Sur beaucoup de sites de transporteurs, le bouton « Réserver » ouvre un formulaire de contact. Le message arrive par mail, quelqu’un y répond deux heures plus tard avec un prix, et le voyageur a souvent réservé ailleurs entre-temps. Un module de réservation en ligne pour le transport change l’ordre des choses : le client choisit son trajet, voit le prix, confirme, et la réservation arrive directement dans votre logiciel d’exploitation. Voici comment l’ajouter à votre site existant, sans le reconstruire.
Trois façons de brancher le module de réservation en ligne
Le parcours de réservation de Vetilys vit dans votre portail client, aux couleurs de votre entreprise. Ce portail est accessible par un sous-domaine (par exemple votre-entreprise.vetilys.fr), par votre propre nom de domaine ou par un chemin. Ensuite, trois outils permettent d’y amener vos clients, selon l’endroit où ils vous trouvent.
| Format | Où l’utiliser | Exemple d’usage |
|---|---|---|
| Widget à intégrer | Une page de votre site internet | La page « Transferts aéroport » affiche directement le formulaire de réservation. |
| Lien à copier | Signature de mail, réseaux sociaux, message | Vous répondez à une demande par message avec le lien plutôt qu’avec un prix tapé à la main. |
| QR code | Supports imprimés, véhicule, comptoir | Une carte au dos du siège passager pour réserver le retour. |
Les trois mènent au même parcours et alimentent les mêmes réservations : un client qui commence sur votre site et revient plus tard par le QR code retrouve son compte.
Widget de réservation transport sur votre site internet
Paramètres du portail
Le code du widget se copie depuis les paramètres
Le widget est un cadre intégré (iframe) : un court morceau de code que vous copiez dans les paramètres du portail, puis que vous collez dans la page de votre site où vous voulez voir apparaître la réservation. Votre site reste le vôtre, avec son texte et son référencement ; seul le formulaire est fourni par Vetilys.
Le même écran de paramètres regroupe le lien à copier, le QR code, les couleurs et les conditions affichées. Tout ce que peut faire ensuite le client, de son espace à ses factures, est décrit sur la page du portail de réservation client.
Le portail client
Intégrer un formulaire de réservation VTC sans refaire son site
La plupart des outils de création de site acceptent un bloc de code HTML ou un bloc « intégration ». C’est là que se colle le widget. Si votre site a été fait par un prestataire, envoyez-lui simplement le code : pour lui, c’est une intervention courte. Choisissez de préférence une page qui reçoit déjà des visites qualifiées, comme celle de vos transferts aéroport ou de vos mises à disposition, plutôt qu’une page d’accueil chargée.
Un conseil d’exploitant : gardez un texte au-dessus du widget. Le visiteur veut savoir qui vous êtes, quelle zone vous couvrez et quels véhicules vous proposez avant de remplir un formulaire. Le module de réservation ne remplace pas votre présentation, il la prolonge.
QR code de réservation chauffeur : là où le client se trouve
Le QR code est fourni dans les paramètres du portail ; vous l’imprimez sur le support de votre choix. Quelques idées qui fonctionnent dans notre métier, à adapter à votre clientèle :
- Une carte plastifiée dans la pochette du siège avant : le passager scanne et réserve son retour avant même d’être déposé.
- Un chevalet sur le comptoir d’un hôtel partenaire, pour que la réception ou le client réserve sans téléphoner.
- Le verso de votre carte de visite, remise à un participant de salon ou à un organisateur d’événement.
- Un devis papier remis en main propre, pour les clients qui préfèrent réserver eux-mêmes leurs trajets suivants.
Un module de réservation en ligne à vos couleurs, en cinq langues
Le client ne doit pas avoir l’impression de quitter votre entreprise. Le portail reprend votre nom, votre logo, une couleur principale et une couleur secondaire. Les catégories de véhicules sont présentées avec leurs places et leurs bagages (berline, berline luxe, van, minibus, selon votre flotte). Le parcours est disponible en français, anglais, espagnol, italien et allemand, ce qui compte vite sur une clientèle touristique ou d’affaires internationale.
