Beaucoup d’entreprises de transport ont connu ce matin-là : l’ordinateur du bureau ne démarre plus, et avec lui le fichier qui contenait les courses de la semaine. Un logiciel de transport de personnes en ligne ne vit pas sur une machine. Il s’ouvre dans un navigateur, depuis le bureau comme depuis une tablette posée sur le comptoir, pendant que les chauffeurs ont leurs missions sur leur téléphone. Voici ce que ce mode de fonctionnement change au quotidien, et ce qu’il ne change pas.
Logiciel transport SaaS : ce que cela veut dire pour un transporteur
SaaS signifie que le logiciel est fourni comme un service : il tourne sur les serveurs de l’éditeur, et vous y accédez par Internet avec un identifiant. Pas de serveur à acheter, pas de licence à installer poste par poste, pas de copie du fichier à faire le soir sur une clé USB. Vous payez un abonnement mensuel, et l’éditeur s’occupe de l’hébergement et de la maintenance.
Vetilys fonctionne ainsi, avec trois applications branchées sur la même base : Transport Cloud pour l’exploitation, le portail Transport Client pour vos clients et l’application Transport Mobile pour vos chauffeurs. Une réservation saisie au bureau devient une mission sur le téléphone du chauffeur sans export ni ressaisie. Le logiciel affiche une mention claire sur ce point : les données sont hébergées en France.
Un logiciel transport sans installation : les premiers jours
Démarrer ne demande ni technicien ni rendez-vous d’installation. Le compte se crée en ligne, avec un essai gratuit de 14 jours, et l’essentiel du travail consiste à décrire votre entreprise.
Renseigner l’entreprise
Raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire, numéro d’inscription au registre, IBAN : ces mentions sont reprises automatiquement sur vos factures.
Poser vos tarifs
Tarif général par catégorie de véhicule, forfaits pour vos trajets fréquents, majorations de nuit ou de week-end. Le prix est ensuite calculé par le serveur.
Ajouter véhicules et chauffeurs
Catégories, places, échéances ; puis chaque chauffeur reçoit une invitation à installer l’application sur son téléphone.
Saisir les premières courses
Les réservations à venir passent dans le planning, les chauffeurs les reçoivent, la facture suit la course.
L’application chauffeur s’installe comme n’importe quelle application, sur Android ou iOS. Le détail de son fonctionnement est sur la page de l’application chauffeur pour Android et iOS.
Accès au logiciel depuis ordinateur, tablette et téléphone
Chaque personne de l’entreprise n’utilise pas le même écran, et c’est normal. Le tableau ci-dessous résume qui fait quoi, et sur quel appareil.
| Qui | Appareil | Ce qu’il utilise |
|---|---|---|
| Dirigeant, régulateur, comptable | Ordinateur ou tablette, dans le navigateur | Transport Cloud : réservations, planning, dispatch, factures, rapports. |
| Chauffeur | Téléphone Android ou iOS | Transport Mobile : missions, navigation, frais, incidents. |
| Client particulier ou entreprise | Ordinateur ou téléphone | Le portail : réservation, devis, factures, suivi du chauffeur. |
Une remarque utile : Transport Cloud est pensé pour l’écran d’un ordinateur ou d’une tablette, parce que le planning et la carte du dispatch demandent de la place. Sur la route, c’est l’application chauffeur qui prend le relais, y compris quand le dirigeant conduit lui-même.
Plusieurs utilisateurs dans le même logiciel, sans écrasement
Le vrai avantage d’un outil en ligne apparaît quand deux personnes travaillent en même temps. Chacun se connecte avec son propre compte et un rôle : administrateur, régulateur, comptable ou chauffeur. Chaque rôle ouvre ce qui le concerne : le planning et le dispatch pour le régulateur, les factures et les règlements pour la comptabilité.
