Un chauffeur mis à disposition ne fait pas une course : il appartient à son client pour une durée convenue. Il attend devant un siège social, suit un programme qui change trois fois dans la journée, gare la voiture là où il peut. Tout l’art du métier est de vendre ce temps à un prix clair, de l’organiser sans bloquer le reste du planning, puis de le facturer sans que le client ait l’impression de payer l’imprévu.
Ce que le client achète vraiment : du temps, pas un trajet
Dans une course, le prix dépend d’où l’on part et d’où l’on va. En mise à disposition, la destination finale est souvent inconnue au moment de réserver. Le client sait seulement qu’il a besoin d’une voiture et d’un chauffeur de 8 h 30 à 18 h, ou « pour la matinée ». Le kilométrage compte moins que la durée, et l’attente n’est pas un incident : c’est le cœur de la prestation.
Cette différence a une conséquence directe sur l’exploitation. Le véhicule et le chauffeur sont immobilisés sur toute la plage, même quand la voiture ne roule pas. Le planning doit le montrer, faute de quoi quelqu’un finira par glisser un transfert aéroport « vite fait » au milieu de la journée d’un client qui paie pour avoir sa voiture devant la porte.
Délégations, tournages, roadshows : trois façons d’occuper une journée
La délégation
Une délégation étrangère, un comité de direction, une visite officielle. Plusieurs véhicules roulent ensemble, l’ordre des voitures compte, le programme est minuté mais bouge. Le chauffeur pour délégation est choisi pour sa discrétion autant que pour sa conduite. L’interlocuteur n’est pas le passager : c’est l’assistante, le protocole, l’agence. Sur la réservation, Vetilys distingue le client payeur, le donneur d’ordre, le demandeur, les passagers et le contact sur place, et une même réservation peut porter plusieurs véhicules.
Le tournage
Une production a besoin d’un van pour transporter une équipe entre le plateau et l’hôtel, avec des horaires élastiques et des fins de journée imprévisibles. Ici, la demi-journée et la journée sont les bons formats, et l’heure de fin réelle doit être notée sans discussion.
Le roadshow
Un dirigeant enchaîne cinq rendez-vous dans la journée, d’un quartier d’affaires à l’autre, avec un déjeuner au milieu. Les étapes intermédiaires de la réservation servent à préparer la feuille de route ; le chauffeur la retrouve dans le détail de sa mission.
Mise à disposition chauffeur journée, demi-journée ou à l’heure
Trois formats coexistent, et chacun a sa logique. À l’heure, pour les besoins courts et imprévisibles. À la demi-journée, pour une matinée de rendez-vous ou un après-midi de visites. À la journée, pour une délégation ou un tournage. Le moteur tarifaire de Vetilys connaît les tarifs demi-journée et journée à côté du tarif général, et les majorations de nuit, de week-end et de jour férié s’appliquent selon vos règles.
Deux questions à trancher avant d’envoyer le premier devis : à partir de quand une heure entamée est-elle due, et que se passe-t-il si la journée déborde ? Il n’y a pas de bonne réponse universelle, mais il faut une réponse écrite. Le devis Vetilys part en PDF par e-mail avec un lien d’acceptation et une date de validité ; une fois accepté, il devient une réservation au prix convenu.
Dans le planning, la mission de mise à disposition occupe toute la plage réservée sur la ligne du chauffeur. Si la journée s’allonge, on étire la mission : le serveur vérifie qu’elle ne déborde pas sur une autre affectation du même chauffeur ou du même véhicule.
L’attente, le parking, le péage : tout noter au fil de la journée
En fin de mise à disposition, le chauffeur a souvent payé un parking, un péage, parfois deux. S’il les note sur un coin de ticket, la moitié disparaît avant la facture. Dans l’application Transport Mobile, il saisit chaque dépense au moment où il la paie, en choisissant son type (parking, péage, attente exprimée en minutes, bagages en plus, divers) et en indiquant le montant TTC, avec une note si besoin. La photo du justificatif n’est pas encore prise en charge ; gardez les tickets papier pour la comptabilité.
Les changements de statut sont horodatés, y compris dans un parking souterrain sans réseau : les actions sont conservées sur le téléphone puis envoyées dans l’ordre, avec leur heure réelle, dès que le réseau revient. Le bureau dispose ainsi de l’heure de prise en charge et de l’heure de fin. Les fonctions de l’application sont présentées sur la page application chauffeur.
Chauffeur à l’heure pour une entreprise : une facture que le client vérifie
Le client d’entreprise relit une facture de mise à disposition avec attention, parce qu’elle est plus élevée qu’une course et moins intuitive. Il veut y retrouver la date, la plage horaire, le forfait appliqué et les frais engagés, avec sa référence de commande ou son centre de coûts. Les péages et parkings engagés au nom et pour le compte du client peuvent être refacturés en débours, sans TVA, sous conditions strictes ; le transport lui-même relève en principe du taux de 10 %. En cas de doute, l’expert-comptable tranche, et le guide sur la TVA du transport de personnes pose les principes.
Vetilys reprend chaque transport sur une ligne de facture reliée à la réservation, ajoute les débours à 0 %, et permet de regrouper les mises à disposition d’un mois sur une facture unique pour les comptes professionnels. Le prix calculé est figé sur la réservation, avec le détail du calcul, ce qui évite de rediscuter le tarif trois semaines plus tard. La mécanique complète est décrite sur la page logiciel de mise à disposition de chauffeur.
Le chauffeur de mise à disposition, un profil à part
Tous les chauffeurs n’aiment pas attendre. Certains préfèrent enchaîner les transferts, d’autres excellent dans la relation longue avec un même passager, savent se faire oublier et anticipent le prochain déplacement. Pour un dirigeant, affecter le bon chauffeur à une journée de délégation est une décision, pas un calcul : le logiciel contrôle la disponibilité, la capacité et les conflits horaires, le régulateur choisit la personne.
Les notes chauffeur de la réservation servent à transmettre ce qui ne s’improvise pas : tenue, langue du passager, consignes de discrétion, point de rendez-vous précis. La mise à disposition se combine souvent avec d’autres métiers, comme le transport événementiel pendant un congrès ou les excursions touristiques à la journée. La page des métiers du transport de personnes compare ces activités.
Comment facturer une mise à disposition de chauffeur à la journée ?
Appliquez le forfait journée ou demi-journée prévu dans vos tarifs, puis ajoutez les frais saisis par le chauffeur : attente au-delà de la plage, parking, péage. Les péages et parkings payés pour le compte du client peuvent passer en débours sous conditions. Pour un client professionnel, regroupez les journées du mois sur une seule facture.
Quelle différence entre une course et un chauffeur mis à disposition ?
La course est vendue pour un trajet, d’un point à un autre. La mise à disposition est vendue pour une durée : le chauffeur et la voiture restent au service du client pendant la plage convenue, attente comprise. Le prix suit donc le temps plutôt que la distance, et le planning bloque le véhicule sur toute la période.
Comment gérer un dépassement d’horaire en mise à disposition ?
Écrivez la règle dans vos conditions avant la prestation, par exemple une facturation à l’heure au-delà de la plage réservée. Le jour même, le régulateur étire la mission sur le planning et le serveur vérifie qu’elle ne chevauche pas une autre affectation. L’horodatage des statuts dans l’application donne l’heure de fin réelle.
Préparez votre prochaine journée de mise à disposition
En démonstration, nous créons une mise à disposition à la journée avec plusieurs étapes, des frais de parking et une facture mensuelle pour un compte professionnel.