Changer d’outil en pleine saison, c’est le scénario que tout le monde redoute : des courses perdues entre l’ancien fichier et le nouveau, des chauffeurs qui appellent le bureau parce qu’ils ne trouvent pas leur mission, des factures en retard. Pour choisir un logiciel de transport de personnes sans revivre cela, il faut une méthode plus qu’une liste de fonctions. Celle que nous proposons tient en cinq étapes, de la feuille blanche jusqu’au premier mois sur le nouvel outil.
Choisir un logiciel de transport de personnes commence loin de l’écran
La tentation est d’aller tout de suite voir des démonstrations. C’est le meilleur moyen de se laisser guider par ce que l’éditeur sait bien montrer. Commencez par votre propre activité, puis allez vers les outils.
Décrire votre activité
Vos courses types, vos clients, vos contraintes, sur une page.
Préparer la démonstration
Une liste de questions précises et deux ou trois cas réels à faire traiter devant vous.
Tester sur une semaine réelle
Un essai avec vos vrais tarifs, vos clients et au moins un chauffeur sur la route.
Reprendre les données
Clients, passagers, véhicules, chauffeurs, tarifs et réservations à venir.
Former les chauffeurs
Une prise en main courte, sur leur téléphone, avant le jour de bascule.
Étape 1 : un cahier des charges de logiciel transport sur une page
Inutile de produire un document de trente pages. Reprenez votre agenda du mois dernier et notez une dizaine de courses représentatives : le transfert aéroport du lundi à 5 h 40, l’aller-retour gare pour un client pro, la mise à disposition d’une journée pour un mariage, la navette d’un séminaire. Pour chacune, notez qui a commandé, qui a voyagé, qui a payé, et comment le prix a été fixé.
Complétez ensuite ce tableau. La colonne « priorité » est la plus importante : elle vous évitera de payer pour des fonctions dont vous n’avez pas besoin.
| Besoin | Exemple dans votre activité | Priorité |
|---|---|---|
| Types de courses | Transferts, aller-retour, mise à disposition, navettes à horaires fixes | Indispensable |
| Calcul du prix | Forfaits aéroport, prix au kilomètre, majoration de nuit, tarifs propres à un client | Indispensable |
| Clients professionnels | Facture mensuelle, centre de coûts, délai de paiement | Selon votre clientèle |
| Équipe | Nombre de chauffeurs, salariés ou indépendants, nombre de personnes au bureau | Indispensable |
| Réservation en ligne | Portail à votre nom, langues étrangères pour une clientèle touristique | Souhaitable |
| Sous-traitance | Courses confiées à des confrères, avec prix d’achat et marge | Selon votre activité |
Ce tableau indique déjà vers quelle famille d’outils vous orienter. Si seules les deux premières lignes comptent, un outil léger peut suffire ; si toutes les lignes sont cochées, il vous faut un logiciel complet. Le comparatif des familles de logiciels de transport détaille ce que chacune couvre.
Étape 2 : les questions à poser avant d’acheter un logiciel VTC
En démonstration, demandez à l’éditeur de traiter vos cas, pas les siens. Et posez des questions dont la réponse se vérifie à l’écran :
- Que devient le prix d’une réservation confirmée si je modifie mes tarifs demain ?
- Que se passe-t-il si le client saisit une adresse que la carte ne reconnaît pas ?
- Le vol de mon client a une heure de retard : qui le voit, et qui décale la course ?
- Un chauffeur refuse une mission depuis son téléphone : comment le bureau est-il prévenu ?
- Comment corrige-t-on une facture déjà émise ?
- Où en est la préparation à la facture électronique, et par quelle plateforme agréée passe la transmission ?
- Qu’est-ce que la formule choisie ne comprend pas, et qu’est-ce que le logiciel ne fait pas du tout ?
- Comment récupérer mes données si je pars ?
La dernière question est souvent oubliée. Elle en dit pourtant long sur l’éditeur. Pour une grille plus détaillée, critère par critère, la page sur le meilleur logiciel de transport de personnes propose un tableau des réponses qui doivent vous alerter.
Étape 3 : tester sur une semaine réelle
Une démonstration montre ce que l’outil sait faire. Un essai montre ce qu’il donne avec vous. L’idéal est de faire tourner le nouveau logiciel en parallèle de l’ancien pendant une semaine, sur un périmètre limité : un ou deux chauffeurs, une partie des clients. Voici un exemple de déroulé :
- Lundi : paramétrer les tarifs, saisir les courses de la semaine pour le périmètre choisi.
- Mardi : déplacer une course, en réaffecter une autre, simuler un retard de vol.
- Mercredi : faire rouler un chauffeur avec l’application, y compris dans un parking souterrain.
- Jeudi : envoyer un devis à un client et le transformer en réservation une fois accepté.