Dans le planning des chauffeurs, chaque déplacement par glisser-déposer est validé par le serveur. Si deux régulateurs touchent à la même mission à quelques secondes d’écart, l’un ne peut pas écraser le travail de l’autre sans le savoir. Un journal d’audit garde la trace des modifications importantes.
Et quand le réseau ne suit pas ?
Un logiciel en ligne dépend d’Internet, il serait malhonnête de dire le contraire. Au bureau, Transport Cloud a besoin d’une connexion. Pour les chauffeurs, qui passent leurs journées entre parkings souterrains et routes de montagne, l’application a été conçue pour tenir : les missions restent en cache, et les actions faites hors réseau (sur place, passager à bord, fin de mission) sont horodatées puis envoyées dans l’ordre au retour du signal, avec leur heure réelle.
Sécurité d’un logiciel de transport de personnes en ligne : ce qu’il faut vérifier
Confier ses fichiers clients et ses factures à un service en ligne mérite quelques questions. Voici celles que nous vous conseillons de poser à tout éditeur, et les réponses de Vetilys :
- Double authentification par application (TOTP) disponible, et liste des sessions et appareils connectés, révocables à tout moment.
- Chaque entreprise est isolée des autres : vos données ne sont pas visibles par un autre transporteur abonné.
- Les justificatifs sont privés et se téléchargent par un lien temporaire de 15 minutes.
- La position des chauffeurs n’est transmise que pendant une mission en cours, jamais en dehors.
- Fréquence des sauvegardes, durée de conservation, récupération des données en cas de départ : demandez-les par écrit. Nous y répondons en démonstration.
La page sécurité et protection des données détaille ces points, et le guide sur le RGPD dans le transport de personnes rappelle les principes à respecter de votre côté.
Un abonnement mensuel, des limites connues à l’avance
Le prix d’un logiciel en ligne se lit sur une grille, pas sur un devis d’installation. Vetilys propose quatre formules, de 49 € HT par mois pour deux chauffeurs et deux véhicules à une formule Entreprise sur devis. Les limites de chaque formule (chauffeurs, véhicules, utilisateurs) sont vérifiées par le logiciel, et ce qui n’est pas inclus est masqué plutôt que proposé puis bloqué. Le détail est sur la page des tarifs ; pour une vue d’ensemble des fonctions, voyez la présentation du logiciel de transport de personnes ou les autres logiciels par activité.
Faut-il installer quelque chose pour utiliser un logiciel de transport en ligne ?
Au bureau, non : Transport Cloud s’ouvre dans le navigateur d’un ordinateur ou d’une tablette. Seuls les chauffeurs installent l’application Transport Mobile sur leur téléphone Android ou iOS, à partir de l’invitation envoyée depuis leur fiche. Vos clients réservent sur le portail, sans rien installer non plus.
Peut-on utiliser le logiciel à plusieurs en même temps ?
Oui. Chaque utilisateur a son compte et son rôle (administrateur, régulateur, comptable, chauffeur), dans la limite prévue par la formule. Les modifications du planning sont validées par le serveur, si bien que deux régulateurs qui travaillent en même temps ne peuvent pas écraser leurs changements respectifs.
Où sont hébergées les données d’un logiciel de transport SaaS ?
Cela dépend de l’éditeur : posez toujours la question. Pour Vetilys, le logiciel affiche la mention « données hébergées en France ». Chaque entreprise est isolée des autres, les justificatifs sont téléchargés par lien temporaire, et la double authentification est disponible pour tous les utilisateurs.
L’application chauffeur fonctionne-t-elle sans réseau ?
Oui, en mode dégradé. Les missions déjà reçues restent consultables, et les changements d’étape faits sans réseau sont enregistrés avec leur heure réelle puis transmis dans l’ordre dès que la connexion revient. Le bureau retrouve ainsi un historique exact, même après un passage en zone blanche.
Essayez un logiciel qui tient dans un navigateur
Créez votre compte d’essai de 14 jours ou demandez une démonstration : nous ouvrons Transport Cloud, l’application chauffeur et le portail côte à côte.