Il est 23 h 15, une cliente veut un transfert pour l’aéroport demain à 6 h, et vous dormez. Soit elle trouve un autre chauffeur, soit elle réserve chez vous, toute seule, au bon prix. Un logiciel réservation VTC sert à rendre la seconde option possible : un portail à vos couleurs, un prix annoncé avant la confirmation, un compte où le client retrouve ses trajets et ses factures, et une réservation qui tombe directement dans votre planning. Voici comment fonctionne le portail Transport Client de Vetilys.
Logiciel réservation VTC : le client réserve chez vous, pas sur une plateforme
Quand un client passe par une plateforme, il réserve la plateforme, pas vous. Quand il réserve sur votre portail, il voit votre nom, votre logo, vos catégories de véhicules et vos conditions. La relation reste la vôtre, et la course n’est soumise à aucune commission : le portail est compris dans votre abonnement à partir de la formule Pro, à 99 € HT par mois.
Un logiciel réservation VTC ne remplace pas le téléphone ni l’e-mail, il les complète. Les demandes que vous saisissez au bureau et celles que vos clients font en ligne arrivent au même endroit, avec le même moteur de prix. La logique d’ensemble du logiciel VTC, réservation préalable comprise, est décrite sur sa page.
Une application de réservation VTC à son nom, sans passer par les stores
Beaucoup de chauffeurs cherchent une application de réservation VTC à leur nom. Soyons précis : Transport Client n’est pas une application à télécharger dans un magasin d’applications, c’est un portail web qui s’adapte au téléphone. Pour votre client, l’usage est le même : il ouvre l’adresse, réserve, retrouve ses trajets. Pour vous, pas de publication à gérer ni de mise à jour à pousser.
Le portail s’ouvre sur un sous-domaine (par exemple votre-entreprise.vetilys.fr), sur votre propre domaine ou sur un chemin. Vous choisissez le nom, le logo, une couleur principale et une couleur secondaire. Il parle cinq langues : français, anglais, espagnol, italien et allemand, ce qui compte sur la Côte d’Azur comme près de n’importe quel aéroport. Les catégories présentées (berline luxe, berline, van, minibus) indiquent leurs places et leurs bagages.
Module de réservation VTC pour site internet : widget, lien et QR code
Votre site existe déjà, et il vous ressemble. Inutile de le refaire : le module de réservation VTC pour site internet s’intègre sous forme de widget, une iframe que votre prestataire web colle dans une page. Le visiteur réserve sans quitter votre site.
Deux autres portes d’entrée sont prévues. Un lien à copier, pour votre signature d’e-mail, vos réseaux ou vos devis. Et un QR code, à imprimer sur une carte de visite, un chevalet posé à la réception d’un hôtel partenaire ou une affichette dans le véhicule : le passager qui a apprécié son trajet réserve le retour depuis la banquette arrière. Le paramétrage du portail de réservation en ligne est détaillé sur sa page.
Parcours client
Réservation VTC avec prix immédiat, ou demande de devis
Le parcours se fait en étapes : trajet, date, passagers, véhicule, prix, puis confirmation. Quand le client choisit ses adresses parmi les suggestions géolocalisées, le prix s’affiche immédiatement, calculé par le même moteur que celui du bureau : forfaits, tarif par catégorie, majorations de nuit ou de jour férié, supplément bagages.
Si l’adresse n’est pas reconnue, le portail ne devine pas : il bascule en demande de devis, que vous chiffrez ensuite. Vous pouvez aussi choisir de tout passer en demande de devis, par exemple pour une clientèle haut de gamme où chaque course se négocie. Un délai minimum de réservation en ligne évite les commandes pour dans vingt minutes. Le fonctionnement des règles est expliqué sur la page du calcul du prix d’une course.
Voir le calcul du prix
Après le clic : la réservation arrive au planning, le client suit son chauffeur
La réservation faite sur le portail arrive dans Transport Cloud, marquée comme venant du portail. Votre équipe la traite comme les autres : confirmation, placement au planning, affectation à un chauffeur, envoi dans son application. Si vous avez activé l’accusé de réception chauffeur, une mission non acceptée remonte en alerte au dispatch.
Le jour J, le client suit son chauffeur depuis son espace, pendant la mission seulement. La position est partagée de l’approche à la fin de la course, environ toutes les trente secondes, puis plus du tout. Les conditions d’annulation sont affichées avant la confirmation ; dans l’exemple de démonstration, l’annulation est gratuite jusqu’à 24 h avant, puis facturée 50 %. Pour rédiger les vôtres, appuyez-vous sur notre guide des conditions d’annulation en transport de personnes. Les conditions générales de vente sont, elles aussi, affichées sur le portail.
Le compte client : particuliers et entreprises
Le client crée son compte ou se connecte, puis retrouve dans son espace ses prochains trajets, ses réservations, ses devis, ses factures en PDF avec le reste dû, ses paiements enregistrés et son profil. Un détail compte : « mes paiements » affiche les règlements que vous avez enregistrés. Le règlement par carte sur le portail n’est pas proposé, le client règle comme convenu avec vous.
Pour les entreprises, l’espace « mon organisation » ajoute les établissements, les adresses favorites, l’invitation de collaborateurs et la désignation d’administrateurs, avec un export CSV des réservations. Une société cliente peut ainsi laisser ses collaborateurs réserver directement tout en gardant le contrôle, comme le montre la page sur la gestion des voyageurs d’une entreprise cliente.
Si vous hésitez entre un module de réservation seul et un outil complet, la page module de réservation en ligne pour le transport pose la comparaison, et les formules sont détaillées sur la page des tarifs. Le portail fait partie d’une gamme présentée dans la rubrique des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Comment ajouter un module de réservation VTC sur mon site internet ?
Dans les paramètres du portail, Vetilys fournit un widget à intégrer : une iframe à coller dans une page de votre site, quel que soit l’outil qui le fait tourner. Vous pouvez aussi utiliser le lien direct vers le portail ou le QR code. Le portail reprend votre logo, vos couleurs et vos conditions, et les réservations arrivent dans votre planning.
Le prix d’une réservation VTC en ligne est-il garanti ?
Quand les adresses sont choisies parmi les suggestions géolocalisées, le portail affiche un prix calculé par le serveur à partir de vos règles. Une fois la réservation confirmée, ce prix est figé : une modification ultérieure de votre grille ne le change pas. Sans adresse reconnue, le portail ne donne pas de prix et bascule en demande de devis.
Peut-on avoir une application de réservation VTC à son nom dans les stores ?
Pas avec Vetilys : le portail client est une application web, à votre nom et à vos couleurs, qui s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sur votre sous-domaine ou votre domaine. Il ne passe pas par les magasins d’applications. Seule l’application des chauffeurs, Transport Mobile, s’installe sur Android et iOS.
Mes clients étrangers peuvent-ils réserver dans leur langue ?
Oui, dans cinq langues : français, anglais, espagnol, italien et allemand. Le portail de réservation est proposé dans ces cinq langues, aux couleurs de votre entreprise. C’est utile pour les transferts aéroport, les clientèles d’hôtels et les agences de voyages étrangères.
Ouvrez votre portail de réservation VTC
En démonstration, nous habillons un portail à vos couleurs avec vos tarifs, puis nous faisons une réservation complète depuis un téléphone.