Sous-traiter des courses de transport : quand, à qui et à quel prix

Vendredi 17 h, un client fidèle demande un van pour six personnes le lendemain à 6 h, et vos deux vans sont déjà pris. Refuser, c’est l’envoyer chercher ailleurs, peut-être pour de bon. Sous-traiter des courses de transport à un confrère permet de dire oui sans acheter un véhicule de plus. Encore faut-il le faire avec des partenaires fiables, un prix d’achat connu et des règles claires, parce que pour votre client, c’est vous qui arrivez en retard si le confrère est en retard.

Quand sous-traiter des courses de transport plutôt que refuser

La sous-traitance n’est pas une solution par défaut. Elle se justifie dans quelques situations précises :

• Un pic d’activité : salon, congrès, grand prix, festival, où toute votre flotte roule et où les demandes continuent d’arriver.
• Une catégorie que vous n’avez pas : un minibus pour un groupe, une berline de luxe pour un client exigeant.
• Une course loin de votre zone, où un confrère local évite deux heures de route à vide.
• Un imprévu : véhicule immobilisé, chauffeur malade le matin même.

À l’inverse, gardez pour vous les courses de vos clients les plus sensibles quand aucun partenaire n’a fait ses preuves, et les trajets où votre marge est déjà mince. Les gros événements cumulent souvent toutes ces situations ; la page sur l’entreprise de transport événementiel montre comment s’y organiser.

Réseau de confrères

Travailler avec des confrères : choisir ses partenaires

Un bon partenaire se choisit avant d’en avoir besoin, pas le vendredi à 17 h. Les critères tiennent en peu de mots : documents en règle, véhicules à la hauteur de votre clientèle, chauffeurs présentables et ponctuels, réactivité au téléphone.

Commencez par une course simple, un transfert de jour par exemple, et voyez comment elle se passe avant de confier un client important.

Sous-traitance VTC : les règles à vérifier avant d’affecter

Confier une course ne vous dispense pas des règles du métier. En VTC, le confrère doit lui-même être un exploitant inscrit au registre, et ses conducteurs titulaires de la carte professionnelle VTC. La course reste une course réservée à l’avance : vous la transmettez avec toutes ses informations avant la prise en charge.

Avant la première mission, demandez et conservez :

1. l’identité de l’entreprise et son SIRET ;
2. la preuve de son inscription au registre des exploitants, comme expliqué dans le guide sur l’inscription au registre VTC ;
3. l’attestation d’assurance couvrant le transport de personnes, avec sa date de fin ;
4. pour les chauffeurs qui viendront chez vos clients, les documents listés dans notre guide des documents obligatoires du chauffeur VTC.

Au-delà de 9 places, conducteur compris, la course relève du transport public routier de personnes : le partenaire doit alors être inscrit au registre des transporteurs. Vérifiez-le avant de lui confier un groupe.

Commission sur course confiée, prix d’achat et marge

Deux façons de rémunérer le partenaire coexistent. Avec une commission, vous conservez un pourcentage du prix de vente et lui reversez le reste. Avec un prix d’achat négocié, vous convenez d’un montant fixe pour le trajet, quel que soit votre prix de vente. La première est simple à appliquer ; la seconde protège mieux votre marge quand vous vendez au-dessus du tarif courant.

Exemple, avec des hypothèses à adapter : un transfert « Aéroport Nice ⇄ Monaco (berline) » vendu au forfait de démonstration de 110 € HT.

Cette marge rémunère votre travail commercial, la relation client, la facturation et le risque. Elle paraît modeste à côté d’une course faite par vos soins, mais elle ne mobilise ni chauffeur ni véhicule ; le guide sur la rentabilité d’une entreprise de transport montre comment la comparer. Côté facturation, le partenaire vous facture, vous facturez votre client : deux factures, chacune avec sa TVA. Les cas particuliers se voient avec votre expert-comptable.

Responsabilité vis-à-vis du client : vous restez en première ligne

Votre client vous a commandé une course ; il ne connaît pas votre partenaire et n’a pas à le connaître. En règle générale, c’est vers vous qu’il se tournera en cas de retard, de véhicule non conforme ou de comportement inapproprié. Faites relire vos accords par un conseil si les enjeux sont importants, et posez au minimum quelques règles écrites avec chaque confrère :

• la tenue, la présentation et le véhicule attendus, alignés sur votre propre niveau de service ;
• l’interdiction de démarcher directement vos clients ou de leur laisser une carte de visite ;
• la conduite à tenir en cas de retard ou d’absence passager : qui prévenir, en combien de temps ;
• les délais de paiement entre vous et la façon de traiter une course annulée.

Transmettez aussi tout ce que votre propre chauffeur aurait eu : nom sur la pancarte, numéro de vol, contact sur place, consignes du client. Une course sous-traitée qui se passe mal vient presque toujours d’une information restée dans votre tête.

Organiser la sous-traitance dans votre logiciel

Dans Vetilys, chaque partenaire a sa fiche : SIRET, contact, zones d’intervention, commission par défaut, échéance d’assurance et statut. Quand vous confiez une mission, vous indiquez le prix d’achat, et la marge apparaît à côté du prix de vente. Avant l’affectation, le logiciel contrôle les documents du partenaire : une assurance échue se voit avant que la course parte, pas après.

app.vetilys.fr/subcontractors

La course sous-traitée reste dans votre carnet de réservations et sur votre facture : le client voit votre nom du début à la fin. Le fonctionnement complet est présenté sur la page sous-traitance dans le transport de personnes ; la sous-traitance fait partie de la formule Business, comparée aux autres sur la page tarifs. D’autres méthodes d’exploitation sont réunies dans nos guides pratiques du transport de personnes.