Relancer une facture impayée de transport n’a rien d’agréable, surtout quand le client est l’hôtel qui vous confie des courses chaque semaine. Pourtant, bien des retards n’ont rien de malhonnête : un numéro de commande manquant, une facture partie chez la réception au lieu de la comptabilité, une ligne d’attente que personne n’avait annoncée. Ce guide décrit une méthode graduée : vérifier que la facture était payable, relancer par paliers, connaître les règles entre professionnels et suivre le reste à encaisser. Il ne remplace ni votre expert-comptable ni un avocat.
Avant de relancer une facture impayée : était-elle payable ?
Une relance n’accélère rien si la facture est bloquée chez le client pour une raison de forme. Avant d’écrire, vérifiez :
- Le destinataire : le service comptable fournisseurs, et non l’assistante qui a réservé.
- La référence de commande ou le centre de coûts exigé par le client, sans lequel la facture n’entre pas dans son circuit de validation.
- Le détail des courses : date, trajet, passager. Une ligne « transport du mois » se fait souvent mettre de côté.
- Les montants contestables : une attente, un supplément ou une majoration que le client n’attendait pas.
- L’IBAN et les conditions de paiement, bien visibles sur la facture.
La prévention commence à la création du compte. Dans Vetilys, la fiche client porte un délai de paiement, une remise éventuelle, des contacts, des centres de coûts, et chaque réservation peut recevoir la référence client. Notre guide pour fidéliser ses clients professionnels montre comment poser ces conditions dès le premier contrat, et pourquoi une facture mensuelle détaillée se paie mieux que trente factures isolées.
Pénalités de retard et délais de paiement entre professionnels
Entre professionnels, le délai de paiement est en principe de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois si c’est convenu. En cas de retard, des pénalités sont dues, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le taux des pénalités et la façon de les faire figurer sur vos documents sont à vérifier avec votre expert-comptable, en vous appuyant sur les informations de economie.gouv.fr ; les mentions générales d’une facture sont rappelées dans notre guide des mentions obligatoires d’une facture VTC.
Ces règles concernent les relations entre professionnels. Pour un client particulier, le cadre n’est pas le même : la meilleure protection reste de faire régler avant ou le jour de la prestation. Appliquer ou non les pénalités relève ensuite d’un choix commercial. Une approche possible : les rappeler dès la relance formelle et les appliquer aux retards répétés plutôt qu’au premier oubli d’un bon client.
Relance client professionnel VTC : quatre paliers
La méthode qui fonctionne est prévisible : le client sait ce qui vient après. Les délais ci-dessous sont des exemples à adapter à vos conditions.
Quelques jours avant l’échéance : le rappel courtois
Un e-mail court avec la facture en PDF : « Pour mémoire, la facture n° … arrive à échéance le … ». Il sert surtout à vérifier qu’elle a bien été reçue par la bonne personne.
Le lendemain de l’échéance : la relance factuelle
Numéro, montant, date d’échéance, reste dû et IBAN. Pas de reproche, juste les faits, et une question : la facture pose-t-elle un problème ?
Une à deux semaines après : l’appel
On téléphone au service comptable, pas au contact commercial. C’est souvent là qu’on découvre la vraie cause, et qu’on obtient une date de règlement.
Ensuite : la relance formelle
Un courrier qui rappelle les pénalités et l’indemnité forfaitaire, puis si besoin une mise en demeure. Au-delà, les procédures de recouvrement relèvent d’un professionnel. En parallèle, vous pouvez décider de demander le règlement à l’avance pour les nouvelles courses de ce compte.
Dans Vetilys
Relancer depuis la facture, enregistrer chaque règlement
La facture affiche ses lignes de transport, le péage en débours, la TVA à 10 % et son échéance, avec les actions PDF, enregistrer un règlement, relancer et avoir. Un règlement partiel s’enregistre tel quel, il est lettré sur la facture et le reste dû se met à jour.
