La facture part un lundi matin, le service comptable d’un client entreprise la renvoie le jeudi : il manque le numéro de TVA intracommunautaire, la date de la course n’apparaît nulle part et le montant HT n’est pas isolé. Trois semaines de paiement perdues. Les mentions obligatoires d’une facture VTC ne sont pas un sujet passionnant, mais une facture incomplète est une facture payée en retard, et parfois un risque en cas de contrôle. Voici la liste, ligne par ligne, avec les points propres au transport de personnes.
Ce guide reprend les mentions générales d’une facture en France et les adapte à une activité de transport. Les textes évoluent, notamment avec la réforme de la facture électronique : vérifiez la liste à jour sur le site officiel entreprendre.service-public.gouv.fr et faites valider vos modèles par votre expert-comptable.
Les mentions obligatoires d’une facture VTC, bloc par bloc
Une facture se lit de haut en bas : qui facture, à qui, quoi, combien, pour quand. Rangez vos mentions dans cet ordre, le comptable de votre client les cherchera au même endroit.
| Bloc | Mentions attendues en principe | Remarque transport |
|---|---|---|
| Vous, le prestataire | Nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique et capital pour une société, numéro de TVA intracommunautaire si vous en avez un | Ajoutez votre numéro d’inscription au registre des exploitants de VTC, que vos clients professionnels peuvent vous demander |
| Le client | Nom ou raison sociale, adresse de facturation | Le client payeur n’est pas toujours le passager : facturez celui qui paie |
| La facture | Numéro unique, date d’émission | Voir plus bas la règle de numérotation |
| La prestation | Date de la prestation, désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxe | Date, heure, trajet et catégorie de véhicule pour chaque course |
| Les montants | Taux de TVA, montant de TVA, total HT, total TTC, remises éventuelles | Le transport de voyageurs relève en principe du taux de 10 % |
| Le paiement | Date d’échéance, conditions d’escompte, taux des pénalités de retard | Entre professionnels : indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement |
Pour les délais de paiement entre professionnels, la règle générale est de 60 jours à compter de la date d’émission, ou 45 jours fin de mois si c’est convenu. Écrivez l’échéance en clair sur la facture : « à 30 jours » oblige le client à faire le calcul, une date ne se discute pas.
Ce qui est propre au transport de personnes
Les mentions générales valent pour toutes les entreprises. Une facture de transport doit en plus permettre au client de retrouver chaque course sans vous appeler.
- Le trajet : lieu de prise en charge et destination, avec les étapes intermédiaires s’il y en a.
- La date et l’heure de chaque course, pas seulement la date de facture.
- La référence du client : numéro de bon de commande, centre de coûts, nom du collaborateur transporté si l’entreprise le demande. Limitez-vous à ce qui est utile : une facture circule, les données des passagers aussi.
- Les suppléments sur des lignes distinctes : attente, bagages, majoration de nuit ou de jour férié. Un client accepte mieux un supplément qu’il comprend.
- Les débours, comme un péage engagé au nom et pour le compte du client, sur une ligne à part : leur traitement en TVA obéit à des conditions strictes, détaillées dans notre guide sur la TVA du transport de personnes.
La numérotation des factures : une suite continue, sans trou
Chaque facture porte un numéro unique, pris dans une suite chronologique et continue. Pas de numéro sauté, pas de doublon, pas de facture supprimée. Vous pouvez utiliser plusieurs séries, par exemple un préfixe par année ou par activité, à condition que chacune reste continue.
La conséquence pratique est simple : une facture émise ne se modifie plus. Une erreur de tarif, une course facturée deux fois, un client qui conteste une attente ? On émet un avoir qui annule tout ou partie de la facture, puis une nouvelle facture si besoin. L’historique reste lisible, et votre comptable vous remerciera.
Le tableur atteint vite ses limites sur ce point : une ligne effacée par erreur et la suite est cassée. C’est une des raisons qui poussent à passer à un logiciel de facturation pour le transport de personnes.
