Un couple de Chicago réserve depuis son hôtel une journée Nice, Èze et Monaco. Une agence de voyages envoie, pour la saison, la liste des transferts de ses groupes. Un tour-opérateur allemand demande un prix pour des excursions récurrentes. Le transport touristique mélange ces trois clientèles, avec des langues, des habitudes de paiement et des rythmes différents. Un logiciel transport touristique doit parler aux voyageurs dans leur langue, tenir les comptes des professionnels du tourisme et vendre une journée d’excursion aussi proprement qu’un transfert.
Réservation en anglais, espagnol, italien, allemand : le portail parle aux voyageurs
Le portail Transport Client existe en cinq langues : français, anglais, espagnol, italien et allemand. Un voyageur étranger choisit son trajet, sa date, le nombre de passagers et de bagages, la catégorie de véhicule, et voit le prix tout de suite quand ses adresses sont reconnues parmi les suggestions géolocalisées. Sinon, sa demande vous arrive comme une demande de devis. Les conditions d’annulation et les conditions générales de vente sont affichées avant la validation, ce qui évite les malentendus avec une clientèle qui ne connaît pas les usages locaux.
Le portail est à votre nom, avec votre logo et vos couleurs. Un QR code posé sur le comptoir d’une réception ou glissé dans un carnet de voyage renvoie directement vers la réservation. Le fonctionnement complet est décrit sur la page du portail de réservation en plusieurs langues.
Transport clientèle internationale : la langue, côté bureau et côté chauffeur
La langue est aussi notée sur la fiche du client. Le régulateur sait ainsi, au moment d’affecter, qu’il vaut mieux confier ce transfert à la chauffeuse qui parle italien. Ce choix reste manuel : Vetilys ne fait pas correspondre automatiquement les langues des chauffeurs et des clients. Les notes chauffeur portent le reste : « accueil avec pancarte au nom du groupe, clients hispanophones, prévoir un arrêt photo au belvédère ».
Dans le tourisme, trois personnes au moins se cachent derrière une course : l’agence qui règle, le voyageur assis à l’arrière, le guide qu’on joint en cas de souci. La réservation garde chacun à sa place, et le chauffeur peut appeler le passager depuis son application si le groupe n’est pas au rendez-vous.
Excursions
Logiciel excursions avec chauffeur : la journée vendue en mise à disposition
Une excursion n’est pas un trajet d’un point à un autre : c’est une journée ou une demi-journée au service des voyageurs, avec des étapes. Dans Vetilys, elle se saisit comme une mise à disposition à la demi-journée ou à la journée, avec ses étapes intermédiaires, par exemple Saint-Paul-de-Vence, Èze puis Monaco. Le prix suit vos règles de demi-journée et de journée par catégorie de véhicule. Le chauffeur saisit les parkings et l’attente depuis l’application, et vous les retrouvez au moment de facturer. Les mécanismes de durée et de frais sont développés sur la page du logiciel de mise à disposition de chauffeur.
Agences de voyages et tour-opérateurs : des clients professionnels à part entière
L’agence de voyages, le tour-opérateur et la centrale de réservation sont des types de clients prévus dans Vetilys, comme l’hôtel ou la conciergerie. Chacun a sa fiche avec ses contacts, ses délais de paiement, une éventuelle remise, sa langue et l’historique de ses réservations et de ses factures. La référence du dossier de l’agence se saisit sur chaque réservation : quand elle vous demande où en est le groupe du 12 juin, vous le retrouvez sans chercher.
Pour un partenaire régulier, un contrat client fixe un tarif qui lui est propre, appliqué à toutes ses réservations ; cette fonction fait partie de la formule Business. À la fin du mois, « facturer une période » regroupe ses transferts et excursions sur une seule facture. L’agence peut aussi réserver elle-même via un compte entreprise sur votre portail, avec ses collaborateurs invités. Le guide pour fidéliser ses clients professionnels aborde les conditions qui rendent ces partenariats durables.
Transferts touristiques : aéroport, gare, hôtel
La plupart des séjours commencent et finissent par un transfert. Les types « transfert aéroport » et « transfert gare » portent le numéro de vol ou de train, saisi sur la réservation : Vetilys ne synchronise pas les horaires des compagnies, le régulateur vérifie les arrivées et décale la mission si besoin. Les forfaits par trajet donnent un prix stable pour les destinations demandées, de l’aéroport vers chaque grande ville de la côte par exemple, et le nombre de bagages est contrôlé par rapport au véhicule au moment de l’affectation. Le détail se trouve sur la page du logiciel navette aéroport.
La saison : absorber les pics sans perdre le fil
Le tourisme a ses semaines de feu et ses mois creux. En haute saison, un logiciel transport touristique doit d’abord rendre la charge visible : la vue semaine du planning montre la charge de chaque chauffeur et les congés, les alertes à 30 jours rappellent l’assurance ou le contrôle technique d’un van avant qu’il ne manque, et les courses en trop partent chez des confrères grâce à la sous-traitance avec prix d’achat et marge, après contrôle de leurs documents. En basse saison, les rapports par client et le chiffre d’affaires par période aident à décider quelles agences méritent un tarif contractuel l’an prochain.
Le métier du transport touristique, avec ses agences et sa saisonnalité, est décrit sur la page du transport touristique avec chauffeur. Pour une vision de l’outil de la demande à l’encaissement, voyez la page du logiciel transport de personnes, et la rubrique qui regroupe les logiciels par métier du transport de personnes pour comparer.
Transport touristique : vos questions
Dans quelles langues mes clients étrangers peuvent-ils réserver ?
Le portail de réservation Vetilys est disponible en français, anglais, espagnol, italien et allemand. Le client choisit sa langue, suit le parcours de réservation en étapes et voit vos conditions d’annulation avant de valider. Son espace client regroupe ensuite ses réservations et ses factures en PDF. La langue est également notée sur sa fiche dans Transport Cloud.
Comment vendre une excursion à la journée avec chauffeur ?
Sous forme de mise à disposition à la journée ou à la demi-journée, avec des étapes intermédiaires. Le prix vient de vos règles de journée par catégorie de véhicule, ou d’un prix négocié saisi à la main. Le chauffeur déclare l’attente et les parkings depuis l’application, puis vous établissez la facture avec la TVA applicable au transport.
Peut-on facturer une agence de voyages une fois par mois ?
Oui. L’agence de voyages est un client professionnel avec son délai de paiement. La fonction « facturer une période » regroupe ses courses terminées sur une seule facture, une ligne par transport avec la date et le trajet. La référence de son dossier, saisie sur chaque réservation, l’aide à rapprocher la facture de ses propres clients.
Quel logiciel pour une entreprise de transport touristique ?
Un logiciel qui gère à la fois les transferts, les excursions à la journée et les comptes des agences, avec un portail multilingue pour les voyageurs individuels. Vetilys réunit ces fonctions pour les flottes privées de berlines, vans et minibus. Il ne gère pas l’autocar ni les circuits en car de grande capacité, qui relèvent d’autres outils.
Préparez la saison avec Vetilys
En démonstration, nous saisissons une excursion, un transfert et un compte agence pour que vous voyiez toute la chaîne avant l'été.