Votre logiciel sait à quelle heure un dirigeant quitte son domicile chaque lundi, à quel hôtel séjourne une personnalité, qui a pris un vol pour Genève vendredi soir. Il contient aussi les permis de vos chauffeurs, les coordonnées bancaires de votre entreprise et l’historique de vos factures. La sécurité d’un logiciel de transport de personnes ne se résume donc pas à un mot de passe : elle tient à qui voit quoi, à la façon dont on se connecte et à ce que l’on garde comme trace.
Ce que la sécurité d’un logiciel de transport de personnes doit protéger
Dans le transport de personnes, les données sensibles ne sont pas seulement des fichiers clients. Ce sont des habitudes de déplacement : des adresses de prise en charge, des horaires répétés, des numéros de vol, des consignes du type « ne pas sonner, appeler en arrivant ». Pour une clientèle d’affaires ou haut de gamme, la discrétion fait partie du service vendu. Une fuite, même limitée, coûte un client et parfois une réputation.
Il y a aussi les données de vos équipes : documents des chauffeurs, positions pendant les missions, coûts horaires. Et celles de l’entreprise elle-même : chiffre d’affaires, marges, coordonnées bancaires portées sur les factures. Vetilys traite chacune de ces familles avec des règles précises, décrites ci-dessous.
Rôles et droits : régulateur, comptable, chauffeur, administrateur
Dans Transport Cloud, chaque utilisateur a un rôle, et les permissions sont attachées à ce rôle. Le logiciel distingue l’administrateur de l’entreprise, le régulateur qui organise le dispatch, le comptable et le chauffeur. Le chauffeur, par exemple, travaille depuis l’application mobile, avec ses missions ; il n’a pas à parcourir le fichier clients ni les factures de l’entreprise.
Côté clients, le portail de réservation a ses propres rôles : l’administrateur d’un compte entreprise, les collaborateurs qu’il invite et les particuliers. Le responsable des déplacements d’une société gère ses établissements et ses collaborateurs ; un assistant invité réserve pour son service. Chacun reste dans son périmètre.
Double authentification dans le logiciel de transport
Un mot de passe se devine, se réutilise, se note sur un post-it collé à l’écran du bureau d’exploitation. La double authentification ajoute un second facteur : un code temporaire généré par une application d’authentification sur le téléphone de l’utilisateur, selon le standard TOTP. Même si le mot de passe est compromis, il ne suffit plus à entrer. Elle est disponible pour l’équipe dans Transport Cloud et pour les chauffeurs dans Transport Mobile.
Les sessions ouvertes et les appareils connectés sont listés, et chacun peut être révoqué. Un téléphone perdu, un ancien salarié qui avait gardé un accès sur son ordinateur personnel, une tablette oubliée dans un véhicule : l’accès se coupe à distance. Dans l’application chauffeur, la déconnexion révoque elle aussi l’accès.
Journal d’audit et isolation de chaque entreprise
Qui a modifié l’horaire de cette prise en charge ? Qui a annulé la réservation du client de mardi ? Le journal d’audit garde la trace des actions effectuées dans le logiciel, et chaque réservation conserve son propre historique de modifications. Ce n’est pas un outil de surveillance de l’équipe : c’est ce qui permet de reconstituer les faits le jour où un client conteste, plutôt que de s’en remettre aux souvenirs de chacun.
Dans un logiciel en ligne, la même plateforme sert plusieurs entreprises ; dans Vetilys, chacune y est isolée des autres. Vos clients, vos tarifs et vos chauffeurs ne sont visibles que de votre équipe. Si vous vous interrogez plus largement sur le fonctionnement d’un logiciel de transport en ligne, la page dédiée détaille ce que change l’absence d’installation.
Géolocalisation
Position du chauffeur : partagée pendant la mission, jamais en dehors
Le suivi des chauffeurs est la question qui revient le plus souvent quand une entreprise équipe ses salariés d’une application. Dans Transport Mobile, la règle est simple : la position est partagée uniquement pendant une mission en cours, de l’approche jusqu’à la fin, environ toutes les 30 secondes. En dehors des missions, aucune position n’est envoyée, et il n’y a pas de suivi en arrière-plan.
