22 h 40, la réception appelle : un client de la chambre 312 doit être à l’aéroport demain pour un vol de 7 h, il a trois valises et voyage avec un enfant. Le concierge veut un prix tout de suite, une confirmation écrite, et la certitude que le chauffeur sera dans le hall à l’heure. Un logiciel transport hôtel sert à répondre à ce genre de demande sans rien perdre en route, puis à facturer l’établissement proprement à la fin du mois.
Ce que la réception d’un hôtel attend de son transporteur
Un hôtel ne choisit pas son transporteur sur un seul trajet. Il le garde s’il n’a jamais à rappeler pour vérifier. Concrètement, la réception attend quatre choses : un prix annoncé avant de le proposer au client, une confirmation qu’elle peut transmettre, un chauffeur qui connaît le nom du voyageur et le lieu exact de la prise en charge, et une facture qui se rapproche facilement de ses propres dossiers.
Le transporteur, lui, doit gérer des interlocuteurs qui changent à chaque service. Le concierge de jour réserve, le réceptionniste de nuit modifie l’heure, le directeur d’hébergement reçoit la facture. Sans outil commun, la même course existe en trois versions : un mail, un message sur le téléphone du gérant et une ligne dans l’agenda.
Ouvrir un compte hôtel chez le transporteur
Dans Vetilys, un hôtel est un client professionnel à part entière, avec son type (hôtel, conciergerie, agence de voyages…). Le compte hôtel du transporteur rassemble les contacts de l’établissement, ses sites quand le groupe en compte plusieurs, son délai de paiement, une remise éventuelle et sa langue. L’historique des réservations et de la facturation est consultable depuis la même fiche.
Si vous avez négocié avec l’hôtel des prix qui lui sont propres, ils s’enregistrent comme un contrat client : le tarif s’applique à ses réservations et le détail du calcul reste figé sur chacune. Les forfaits du type « Aéroport ⇄ hôtel en berline » se paramètrent aussi, ce qui évite de recalculer un trajet que vous faites dix fois par semaine. Cette mécanique est commune à toutes les activités décrites sur la page du logiciel de transport de personnes.
Conciergerie : la réservation de chauffeur pour le compte d’un client
Le cas le plus fréquent est celui où la personne qui réserve n’est ni celle qui voyage, ni celle qui paie. Vetilys garde ces trois rôles séparés : le client payeur (l’hôtel), le demandeur (le concierge) et les passagers (le client de l’hôtel et sa famille). Ajoutez un contact sur place si quelqu’un doit accueillir le chauffeur, et des instructions de prise en charge : « attendre au comptoir du concierge », « pancarte au nom de M. et Mme Rossi », « siège enfant demandé ».
- La réservation peut être saisie par votre équipe, ou directement par la réception sur votre portail client, disponible en cinq langues ; un QR code posé au comptoir y mène en un geste, comme l’explique la page sur le module de réservation en ligne.
- Le prix s’affiche immédiatement quand les adresses sont choisies parmi les suggestions géolocalisées ; sinon, la demande part en devis.
- Un délai minimum de réservation en ligne se règle dans les paramètres, pour éviter la commande à 23 h pour 5 h du matin sans que personne ne la voie.
- Le numéro de vol se saisit sur la réservation. Les horaires ne se mettent pas à jour seuls : en cas de retard annoncé, c’est vous qui décalez la mission.
Pour la réception, le principal changement est de ne plus dépendre d’un appel : elle réserve, consulte ses trajets à venir et suit le chauffeur depuis l’espace client du portail de réservation en ligne.
Lignes régulières
La navette hôtel–aéroport gérée comme une ligne
Quand l’hôtel propose une navette à heures fixes, il ne s’agit plus de transferts individuels. Le module navettes et circuits permet de la décrire comme une ligne, avec ses arrêts et les temps de parcours. Dans l’exemple de démonstration : Hôtel, puis la gare à 12 minutes, l’aéroport terminal 1 à 28 minutes et le terminal 2 à 33 minutes.
