Le RGPD, dans le transport de personnes, ce n’est pas un texte lointain. C’est l’adresse du domicile d’un client fidèle notée dans un carnet qui traîne sur la banquette, le portable d’un dirigeant partagé dans un groupe de messages, la position d’un chauffeur visible par tout le bureau à 22 h. Ce guide donne des repères pratiques pour les données des passagers et des chauffeurs : en noter moins, limiter qui y accède, encadrer la géolocalisation, décider combien de temps les garder. Il ne remplace ni l’avis d’un juriste ni les recommandations de la CNIL.
Les données personnelles des passagers que vous manipulez chaque jour
Faites l’exercice sur une seule réservation. Pour un transfert aéroport ordinaire, vous détenez le nom du passager, son téléphone, souvent son adresse personnelle, l’heure à laquelle il quitte son domicile, son numéro de vol, parfois le nom de la société qui paie et celui de l’assistante qui a réservé. Multipliez par un an de courses régulières : vous savez qui va où, à quelle heure et avec qui.
Pour une clientèle de dirigeants, de personnalités ou de familles en vacances, c’est une information qu’on protège autant que les clés des véhicules. Le premier réflexe est de savoir où elle se trouve : fiche client, fiche passager, réservations, factures, boîte e-mail, téléphones des chauffeurs. Dans un logiciel qui distingue le client payeur, le demandeur et le passager, comme le décrit notre page sur la gestion des passagers dans un logiciel de transport, chaque information a sa place au lieu de s’éparpiller.
Minimiser : ne noter que ce qui sert la course
Le principe de minimisation se traduit très concrètement au bureau. On note ce dont le chauffeur a besoin pour faire la prise en charge, pas davantage :
- « Aide à la montée, prévoir le temps » plutôt que le détail d’un problème de santé, qui fait partie des données sensibles.
- « Siège enfant pour 3 ans » plutôt que le nom et la date de naissance de l’enfant.
- Aucun commentaire personnel sur le passager : une personne peut demander à voir ce qu’on a écrit sur elle.
- Les consignes de prise en charge dans les notes chauffeur, les informations commerciales dans les notes internes.
Cette dernière distinction compte. Dans Vetilys, une réservation porte des notes internes et des notes chauffeur séparées : le tarif négocié avec le client ou une remarque sur un retard de paiement n’a aucune raison d’apparaître sur le téléphone du chauffeur.
Qui voit quoi : l’accès aux données par rôle
Dans une petite entreprise, tout le monde a tendance à tout voir. Le comptable n’a pourtant pas besoin du planning, et un chauffeur n’a pas besoin du fichier clients complet. Vetilys fonctionne avec des rôles : administrateur de l’entreprise, régulateur, comptable, chauffeur ; côté clients, administrateur de compte entreprise, collaborateur et particulier. Le chauffeur, lui, voit ses missions dans l’application.
Autour des rôles, quelques protections font la différence au quotidien : double authentification, sessions et appareils listés et révocables (le téléphone perdu d’un chauffeur se déconnecte à distance), journal d’audit, documents justificatifs téléchargés par un lien valable 15 minutes. La page sur la sécurité et la confidentialité des données les détaille ; le logiciel affiche par ailleurs que les données sont hébergées en France.
Le même raisonnement vaut quand vous confiez une course à un confrère : il lui faut le nom du passager, le point de prise en charge, l’heure et un téléphone, pas l’historique du client. Notre guide pour sous-traiter des courses de transport revient sur ce qu’on transmet et ce qu’on garde.
Chauffeurs
Géolocalisation des chauffeurs et RGPD : limiter au temps de la mission
La géolocalisation des salariés est encadrée et la CNIL a publié des recommandations sur le sujet. Sans entrer dans le détail juridique, retenez l’esprit : elle doit répondre à un objectif précis, être connue des personnes concernées et ne pas devenir une surveillance permanente. Informez vos chauffeurs par écrit de ce qui est collecté, pourquoi et qui le voit.
Dans l’application chauffeur Transport Mobile, la position n’est partagée que pendant une mission en cours, de l’approche à la fin, environ toutes les 30 secondes, et jamais en dehors ; il n’y a pas de suivi en arrière-plan. La règle est affichée dans le profil du chauffeur. La question se pose aussi pour les indépendants, comme l’explique notre guide sur les chauffeurs salariés ou indépendants.
