Dans le haut de gamme, le client ne paie pas seulement un trajet. Il paie le fait de ne jamais répéter son adresse, de trouver la même voiture impeccable, d’être attendu à l’heure et de ne rien entendre de ses affaires ailleurs. Un logiciel chauffeur privé doit donc d’abord retenir : les habitudes, les consignes, les personnes qui réservent pour d’autres. Ensuite seulement viennent le planning et la facture, qui doivent être aussi soignés que le service.
Gestion clientèle chauffeur privé : retenir ce que le client ne veut pas répéter
La fiche client de Vetilys rassemble les contacts, les sites et adresses, la langue, la remise accordée, le délai de paiement et tout l’historique des réservations et de la facturation. Pour un client fidèle, c’est la mémoire de la maison : on voit d’un coup d’œil qu’il réserve toujours la berline luxe pour l’aéroport le lundi matin, qu’il a annulé deux fois en décembre et que sa dernière facture est réglée.
Les consignes, elles, se placent sur la réservation, à deux niveaux. Les instructions de prise en charge et les notes chauffeur partent dans l’application du chauffeur : « attendre dans le hall, ne pas appeler avant 7 h », « bouteille d’eau plate à l’arrière ». Les notes internes restent au bureau, pour ce que l’équipe doit savoir sans que ce soit écrit sous les yeux du passager.
Logiciel chauffeur privé haut de gamme : la berline luxe a son propre prix
La berline luxe n’est pas une berline avec un supplément arbitraire. Dans Vetilys, c’est une catégorie de véhicule à part entière, avec son tarif : prise en charge, kilomètre et minute qui lui sont propres, forfaits par trajet déclinés pour elle, demi-journée et journée. Vos meilleurs clients peuvent bénéficier d’un contrat client, c’est-à-dire d’un tarif qui leur est propre, appliqué automatiquement à leurs réservations. Et quand vous avez convenu d’un prix au téléphone, le prix négocié saisi à la main remplace le calcul.
Dans tous les cas, le prix est fixé avant que le client confirme et le détail du calcul est figé sur la réservation : un changement de grille en cours d’année ne modifie ni les réservations confirmées ni les factures émises. Les règles possibles sont décrites sur la page du calcul du prix des courses. Les contrats clients sont inclus dans la formule Business.
Hôtels et conciergeries
Chauffeur privé, conciergerie et hôtels : ceux qui réservent pour les autres
Une bonne part du travail d’un chauffeur privé vient de prescripteurs : la réception d’un palace, une conciergerie privée, l’assistante d’un dirigeant. Vetilys distingue sur chaque réservation le client payeur, le donneur d’ordre, le demandeur et le passager, et l’hôtel comme la conciergerie sont des types de clients prévus. Quand la conciergerie réserve à 23 h pour une prise en charge le lendemain à 7 h, elle peut le faire sur votre portail, depuis un compte entreprise avec ses établissements, ses adresses favorites et ses collaborateurs invités. En fin de mois, une seule facture regroupe ses courses. La page consacrée aux chauffeurs qui travaillent pour les hôtels et conciergeries détaille cette relation.
Un portail de réservation à votre nom, pas à celui d’une plateforme
Votre clientèle haut de gamme vous a choisi, vous. Le portail Transport Client s’affiche à votre nom, avec votre logo et vos couleurs, sur un sous-domaine du type votre-entreprise.vetilys.fr ou sur votre propre domaine. Il est disponible en cinq langues, ce qui compte pour une clientèle étrangère de passage. Vous décidez s’il affiche un prix immédiat ou s’il recueille une demande de devis, ce que beaucoup de chauffeurs privés préfèrent pour les prestations sur mesure. Vous fixez aussi le délai minimum de réservation et les conditions d’annulation affichées.
Le client y retrouve ses prochains trajets, suit son chauffeur pendant la course et télécharge ses factures en PDF. Le portail s’intègre à votre site par un widget, et un QR code peut figurer sur votre carte de visite. Les réglages possibles sont présentés sur la page du portail client à vos couleurs.
La discrétion fait partie de la prestation
Un chauffeur privé transporte des personnes qui tiennent à leur vie privée. Dans un logiciel chauffeur privé, cela se traduit par des choses simples. Chaque utilisateur a un rôle (administrateur, régulateur, comptable, chauffeur) et n’accède qu’à ce qui le concerne. La double authentification protège les comptes, les sessions ouvertes sont listées et révocables, et un journal d’audit garde la trace des actions. La position du chauffeur n’est partagée que pendant la mission, jamais en dehors. Le logiciel indique que les données sont hébergées en France.
Si vous exercez sous le statut VTC, avec ses obligations de réservation préalable et de carte professionnelle, la page du logiciel VTC aborde ces points. Si votre activité tourne surtout autour de journées complètes au service d’un même client, voyez celle du logiciel de mise à disposition de chauffeur.
Pour une vue d’ensemble, de la demande à l’encaissement, la page du logiciel transport de personnes fait le tour, et la rubrique des logiciels pour transporteurs de personnes passe en revue les autres activités.
Fidéliser une clientèle de ce niveau tient aussi à des conditions claires et tenues dans la durée. Le guide pour fidéliser ses clients professionnels donne des pistes sur les contrats, les conditions de paiement et la facture mensuelle.
Chauffeur privé : vos questions
Quel logiciel pour un chauffeur privé qui travaille seul ?
Un outil qui tienne vos réservations, vos prix et vos factures sans vous obliger à rester devant un ordinateur. Vetilys fonctionne dans le navigateur pour le bureau et dans l’application chauffeur pour la route. Pour un indépendant, la formule Starter (49 € HT par mois, jusqu’à deux chauffeurs et deux véhicules) suffit souvent pour commencer : réservations, planning, devis, factures et application chauffeur. Le portail client arrive avec la formule Pro.
Comment noter les préférences d'un client fidèle ?
Sur sa fiche client pour ce qui est permanent (langue, contacts, adresses, remise, délai de paiement), et sur chaque réservation pour ce qui concerne la course : instructions de prise en charge, notes chauffeur, notes internes. Les notes chauffeur et les instructions apparaissent dans l’application du chauffeur ; les notes internes restent dans Transport Cloud.
Un hôtel peut-il réserver un chauffeur privé pour ses clients en ligne ?
Oui. L’hôtel dispose d’un compte entreprise sur votre portail, avec ses établissements, ses adresses favorites et les collaborateurs de la réception invités à réserver. Sur la réservation, l’hôtel est le client payeur et le voyageur est le passager. Les courses du mois peuvent ensuite être regroupées sur une seule facture, que l’hôtel retrouve dans son espace.
Peut-on appliquer un tarif particulier à un client haut de gamme ?
Oui, de deux façons. Le contrat client, inclus dans la formule Business, définit un tarif propre à un client, appliqué à toutes ses réservations. Pour un cas ponctuel, le prix négocié saisi à la main remplace le calcul. Dans les deux cas, le prix est figé sur la réservation et ne bouge plus, même si vous modifiez votre grille.
Donnez à votre service le logiciel qu'il mérite
Voyez en démonstration comment Vetilys retient les habitudes de vos clients et comment vos hôtels partenaires réservent sur votre portail.