Soyons clairs : Vetilys n’encaisse pas. Le client règle par virement grâce à l’IBAN porté sur la facture, et vous enregistrez le règlement à la main. Si une ligne est contestée à raison, on ne retouche pas la facture, dont le contenu est figé : on émet un avoir, comme le décrit la page sur la facturation des courses de transport.
La facturation
Suivre le reste à encaisser chaque semaine
Un impayé qu’on découvre au bout de trois mois est beaucoup plus difficile à récupérer qu’un retard repéré la semaine de l’échéance. Fixez un moment, le vendredi par exemple, pour regarder trois choses : le montant des factures impayées et celles déjà échues, la liste triée par date d’échéance, et les clients dont le retard se répète.
Prenons un exemple chiffré, présenté comme tel : une facture mensuelle de 1 320 € TTC pour un compte hôtelier, réglée à hauteur de 1 100 €. Le reste dû est de 220 €. En appelant, vous apprenez que le client conteste deux attentes non annoncées. Si la contestation est fondée, un avoir de 220 € solde le dossier ; sinon, vous relancez sur 220 €, pas sur la facture entière, ce qui change toute la tonalité de l’échange.
Le tableau de bord de Vetilys affiche les factures impayées, en montant et en factures échues. Les rapports et le tableau de bord de l’entreprise s’exportent en CSV, et l’export comptable part chez votre cabinet. Côté client, l’espace du portail client montre « mes factures », avec le PDF et le reste dû, et « mes paiements » : l’argument « je n’ai jamais reçu la facture » tient moins longtemps.
Particuliers et événements : l’acompte plutôt que la relance
Avec un particulier qui réserve un transfert ou un mariage, la relance est un mauvais outil : il est souvent trop tard. Mieux vaut une facture d’acompte à la commande, puis une facture de solde avant ou le jour de la prestation. Le principe se pose dès le devis, comme dans notre guide sur le devis de transport de groupe. Le statut de paiement de chaque réservation (non réglée, partiellement réglée, réglée) vous dit en un coup d’œil où vous en êtes. Pour une vision complète de la chaîne commerciale et financière, la page sur le logiciel de gestion du transport de personnes fait le lien avec les devis et la rentabilité, et nos guides de l’entreprise de transport complètent le sujet.
Questions fréquentes sur les factures impayées en transport
Quand relancer une facture impayée d’un client professionnel ?
Commencez avant l’échéance, par un rappel courtois qui vérifie que la facture est bien arrivée chez la bonne personne. Relancez de façon factuelle le lendemain de l’échéance, appelez le service comptable une à deux semaines plus tard, puis passez à la relance formelle. Plus le premier contact est rapide, plus la cause du retard se règle facilement.
Peut-on appliquer des pénalités de retard à un client professionnel ?
Oui : entre professionnels, des pénalités de retard sont dues ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Faites vérifier par votre expert-comptable la manière dont vos factures et vos conditions générales les mentionnent. Les appliquer systématiquement ou non reste une décision commerciale, à prendre client par client.
Comment suivre le reste à encaisser quand un client paie en plusieurs fois ?
Enregistrez chaque règlement, même partiel, sur la facture concernée : il est lettré et le reste dû se recalcule. Le statut de paiement passe à « partiellement réglée » et le tableau de bord continue de compter le solde dans les impayés. Vous relancez ainsi sur le montant exact restant, et non sur la facture entière.
Le client peut-il régler sa facture par carte depuis son espace client ?
Non. Dans Vetilys, le client consulte ses factures, leur PDF et le reste dû dans son espace, mais l’encaissement ne passe pas par le logiciel. Il règle par virement ou selon le moyen convenu avec vous, et le règlement est enregistré à la main dans Transport Cloud, ce qui met à jour le reste dû.
Savoir à tout moment ce qui reste à encaisser
En démonstration, nous suivons une facture de l’émission au solde : relance, règlement partiel, lettrage, avoir et reste dû sur le tableau de bord.