L’application chauffeur
Durée de conservation des données transport : des règles par catégorie
Il n’existe pas une durée unique pour tout. La méthode consiste à classer vos données et à décider, catégorie par catégorie, pourquoi vous les gardez. Les durées précises dépendent de vos obligations : pour les pièces comptables, voyez avec votre expert-comptable ; pour le reste, appuyez-vous sur les sources officielles comme entreprendre.service-public.gouv.fr.
| Catégorie | Pourquoi on la garde | La question à se poser |
|---|---|---|
| Devis non acceptés, prospects | Relancer, comprendre ses refus | À partir de quand un prospect silencieux n’a-t-il plus de raison d’être dans le fichier ? |
| Clients et passagers réguliers | Gérer les réservations et la relation | Que faire d’un passager qui n’a plus roulé depuis longtemps ? |
| Factures et règlements | Obligations comptables et fiscales | Quelle durée votre cabinet vous indique-t-il ? |
| Positions des chauffeurs | Suivre la mission, répondre à une contestation | De quoi avez-vous réellement besoin une fois la mission terminée ? |
| Documents des chauffeurs | Vérifier les échéances et les autorisations | Que garder quand un chauffeur quitte l’entreprise ? |
Écrivez ces règles, même sur une page. Le jour où un passager ou un salarié pose la question, vous aurez une réponse cohérente plutôt qu’une improvisation.
Répondre à un passager qui demande ses données
Un passager peut demander à accéder aux informations qui le concernent, à les faire corriger ou, dans certaines limites, effacer. Prenons le cas d’un client particulier qui écrit après un déménagement : il veut que son ancienne adresse disparaisse. Vous identifiez la personne, vous retrouvez où l’adresse apparaît (fiche passager, adresses favorites, réservations à venir), vous corrigez, et vous répondez par écrit dans les délais prévus par le texte. Les factures déjà émises, elles, ne se modifient pas : leur contenu est figé et elles relèvent de vos obligations comptables.
Un logiciel, quel qu’il soit, ne rend pas une entreprise conforme à lui seul. Il fournit des moyens (rôles, journal, géolocalisation limitée, hébergement en France) ; les règles, l’information des personnes et le registre de vos traitements restent votre responsabilité. Pour situer ces sujets parmi les autres obligations du métier, nos guides de l’entreprise de transport de personnes abordent aussi la facturation et les documents des chauffeurs.
Questions fréquentes sur le RGPD et les données de transport
Un chauffeur peut-il garder les numéros des passagers dans son téléphone personnel ?
C’est une pratique répandue et risquée : un téléphone perdu ou un chauffeur qui part avec son répertoire, et vos données clients circulent hors de votre contrôle. Il est préférable que le chauffeur appelle le passager depuis la mission dans l’application, sans constituer de répertoire parallèle. Pour la règle applicable à votre situation, demandez conseil à un professionnel du droit.
La géolocalisation des chauffeurs est-elle compatible avec le RGPD ?
Elle est encadrée, notamment pour les salariés, et la CNIL a publié des recommandations. L’idée générale : un objectif précis, des personnes informées, pas de surveillance permanente. Dans Vetilys, la position n’est partagée que pendant la mission en cours et jamais en dehors. Faites valider votre cadre interne, par exemple la note d’information remise aux chauffeurs.
Combien de temps conserver les données personnelles des passagers ?
Il n’y a pas de durée unique. Classez vos données (prospects, clients actifs, factures, positions, documents des chauffeurs) et fixez une règle par catégorie selon la raison pour laquelle vous les gardez. Pour les pièces comptables, suivez les indications de votre expert-comptable ; pour le reste, référez-vous aux sources officielles et écrivez vos règles.
Un logiciel de transport rend-il l’entreprise conforme au RGPD ?
Non, aucun outil ne le fait à lui seul. Un logiciel de transport de personnes bien conçu apporte des moyens : rôles, double authentification, journal d’audit, géolocalisation limitée à la mission, documents protégés. Les règles de conservation, l’information des passagers et des chauffeurs et le suivi des demandes restent l’affaire de l’entreprise.
Voir comment les données sont protégées
En démonstration, nous vous montrons les rôles, la double authentification, le journal d’audit et la règle de géolocalisation de l’application chauffeur, sur des données fictives.