à un service, un projet, parfois une filiale. Les centres de coûts du transport en entreprise se gèrent à deux niveaux dans Vetilys. Sur la fiche du client, on enregistre ses contacts, ses sites et ses centres de coûts ; sur chaque réservation, on retrouve le centre de coûts et la référence client.
| Information | À quoi elle sert chez un client entreprise |
|---|---|
| Client payeur | La société qui reçoit la facture, avec son délai de paiement et sa remise éventuelle. |
| Donneur d’ordre et demandeur | L’assistante qui commande pour son directeur n’est pas le passager : chacun garde sa place. |
| Passagers | Les personnes transportées, distinctes du client payeur. |
| Centre de coûts | Le budget sur lequel le trajet doit être imputé. |
| Référence client | Le numéro de commande ou de projet que la comptabilité du client exige. |
Une facture par mois, détaillée trajet par trajet
Un client professionnel ne veut pas quarante factures. Avec la fonction « facturer une période », Vetilys regroupe les transports d’un client sur le mois en une seule facture. Chaque ligne reprend la date, le trajet et le lien vers la réservation ; un péage engagé pour le compte du client peut apparaître en débours, et le transport porte la TVA à 10 %. Pour les cas particuliers, votre expert-comptable reste le bon interlocuteur.
La suite du cycle est dans le même outil : échéance calculée selon le délai de paiement du client, relances, règlements enregistrés même partiels, reste dû et export comptable en CSV. Entre professionnels, rappelons que le délai légal est de 60 jours à compter de l’émission, ou 45 jours fin de mois si c’est convenu. La page dédiée à la facturation des transports de personnes détaille les avoirs, la numérotation et le suivi de la facture électronique : Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique, la transmission passant par une plateforme agréée à raccorder.
Transport du personnel en entreprise : l’exploitation derrière la ligne
La ligne est décrite, les départs existent : il reste à les faire rouler. Chaque départ apparaît dans le planning des chauffeurs au milieu des autres missions de la journée. Si le chauffeur habituel de la ligne est en congé, l’absence est visible sur le planning et le régulateur réaffecte par glisser-déposer ; le serveur vérifie la disponibilité, la capacité et le temps de battement avec la mission précédente.
Sur la route, le chauffeur suit son déroulé dans l’application mobile, de l’acceptation à la fin de mission. Si une prise en charge ponctuelle tourne à l’absence passager, il la déclare depuis son téléphone et le dispatch reçoit une alerte dans Transport Cloud. Une précision honnête : Vetilys ne construit pas les tournées à votre place. Le logiciel contrôle les conflits ; c’est le régulateur qui décide de l’ordre et du chauffeur.
Quelle formule pour un contrat de navettes d’entreprise ?
Les navettes et circuits, ainsi que les contrats clients (un tarif propre à un client), font partie de la formule Business, à 199 € HT par mois pour 15 chauffeurs et 15 véhicules. Le portail client, nécessaire pour que les collaborateurs réservent eux-mêmes, est présent dès la formule Pro. Les quotas et le contenu de chaque formule sont sur la page des tarifs de Vetilys, et l’essai gratuit dure 14 jours.
Si votre activité mêle navettes de salariés, transferts et mises à disposition, la présentation d’ensemble des logiciels pour entreprise de transport de personnes vous aidera à situer ce cas parmi les autres.
Quel logiciel utiliser pour organiser une navette de salariés ?
Il faut un outil qui distingue la ligne régulière des réservations individuelles : arrêts, horaires, jours de circulation, capacité et départs générés automatiquement. Dans Vetilys, ces lignes se gèrent dans le module navettes et circuits, à côté des transferts et des mises à disposition du même client. Les départs apparaissent ensuite dans le planning des chauffeurs comme les autres missions.
Comment refacturer le transport du personnel par centre de coûts ?
Chaque réservation porte un centre de coûts et une référence client, saisis par votre équipe ou par le collaborateur sur le portail. La facture mensuelle reprend le détail trajet par trajet avec un lien vers chaque réservation. Le client retrouve ainsi l’imputation de chaque transport sans tableau intermédiaire, et vous évitez les allers-retours avec sa comptabilité.
Les salariés peuvent-ils réserver un trajet sans passer par le transporteur ?
Oui, avec un compte entreprise sur le portail du transporteur. L’administrateur côté client invite ses collaborateurs ; chacun réserve ses trajets à partir des établissements et adresses favorites enregistrés. Le prix est immédiat si les adresses sont choisies parmi les suggestions géolocalisées, sinon la demande part en devis. Le règlement n’est pas encaissé en ligne : il suit la facture.
Peut-on envoyer une seule facture par mois à un client entreprise ?
Oui. La fonction « facturer une période » regroupe tous les transports d’un client professionnel sur la période choisie en une facture, avec une ligne par transport. La numérotation reste continue, et toute correction passe par un avoir. L’échéance suit le délai de paiement enregistré sur la fiche du client.
Mettez vos navettes d’entreprise sur des rails
Montrez-nous une de vos lignes et un client entreprise : nous la paramétrons avec vous pendant la démonstration, jusqu’à la facture du mois.