Le parcours avance par étapes courtes : trajet, date, passagers, véhicule, prix. Sur téléphone, c’est ce découpage qui évite les abandons au milieu d’un formulaire trop long.
Ce que le client voit avant de confirmer
Une réservation en ligne bien faite, c’est une réservation qui n’amène pas de mauvaise surprise. Trois réglages y contribuent.
Le prix. Quand les adresses sont choisies parmi les suggestions géolocalisées, le prix est calculé par le serveur selon vos règles tarifaires et affiché immédiatement. Sans adresse reconnue, le portail ne devine pas un montant : la demande bascule en devis. Vous pouvez aussi choisir de tout traiter en demande de devis. Le fonctionnement des forfaits et majorations est décrit sur la page calcul du prix des courses.
Les conditions. Vos conditions d’annulation s’affichent dans le parcours. Dans l’exemple de démonstration : annulation gratuite jusqu’à 24 heures avant la prise en charge, 50 % ensuite. Vos conditions générales de vente y figurent également. Pour rédiger une politique tenable, le guide sur les conditions d’annulation en transport de personnes peut servir de base.
Le délai. Un délai minimum de réservation en ligne empêche la commande passée à 23 h 50 pour une prise en charge à minuit et quart.
Précision honnête : le portail n’encaisse pas. Le client ne règle pas par carte au moment de réserver ; vous facturez la course ensuite et enregistrez le règlement quand il arrive. Le client retrouve ses factures et le reste dû dans son espace.
Après le clic : la réservation arrive dans l’exploitation
Une réservation faite sur le portail n’est pas un mail de plus. Elle entre dans Transport Cloud avec son origine, son prix figé et son statut, puis génère sa mission dans le planning. Le régulateur l’affecte à un chauffeur, avec les contrôles habituels de disponibilité et de capacité, et peut exiger un accusé de réception du chauffeur. Le client suit ensuite l’arrivée de son chauffeur depuis son espace.
Le portail client fait partie de la formule Pro, à 99 € HT par mois, détaillée sur la page des tarifs. Si votre activité est surtout le VTC, la page du logiciel de réservation VTC aborde la prise de commande sous l’angle du chauffeur. Les autres cas sont regroupés dans les logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Quand la réservation en ligne devient le canal principal, avec des demandes de dernière minute et un délai minimum à respecter, la page sur le logiciel de transport à la demande explique ce que le logiciel prend en charge et ce qui reste au régulateur.
Comment ajouter un module de réservation de transport sur mon site internet ?
Dans les paramètres du portail de Vetilys, copiez le code du widget, puis collez-le dans un bloc HTML de la page choisie sur votre site. Le formulaire s’affiche dans un cadre intégré, à vos couleurs, et chaque réservation arrive directement dans Transport Cloud. Votre prestataire web peut faire l’opération si vous ne gérez pas le site vous-même.
Peut-on réserver un chauffeur avec un QR code ?
Oui. Le portail génère un QR code qui ouvre votre parcours de réservation sur le téléphone du client. Imprimé sur une carte dans le véhicule, sur un support à la réception d’un hôtel ou au dos d’une carte de visite, il permet de réserver le trajet suivant sans appeler. La réservation suit ensuite le même circuit que les autres.
Le client peut-il payer en ligne au moment de la réservation ?
Non. Le portail affiche le prix, les conditions d’annulation et les conditions générales, mais n’encaisse pas. La course est facturée par vos soins et le règlement est enregistré dans Vetilys à réception, y compris quand il est partiel. Le client consulte ses factures et le reste dû depuis son espace.
Le widget de réservation affiche-t-il un prix immédiat ?
Oui, quand le client choisit ses adresses parmi les suggestions géolocalisées : le prix est calculé par le serveur selon vos tarifs, majorations comprises. Si une adresse n’est pas reconnue, ou si vous avez choisi ce mode, la demande devient une demande de devis que vous traitez dans Transport Cloud.
Mettez la réservation sur votre site cette semaine
Nous vous montrons le portail à vos couleurs, l’endroit où récupérer le code du widget et votre QR code, et le trajet d’une réservation jusqu’au planning.