Le premier vol décolle à 6 h 50, le client veut être pris à 4 h 45 devant son hôtel de Cannes, il voyage avec trois valises. Le soir même, un autre client atterrit avec cinquante minutes de retard et votre chauffeur tourne autour du terminal. Un logiciel navette aéroport doit tenir ces deux réalités : un prix connu d’avance pour chaque trajet, et une réservation qui contient tout ce que le chauffeur doit savoir au hall des arrivées.
Gestion des transferts aéroport : une réservation qui contient tout
Dans Vetilys, le transfert aéroport et le transfert gare sont des types de réservation à part entière, à côté de la course simple et de la mise à disposition. La fiche rassemble ce qu’on notait autrefois sur un coin de carnet : le nombre de passagers et de bagages, la catégorie de véhicule, le numéro de vol ou de train, le contact sur place, les instructions de prise en charge et les notes destinées au chauffeur. « Pancarte au nom de la société, sortie du terminal 2, appeler l’assistante si retard » : ce genre de consigne se retrouve dans l’application du chauffeur, pas dans la tête du régulateur.
L’aller-retour se saisit en une seule réservation, qui génère deux missions. Le retour peut être confié à un autre chauffeur, dix jours plus tard, sans ressaisie. Le client payeur peut être distinct du passager : l’entreprise paie, le collaborateur voyage, l’assistante réserve.
Numéro de vol sur réservation : saisi, pas synchronisé
Soyons clairs sur ce point, parce qu’il compte au quotidien. Le numéro de vol ou de train est saisi sur la réservation et transmis au chauffeur ; Vetilys ne récupère pas automatiquement les horaires des compagnies. Si le vol de 21 h 10 est annoncé à 22 h, c’est le régulateur, ou le chauffeur qui consulte les arrivées, qui constate le retard. La prise en charge se décale ensuite en quelques secondes en faisant glisser la mission dans le planning, et le chauffeur voit l’horaire à jour sur son téléphone.
Pour les arrivées tôt le matin ou tard le soir, prenez l’habitude de vérifier les horaires la veille et une heure avant l’atterrissage. Le guide consacré au suivi des vols pour un transfert aéroport propose une routine simple, adaptée à une petite équipe.
Des forfaits par trajet, affichés avant la confirmation
Sur l’aéroport, le client compare et veut un prix ferme. Le moteur tarifaire de Vetilys accepte des trajets forfaitaires, comme dans l’exemple de démonstration « Aéroport Nice ⇄ Cannes (berline) », déclinés par catégorie : le même trajet n’a pas le même prix en berline, en berline luxe ou en van. Hors forfait, le tarif général s’applique (prise en charge, kilomètres et minutes), avec les majorations de nuit, de week-end ou de jour férié et le supplément bagages si vous l’avez prévu.
Le détail du calcul est figé sur la réservation dès qu’elle est confirmée. Si vous relevez votre forfait au printemps, les transferts déjà vendus pour l’été gardent leur prix. Les règles se paramètrent sur la page du calcul du prix des courses, et la façon de construire ses forfaits (par trajet, par catégorie, attente, nuit) fait l’objet d’un guide sur le tarif d’un transfert aéroport. Sur votre portail, un voyageur qui choisit « aéroport » puis l’une des adresses suggérées voit le forfait correspondant avant de valider ; une adresse non reconnue transforme la demande en devis.
Attente, parking et bagages : les frais du terrain remontent au bureau
À l’aéroport, les frais s’accumulent vite : le parking du dépose-minute, quarante minutes d’attente pour un vol retardé, une valise de golf en plus. Le chauffeur les déclare depuis l’application, au moment où ils se produisent : parking, péage, attente en minutes, bagages supplémentaires ou autre frais, avec un montant TTC et une note. Ils remontent dans Transport Cloud avec la mission, et vous les retrouvez au moment de facturer. La photo du ticket n’est pas encore prise en charge : le justificatif papier reste à conserver.