Les horaires et les jours de circulation génèrent les départs, chacun avec sa capacité et ses places réservées. Pour les transferts privés en berline qui complètent la navette, la page consacrée au logiciel de navette aéroport détaille l’organisation côté exploitation.
Logiciel navette aéroport
Le jour J, du hall de l’hôtel à la dépose
La mission arrive dans l’application du chauffeur avec ce dont il a besoin : le passager, le nombre de bagages, l’adresse exacte et les instructions saisies par la conciergerie. Il accepte la mission, signale qu’il est en approche puis sur place, et peut appeler le passager ou le dispatch d’un geste. Pendant la mission, et seulement pendant, sa position est partagée : c’est ce qui permet à la réception de suivre son arrivée.
Le client de l’hôtel ne descend pas ? Le chauffeur peut noter une attente en minutes dans ses frais, puis déclarer une absence passager si personne ne se présente. Le dispatch reçoit l’alerte dans Transport Cloud, et vous appliquez la politique d’annulation convenue avec l’hôtel plutôt qu’une discussion au cas par cas le lendemain.
Facturer l’hôtel sans perdre le fil des séjours
La plupart des hôtels préfèrent une facture mensuelle à une facture par course. Vetilys regroupe les transports de la période sur une seule facture, une ligne par trajet avec sa date et son itinéraire. Le champ référence client de chaque réservation est utile ici : beaucoup de réceptions y mettent le numéro de chambre ou de dossier, ce qui leur permet de répercuter le transport sur la note du client sans vous rappeler.
Côté hôtel, les factures se retrouvent dans l’espace client, en PDF, avec le reste dû. Côté transporteur, les règlements partiels, les relances et l’export comptable suivent la même facture. Le règlement n’est pas encaissé par le logiciel : il est enregistré quand il arrive. Le détail métier, comme la façon de construire une offre pour un établissement, se trouve sur la page chauffeur pour hôtels et conciergeries.
Plusieurs hôtels, plusieurs façons de travailler
Un palace qui veut une berline luxe à toute heure, une résidence d’affaires qui fait tourner une navette, une conciergerie privée qui réserve pour des clients de passage : ces trois clients n’ont ni les mêmes tarifs ni les mêmes habitudes, mais ils vivent dans le même outil. Si vous travaillez aussi pour des entreprises, la logique est voisine de celle du logiciel de navette d’entreprise. L’ensemble des cas d’usage est présenté sur la page des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Quel logiciel pour gérer les réservations de chauffeur des hôtels ?
Il faut un outil qui distingue l’hôtel qui paie, le concierge qui réserve et le client qui voyage, et qui garde les instructions de prise en charge jusqu’au téléphone du chauffeur. Vetilys fait cela dans la réservation elle-même, et offre à l’hôtel un portail à vos couleurs pour réserver, suivre le chauffeur et télécharger ses factures.
Une conciergerie peut-elle réserver un chauffeur en ligne pour ses clients ?
Oui, avec un compte professionnel sur votre portail. Le concierge saisit le trajet, le nombre de passagers et de bagages, la catégorie de véhicule et ses instructions. Le prix s’affiche immédiatement si les adresses sont reconnues, sinon la demande devient un devis. Le portail est disponible en français, anglais, espagnol, italien et allemand.
Comment facturer un hôtel une fois par mois pour tous les transferts ?
La fonction « facturer une période » regroupe sur une facture tous les transports du client sur le mois, avec une ligne par trajet. La référence saisie sur chaque réservation, par exemple un numéro de chambre, apparaît pour faciliter le rapprochement. L’échéance suit le délai de paiement de la fiche client, et les relances partent de la même facture.
Le logiciel suit-il automatiquement le vol du client de l’hôtel ?
Non. Le numéro de vol est enregistré sur la réservation et visible par le chauffeur, mais les horaires ne sont pas synchronisés avec les compagnies. En cas de retard, le régulateur décale la mission dans le planning et le chauffeur voit la nouvelle heure dans son application.
Proposez aux hôtels un service qu’ils n’ont plus à vérifier
Nous vous montrons le parcours complet : compte hôtel, réservation de la conciergerie, navette vers l’aéroport et facture du mois.