Le chauffeur voit cette règle dans son profil. Le régulateur dispose de ce dont il a besoin pour suivre la course, et le client voit son chauffeur arriver ; la vie privée du conducteur reste à lui le reste du temps. Le fonctionnement complet de l’application chauffeur est décrit sur sa page.
Documents privés et données hébergées en France
Les documents justificatifs — carte professionnelle, permis, attestations d’assurance, contrôles techniques — sont privés. On ne les ouvre pas par un lien permanent qui pourrait circuler : chaque téléchargement passe par un lien temporaire, valable 15 minutes. Ces pièces sont rattachées aux fiches gérées dans le module chauffeurs et véhicules.
Le logiciel affiche la mention « données hébergées en France ». Pour un client professionnel qui vous interroge sur le lieu de traitement de ses données, ou pour un appel d’offres d’entreprise, c’est une réponse simple à donner.
RGPD et logiciel VTC : ce que l’outil apporte, ce qui reste à vous
Le RGPD repose sur quelques principes : ne collecter que les données nécessaires, pour une finalité définie, les conserver pendant une durée limitée et permettre aux personnes d’exercer leurs droits. Un logiciel aide à les respecter, il ne les respecte pas à votre place. La géolocalisation limitée à la mission, les accès par rôle, les documents protégés et le journal d’audit sont des appuis concrets ; la rédaction de votre registre, l’information de vos salariés sur la géolocalisation, encadrée par la CNIL, et le choix de vos durées de conservation restent de votre responsabilité.
Le guide sur le RGPD dans le transport de personnes reprend ces points de façon pratique, sans prétendre au conseil juridique. Pour les données que nous traitons nous-mêmes, notre politique de confidentialité fait foi.
Dans une structure où travaillent plusieurs régulateurs, un comptable et une vingtaine de chauffeurs, ces règles prennent encore plus d’importance, comme le montre la page sur le logiciel de transport pour PME. Les autres modules du logiciel sont présentés sur la page des fonctionnalités de Vetilys.
Comment un logiciel VTC peut-il aider à respecter le RGPD ?
En limitant la collecte et l’accès aux données. Dans Vetilys, chaque utilisateur a un rôle avec ses permissions, la position des chauffeurs n’est partagée que pendant une mission en cours, les documents se téléchargent par lien temporaire et un journal d’audit trace les actions. Le registre des traitements, l’information des personnes et les durées de conservation restent à définir par l’entreprise.
La double authentification est-elle disponible pour les chauffeurs ?
Oui. La connexion à l’application Transport Mobile peut être protégée par une double authentification, comme l’accès de l’équipe à Transport Cloud. Le second facteur est un code temporaire généré par une application d’authentification. La session reste ensuite ouverte sur le téléphone, et la déconnexion, ou la révocation de l’appareil, coupe l’accès.
Où sont hébergées les données d'un logiciel de transport de personnes comme Vetilys ?
Le logiciel affiche la mention « données hébergées en France ». Chaque entreprise cliente est isolée des autres : ses clients, ses tarifs, ses chauffeurs et ses factures ne sont visibles que de ses propres utilisateurs, selon leur rôle. Les documents justificatifs sont privés et ne se téléchargent que par un lien temporaire de 15 minutes.
Le patron peut-il suivre la position de ses chauffeurs en permanence ?
Non, pas avec Vetilys. La position du chauffeur n’est partagée que pendant une mission en cours, de l’approche jusqu’à la fin, environ toutes les 30 secondes. En dehors des missions, rien n’est transmis, et l’application ne fait pas de suivi en arrière-plan. La géolocalisation des salariés est par ailleurs encadrée ; la CNIL publie des recommandations à ce sujet.
Posez-nous vos questions de sécurité
En démonstration, nous montrons les rôles, la double authentification et la révocation d'un appareil, et nous répondons aux questions de votre client le plus exigeant.