Une partie de vos clients ne veut pas appeler. Le voyageur étranger qui réserve depuis son hôtel à minuit, l’assistante qui organise trois déplacements entre deux réunions, la réception qui préfère un formulaire à un appel. Transport Client est le portail de réservation en ligne de Vetilys pour votre entreprise de transport : un site à votre nom où ils réservent seuls, voient leur prix et retrouvent leurs factures, pendant que les réservations arrivent directement dans votre planning.
Un site de réservation VTC à vos couleurs
Le portail porte votre identité, pas celle de Vetilys. Vous y mettez votre nom, votre logo, une couleur principale et une couleur secondaire. Trois façons d’y accéder :
- un sous-domaine, sur le modèle votre-entreprise.vetilys.fr ;
- votre propre nom de domaine, si vous préférez une adresse entièrement à votre nom ;
- un chemin, pour les cas où le sous-domaine ne convient pas.
Côté client, la page d’accueil présente vos catégories de véhicules (berline, berline luxe, van, minibus) avec le nombre de places et de bagages de chacune. On sait tout de suite si la famille de cinq avec ses valises tiendra dans le véhicule choisi.
Prix immédiat ou demande de devis : le portail ne devine pas
Le parcours de réservation se fait en étapes courtes : trajet, date, passagers, véhicule, prix, puis confirmation. Le moment clé est celui du prix. Quand le client choisit ses adresses parmi les suggestions géolocalisées, le serveur connaît la distance et calcule un prix immédiat avec vos règles : forfaits, tarif au kilomètre et à la minute, majorations. Le détail de ces règles est expliqué sur la page du calcul du prix des courses.
Si l’adresse n’est pas reconnue, le portail n’invente pas de prix : la demande bascule en demande de devis, que votre équipe reprend dans le module de devis avec acceptation en ligne. Vous pouvez aussi choisir, dans les paramètres, de ne jamais afficher de prix et de tout traiter en devis, par exemple si votre clientèle est surtout faite de groupes et d’événements.
Le portail n’encaisse pas. Le client voit ses factures et le reste dû ; il règle par vos moyens habituels, et votre équipe enregistre le règlement dans Transport Cloud.
Réservation en ligne en plusieurs langues
Le portail existe en cinq langues : français, anglais, espagnol, italien et allemand. Pour un transporteur de la Côte d’Azur, des Alpes ou de Paris, une bonne part de la clientèle de loisirs vient de l’étranger et réserve plus volontiers dans sa langue, surtout quand il s’agit de préciser un numéro de vol, un nombre de valises ou une instruction de prise en charge. Une réservation comprise du premier coup, c’est un appel de vérification en moins la veille au soir. Le client choisit sa langue ; les réservations vous arrivent dans le même format que les autres, au milieu du carnet de réservations, avec l’indication qu’elles viennent du portail.
Espace client transport : réservations, suivi, devis et factures
Une fois connecté, le client retrouve un espace qui lui évite d’appeler pour des questions simples.
| Rubrique | Ce que le client y trouve |
|---|---|
| Accueil | Ses prochains trajets |
| Mes réservations | L’historique et les courses à venir |
| Suivi du chauffeur | L’avancement de la course en cours |
| Mes devis | Les devis reçus, à accepter en ligne |
| Mes factures | Les factures en PDF et le reste dû |
| Mes paiements | Les règlements enregistrés par votre équipe |
| Mon profil | Ses coordonnées |
Pour vous, le bénéfice est concret : la comptable d’un client pro télécharge elle-même la facture qu’elle a égarée, et l’assistante voit que la voiture de son directeur est en route sans vous joindre.
Comptes entreprise : établissements et collaborateurs
Comptes pros
Un compte pour toute l’entreprise cliente
Un client professionnel ne se résume pas à une personne. La rubrique « mon organisation » lui permet de déclarer ses établissements, d’enregistrer des adresses favorites (le siège, l’usine, l’hôtel où logent ses visiteurs), d’inviter des collaborateurs et de désigner des administrateurs du compte.
Chaque collaborateur réserve avec ses propres identifiants, et les réservations restent rattachées au client qui paie. Le compte entreprise peut aussi exporter ses réservations en CSV, ce que le contrôle de gestion du client apprécie en fin de mois.
Widget de réservation pour site internet, lien et QR code
Votre site vitrine existe déjà et vous ne voulez pas renvoyer vos visiteurs ailleurs. Les paramètres du portail fournissent un widget à intégrer (une iframe), à coller dans une page de votre site par vous-même ou votre prestataire web. Ils fournissent aussi un lien à copier pour vos e-mails et vos réseaux, et un QR code à imprimer sur une carte de visite, un chevalet de réception d’hôtel ou l’appui-tête de vos véhicules. La page sur le module de réservation en ligne pour site internet détaille l’intégration.
Les mêmes paramètres règlent le fonctionnement du portail :
- portail activé ou non, prix immédiat ou demande de devis ;
- délai minimum de réservation en ligne, pour ne pas recevoir à 23 h une course pour 23 h 15 ;
- battement entre missions et accusé de réception chauffeur requis ;
- conditions d’annulation affichées (dans l’exemple de démonstration : gratuite jusqu’à 24 h avant, 50 % ensuite) et conditions générales de vente.
Le portail client est inclus à partir de la formule Pro, comme l’indique la page des tarifs de Vetilys. Il fait partie des fonctionnalités du logiciel qui touchent directement vos clients.
Questions sur le portail client
Comment ajouter un widget de réservation à son site internet ?
Dans les paramètres du portail, Vetilys fournit un code d’intégration sous forme d’iframe. Vous le collez dans la page de votre choix, comme une vidéo ou une carte. Le formulaire s’affiche alors dans votre site, aux couleurs de votre portail, et les réservations arrivent dans Transport Cloud.
Le client peut-il payer sa course en réservant sur le portail ?
Non. Le portail affiche le prix, confirme la réservation et met les factures à disposition en PDF avec le reste dû, mais il n’encaisse rien. Le règlement se fait par vos moyens habituels et votre équipe l’enregistre ; il apparaît ensuite dans la rubrique « mes paiements » du client.
Que se passe-t-il si le client saisit une adresse non reconnue ?
Sans adresse géolocalisée, la distance n’est pas connue et aucun prix n’est inventé. La demande devient une demande de devis : votre équipe la chiffre, envoie le devis avec un lien d’acceptation en ligne, et la réservation est créée au prix accepté.
Un hôtel peut-il réserver pour ses clients sur le portail ?
Oui. L’hôtel dispose d’un compte entreprise : la réception invite plusieurs collaborateurs, enregistre ses adresses favorites et réserve au nom de ses clients, qui figurent comme passagers. Les factures restent au nom de l’hôtel, consultables dans son espace.
Ouvrez votre portail de réservation
Mettez votre logo et vos couleurs, choisissez prix immédiat ou devis, et collez le widget sur votre site : testez le portail 14 jours, ou voyez-le en démonstration.