Facture client particulier VTC : ce qui change
Pour un particulier, les mentions obligatoires d’une facture VTC se simplifient : son nom, son adresse si vous l’avez, la course, le prix. Quelques différences tout de même :
- l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement ne concerne que les relations entre professionnels ;
- un particulier raisonne en TTC : affichez clairement le prix toutes taxes comprises, celui qu’il a accepté à la réservation ;
- les règles de remise d’une note ou d’une facture à un particulier sont précisées par les textes ; en pratique, remettre une facture pour chaque course règle la question ;
- avec la réforme, les ventes aux particuliers ne passent pas par la facture électronique mais par la transmission de données (e-reporting), comme l’explique notre guide sur la facturation électronique dans le transport.
Un modèle de facture VTC commenté
Voici à quoi ressemble une facture complète. L’exemple est fictif ; le forfait reprend le tarif de démonstration « Aéroport Nice ⇄ Cannes (berline) » à 95 € HT.
| Désignation | Qté | PU HT | TVA | Total HT |
|---|---|---|---|---|
| Transport du 12/10/2026 à 14 h 30 — Aéroport Nice Côte d’Azur T2 → Cannes, berline, réf. client BC-2231 | 1 | 95,00 € | 10 % | 95,00 € |
| Attente au-delà de la franchise, 20 minutes | 1 | 10,00 € | 10 % | 10,00 € |
| Péage (débours) engagé pour le compte du client | 1 | 4,60 € | 0 % | 4,60 € |
Total HT : 109,60 €, dont TVA à 10 % sur 105,00 €, soit 10,50 € ; total TTC : 120,10 €. En haut de la facture : votre identité complète, celle du client, le numéro (par exemple F2026-000124) et la date d’émission. En bas : l’échéance en toutes lettres, les pénalités de retard, l’indemnité de 40 € puisque le client est une entreprise, et vos coordonnées bancaires. Le montant d’attente et le traitement du péage sont des hypothèses à adapter à vos conditions et à valider avec votre expert-comptable.
Dans Vetilys
Ce que le logiciel remplit à votre place
Vous saisissez une fois, dans les paramètres de l’entreprise, votre raison sociale, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, numéro d’inscription au registre, IBAN, BIC et pied de page. Ils sont repris sur chaque facture.
Les lignes viennent des réservations : date, trajet, lien vers la course, TVA à 10 % calculée, débours sur une ligne à 0 %. La numérotation est continue, le contenu est figé à l’émission et toute correction passe par un avoir.
Le logiciel de facturation VTC
Ce qui reste à votre charge : la rédaction de vos conditions de paiement dans le pied de page, la vérification de vos conditions générales et l’exactitude des fiches clients, notamment l’adresse de facturation des comptes professionnels. Si vous n’êtes pas encore inscrit, le guide sur l’inscription au registre VTC explique où trouver ce numéro. Et pour les factures qui tardent malgré tout, voyez comment relancer une facture impayée sans braquer le client. Les autres sujets de gestion sont regroupés dans nos guides pratiques du transport de personnes.
Peut-on modifier une facture VTC déjà émise ?
Non. Une facture émise ne se corrige pas et ne se supprime pas, sous peine de casser la numérotation continue. On émet un avoir qui annule tout ou partie de la facture, puis une facture rectifiée si nécessaire. Les deux documents restent dans votre historique et dans votre comptabilité.
Faut-il faire une facture pour chaque course VTC ?
Pour un particulier, une facture par course est le plus simple. Pour un client professionnel régulier, vous pouvez regrouper les courses d’une période sur une seule facture, à condition que chaque course y figure avec sa date, son trajet et son prix. Convenez de la périodicité avec le client.
Quelles mentions ajouter sur une facture destinée à une entreprise ?
En plus des mentions générales, indiquez la date d’échéance, le taux des pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Ajoutez les références que le client vous demande, comme un bon de commande ou un centre de coûts : sans elles, la facture reste souvent bloquée en validation.
Une facture VTC peut-elle être établie sans TVA ?
Oui dans certains cas, par exemple si votre entreprise relève de la franchise en base de TVA : vous ne facturez alors pas de TVA et une mention spécifique doit figurer sur la facture. Les conditions d’éligibilité et la formulation exacte sont à vérifier avec votre expert-comptable.
Des factures complètes dès la première course
Voyez en démonstration comment Vetilys reprend vos mentions, numérote sans trou et transforme chaque course en ligne de facture.