- Vendredi : facturer la semaine d’un client professionnel et comparer avec votre ancienne méthode.
Avec Vetilys, l’essai gratuit dure 14 jours : une semaine pour paramétrer, une semaine pour rouler. Le planning des chauffeurs est généralement l’écran qui décide l’équipe du bureau, dans un sens ou dans l’autre.
Étape 4 : la reprise des données clients et de l’existant
La reprise des données fait peur, souvent plus qu’elle ne le mérite. Elle se prépare en triant, avant de transférer quoi que ce soit.
À reprendre : les clients actifs avec leurs coordonnées, SIRET et délais de paiement ; les passagers réguliers ; les adresses fréquentes ; les chauffeurs avec leurs échéances (carte professionnelle, permis, visite médicale) ; les véhicules avec leurs dates d’assurance et de contrôle technique, que le suivi de la flotte reprendra en alertes ; vos tarifs et forfaits ; les réservations déjà confirmées pour les semaines à venir.
À laisser dans l’ancien système : les factures déjà émises. Elles restent valables là où elles ont été créées. Dans Vetilys, les préfixes de numérotation sont paramétrables, ce qui permet de démarrer une nouvelle série sans confusion avec l’ancienne.
C’est aussi l’occasion d’appliquer un principe du RGPD, la minimisation : un client qui n’a pas commandé depuis des années n’a pas forcément sa place dans le nouveau fichier. Le guide RGPD et transport de personnes rappelle les règles de conservation. Demandez enfin à l’éditeur comment se fait concrètement la reprise : chez Vetilys, la façon de procéder se définit en démonstration selon le volume et le format de vos fichiers.
Étape 5 : former les chauffeurs avant le jour de bascule
Un chauffeur ne lira pas de mode d’emploi. Il faut lui montrer, sur son téléphone, en un quart d’heure : la connexion, la mission à accepter ou à refuser avec un motif, les étapes de la course jusqu’à la fin, les boutons pour lancer Google Maps, Waze ou Plans, et la saisie d’un frais de parking ou de péage. Le reste s’apprend en roulant.
Profitez de ce moment pour expliquer la géolocalisation : la position n’est partagée que pendant une mission en cours, jamais en dehors. C’est une question que les chauffeurs posent toujours, et une réponse claire évite bien des réticences. Le fonctionnement complet est décrit sur la page de l’application chauffeur.
Ce que Vetilys vous permet de vérifier pendant l’essai
Vetilys est un logiciel complet d’exploitation : réservations, devis, planning, dispatch, application chauffeur, portail client et factures. Pendant l’essai, vous pourrez vérifier chaque point de la méthode, y compris ses limites : le logiciel n’encaisse pas les clients par carte, ne construit pas les tournées à la place du régulateur et ne suit pas les vols automatiquement. Les quatre formules et leurs quotas sont sur la page des tarifs, et la rubrique logiciels présente les usages par activité.
Une fois l’outil choisi, la mise en route suit souvent le même chemin : notre guide pour passer du papier au logiciel détaille la reprise des clients, des tarifs et la formation des chauffeurs.
Comment rédiger un cahier des charges pour un logiciel de transport ?
Partez d’une dizaine de courses réelles du mois écoulé : type de course, client, passagers, mode de calcul du prix, facturation. Ajoutez vos contraintes d’équipe (nombre de chauffeurs, salariés ou indépendants, personnes au bureau) et classez chaque besoin en indispensable ou souhaitable. Une page suffit pour comparer les outils sur une base commune.
Quelles questions poser avant d’acheter un logiciel VTC ?
Demandez ce que devient un prix confirmé quand vous changez vos tarifs, comment se gèrent un retard de vol et un refus de mission, comment on corrige une facture émise, où en est la facture électronique, ce que la formule ne comprend pas et comment récupérer vos données en cas de départ.
Comment se passe la reprise des données clients dans un nouveau logiciel ?
Triez d’abord : clients actifs, passagers réguliers, chauffeurs, véhicules, tarifs et réservations à venir sont à reprendre ; les factures déjà émises restent dans l’ancien système. Demandez à l’éditeur le mode opératoire précis. Pour Vetilys, il se définit lors de la démonstration selon le volume et le format de vos fichiers.
Combien de temps faut-il pour former des chauffeurs à une application ?
Une courte séance sur leur propre téléphone suffit en général pour les gestes essentiels : se connecter, accepter une mission, faire avancer les étapes, lancer la navigation et saisir un frais. Prévoyez-la avant le jour de bascule, et faites rouler un premier chauffeur pendant l’essai pour repérer les questions.
Appliquez la méthode avec nous
Apportez votre page de cahier des charges et vos courses types : la démonstration se fera sur vos cas, et l’essai gratuit de 14 jours prendra le relais.