Si le passager ne se présente pas, le chauffeur déclare l’absence passager depuis son téléphone, après le délai d’attente que vous fixez dans vos conditions. Le dispatch reçoit une alerte, l’heure est enregistrée, et vous avez de quoi en parler avec le client.
Navettes et circuits
Navette hôtel aéroport : une ligne, des arrêts, des places
Une navette d’hôtel ne se gère pas comme une suite de transferts privés. Vetilys la traite comme une ligne régulière, distincte des réservations individuelles : des arrêts avec leurs temps de parcours (dans la démonstration, Hôtel → Gare +12 min → Aéroport T1 +28 min → T2 +33 min), des horaires, des jours de circulation et une capacité. Les départs sont générés à partir de ces règles, chaque départ affiche ses places réservées, par exemple 3/7, et la ligne porte un chauffeur et un véhicule par défaut. Les hôtels qui confient ce service attendent aussi une facture claire en fin de mois, sujet développé sur la page du logiciel de transport pour hôtels.
Les navettes régulières en détail
Logiciel transfert gare et aéroport : à qui il s’adresse
Les entreprises qui vivent du transfert ont un rythme à part : des pics à l’aube et en soirée, beaucoup de retours à vide, des clients étrangers qui réservent depuis leur téléphone. Le même logiciel navette aéroport couvre aussi la gare : numéro de train à la place du numéro de vol, rendez-vous en tête de quai ou au point de rencontre du hall, mêmes règles de prix et d’attente. Le tableau de bord affiche d’ailleurs les kilomètres à vide estimés, utile pour juger un forfait retour.
Le métier lui-même, avec ses arrivées, ses retards et ses navettes partagées ou privatives, est décrit sur la page dédiée aux entreprises de navettes aéroport et gare. Si vous cherchez un outil plus large, qui couvre aussi la mise à disposition et les comptes pro, la page sur le logiciel transport de personnes fait le tour complet, tandis que la rubrique des logiciels pour sociétés de transport de personnes classe les autres usages. Les navettes et circuits sont inclus dans la formule Business ; les transferts individuels sont gérés dès la formule Starter.
Navettes et transferts aéroport : vos questions
Le logiciel navette aéroport suit-il les vols en retard automatiquement ?
Non. Le numéro de vol ou de train est saisi sur la réservation et visible par le chauffeur, mais Vetilys ne synchronise pas les horaires des compagnies. Le régulateur ou le chauffeur vérifie l’heure d’arrivée, puis décale la mission dans le planning par glisser-déposer. Le chauffeur reçoit l’horaire mis à jour dans son application. Une vérification la veille et une heure avant l’atterrissage suffit dans la plupart des cas.
Comment fixer un forfait aéroport par catégorie de véhicule ?
Vous créez une règle de trajet forfaitaire, par exemple aéroport vers une ville, puis vous la déclinez par catégorie : berline, berline luxe, van, minibus. Le prix s’applique dès que la réservation correspond au trajet, avec les majorations prévues pour la nuit ou les jours fériés. Le calcul est figé sur la réservation confirmée : un changement de forfait ne touche pas les transferts déjà vendus.
Comment facturer l'attente d'un vol en retard ?
Le chauffeur déclare l’attente en minutes depuis l’application, avec une note si besoin, au même titre qu’un parking ou un bagage supplémentaire. Le frais remonte avec la mission dans Transport Cloud. Il reste à l’appliquer selon les conditions annoncées au client : temps d’attente inclus, puis facturation au-delà. Écrivez ces conditions noir sur blanc avant la réservation, c’est ce qui évite la discussion.
Peut-on gérer une navette hôtel aéroport avec des places réservées ?
Oui, avec le module navettes et circuits de la formule Business. La ligne est décrite par ses arrêts, ses temps de parcours, ses horaires, ses jours de circulation et sa capacité. Les départs sont générés automatiquement à partir de ces règles et chaque départ affiche le nombre de places réservées sur la capacité totale, avec un chauffeur et un véhicule par défaut.
Mettez vos forfaits aéroport dans Vetilys
En démonstration, nous paramétrons ensemble deux ou trois de vos trajets types et vous voyez le prix, la réservation et la mission chauffeur.