Un hôtel vous référence comme partenaire et demande, avant la première course, votre numéro d’inscription au registre. Vous l’avez quelque part, sur une attestation enregistrée il y a des années. L’inscription au registre VTC est la démarche qui autorise votre entreprise à exploiter des voitures de transport avec chauffeur ; elle ne se fait qu’une fois par période de validité, ce qui explique qu’on l’oublie. Ce guide rappelle à quoi elle sert, qui doit la faire, comment elle se déroule dans les grandes lignes et où votre numéro doit vivre au quotidien.
Les conditions, pièces à fournir et durées sont fixées par les textes et peuvent changer. Nous ne les détaillons pas ici : la référence reste le téléservice du ministère chargé des transports et les fiches du site officiel entreprendre.service-public.gouv.fr.
L’inscription au registre VTC : à quoi elle sert
En France, l’activité de VTC repose sur deux autorisations distinctes, qu’on confond souvent :
- la carte professionnelle VTC, délivrée par la préfecture, concerne le conducteur : elle atteste qu’il peut conduire un VTC ;
- l’inscription au registre des exploitants de VTC, tenu par le ministère chargé des transports, concerne l’entreprise : elle atteste qu’elle peut exploiter cette activité et proposer des courses réservées à l’avance.
Un chauffeur titulaire de sa carte ne peut donc pas travailler seul sans entreprise inscrite, et une entreprise inscrite ne peut pas faire rouler un conducteur sans carte. Les deux se vérifient, et les deux ont leurs échéances. Pour la partie conducteur, voyez notre guide sur les documents obligatoires du chauffeur VTC.
Registre des exploitants VTC : qui doit s’inscrire
L’obligation vise l’exploitant, c’est-à-dire l’entreprise qui vend et organise les courses. Trois situations fréquentes :
| Situation | Qui est l’exploitant |
|---|---|
| Chauffeur indépendant qui travaille avec sa propre clientèle | Son entreprise, même individuelle : elle doit être inscrite |
| Société qui emploie des chauffeurs salariés | La société, une seule inscription pour l’entreprise |
| Société qui confie des courses à des confrères | Chaque confrère, pour les courses qu’il exécute avec ses propres véhicules et chauffeurs |
Ce dernier cas mérite attention : quand vous sous-traitez, vérifiez que le partenaire est lui-même inscrit. Votre client, lui, vous tiendra pour responsable de la course.
Comment se déroule l’inscription au registre VTC
La démarche se fait en ligne, auprès du téléservice du ministère chargé des transports. Sans entrer dans un détail qui pourrait changer, elle suit un déroulé classique :
Préparer le dossier
Rassemblez les justificatifs listés sur le téléservice le jour où vous déposez votre demande, pas une liste trouvée sur un forum il y a deux ans.
Déposer la demande en ligne
Remplissez le formulaire avec les informations exactes de l’entreprise : celles qui figureront ensuite sur vos documents commerciaux.
Recevoir l’attestation et le numéro
Une fois l’inscription accordée, conservez l’attestation et notez le numéro d’inscription et sa date de fin de validité.
Reporter le numéro partout où il sert
Factures, conditions générales, site internet, dossiers de référencement : un numéro saisi une fois, au bon endroit, évite les oublis.
Si vous démarrez, l’ordre des étapes entre la création de la société, la carte professionnelle et l’inscription est présenté dans le guide pour créer une entreprise VTC.
Numéro d’inscription au registre sur les documents : où le faire figurer
Votre numéro d’inscription n’a d’utilité que s’il est retrouvable, par vous comme par ceux qui vous le demandent, souvent au moment le moins pratique. Les endroits où l’on vous le demandera le plus :
- vos factures, à côté de votre SIRET et de votre numéro de TVA intracommunautaire ;
- vos conditions générales de vente et les mentions de votre site internet ;
- les dossiers de référencement des hôtels, conciergeries et entreprises, qui le réclament avant de vous confier des clients ;
- les échanges avec un confrère qui vous sous-traite des courses.
Dans Vetilys, le numéro d’inscription au registre se saisit une fois dans les paramètres de l’entreprise, avec la raison sociale, le SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire, l’IBAN et le BIC. Il est ensuite repris sur chaque facture, que votre client télécharge en PDF depuis son espace. Le contenu d’une facture complète est détaillé dans notre guide sur les mentions obligatoires d’une facture VTC, et le circuit complet sur la page facturation du transport de personnes.
Renouvellement de l’inscription VTC et changements à déclarer
L’inscription n’est pas acquise pour toujours : elle a une durée de validité et doit être renouvelée. La date figure sur votre attestation ; reportez-la dans le même agenda que les échéances de vos cartes professionnelles et de vos assurances, avec une alerte suffisamment en amont pour préparer le dossier sans précipitation.
Entre deux renouvellements, certaines modifications de votre entreprise peuvent devoir être signalées. Renseignez-vous sur le téléservice dès qu’un changement important intervient : déménagement du siège, changement de dirigeant, évolution de l’activité.
Registre VTC ou registre des transporteurs : ne pas confondre
Au-delà de 9 places, conducteur compris, le transport ne relève plus du cadre VTC mais du transport public routier de personnes : inscription au registre des transporteurs, permis adapté, règles propres. Une entreprise qui ajoute un minibus de grande capacité à ses berlines change donc de cadre pour ce véhicule. Le sujet est abordé sur la page consacrée au transport de groupe en minibus ; pour l’activité VTC au quotidien, la page logiciel pour société VTC montre comment s’organisent réservation préalable, clientèle pro et facturation. D’autres démarches sont expliquées dans nos guides réglementaires et pratiques.
Quelle différence entre la carte professionnelle VTC et l’inscription au registre ?
La carte professionnelle concerne le conducteur et est délivrée par la préfecture. L’inscription au registre des exploitants de VTC concerne l’entreprise qui exploite l’activité et relève du ministère chargé des transports. Un chauffeur indépendant qui travaille avec sa propre clientèle a besoin des deux : sa carte et l’inscription de son entreprise.
Où trouver son numéro d’inscription au registre VTC ?
Il figure sur l’attestation délivrée lors de l’inscription et dans votre espace sur le téléservice du ministère chargé des transports. Saisissez-le dans les paramètres de votre entreprise, et sa date de fin de validité dans votre agenda d’échéances : il sera ainsi repris sur vos factures et facile à communiquer aux hôtels ou aux confrères qui le demandent.
L’inscription au registre VTC doit-elle être renouvelée ?
Oui, elle a une durée de validité limitée et doit être renouvelée avant son terme. Les modalités et délais sont précisés par les textes et sur le site officiel. Suivez la date comme une échéance à part entière, avec une alerte plusieurs semaines à l’avance pour constituer le dossier.
Peut-on prendre des courses VTC avant d’être inscrit au registre ?
En principe non : l’inscription de l’entreprise au registre des exploitants est une condition pour exploiter une activité de VTC. Tant qu’elle n’est pas accordée, ne vendez pas de courses en votre nom. Un conducteur titulaire de sa carte professionnelle peut en revanche travailler pour un exploitant déjà inscrit, dans le cadre convenu avec lui.
Vos mentions saisies une fois, reprises partout
Découvrez en démonstration comment Vetilys reprend votre numéro d’inscription, votre SIRET et vos coordonnées bancaires sur chaque facture.