Le contrôle technique du van tombe la semaine du mariage pour lequel vous l’avez promis. La berline luxe est chez le carrossier depuis mardi, mais elle figure encore dans le planning de jeudi. Ces situations ne viennent pas d’un manque de sérieux : elles viennent d’une flotte suivie dans un classeur pendant que les courses vivent ailleurs. Un logiciel de gestion de flotte pour le transport de personnes relie les deux, pour qu’un véhicule indisponible ne soit tout simplement plus proposé.
Gestion de flotte VTC : partir de ce que le véhicule peut transporter
Dans le transport de personnes, un véhicule se décrit d’abord par ce qu’il peut accepter. Dans Vetilys, chaque fiche porte l’immatriculation, le modèle, la catégorie (berline, berline luxe, van, minibus) et le nombre de places. Cette catégorie n’est pas décorative : c’est elle que le client choisit sur le portail, elle qui détermine le tarif applicable, et elle que le logiciel vérifie au moment d’affecter une mission.
Prenons une demande de six passagers avec huit valises au départ d’une gare. Si le régulateur tente de l’affecter à une berline, le contrôle de capacité, en places comme en bagages, l’arrête avant que le chauffeur ne se retrouve sur le parvis avec deux valises de trop. Le même contrôle porte sur la disponibilité du véhicule et sur les conflits horaires, avec un temps de battement paramétrable entre deux missions.
Échéances assurance et contrôle technique : les voir venir à 30 jours
Flotte
Assurance, contrôle technique, entretien : une date par véhicule
Chaque véhicule a ses dates : échéance d’assurance, contrôle technique, prochain entretien, et le kilométrage relevé. Trente jours avant une échéance, une alerte apparaît sur le tableau de bord de Transport Cloud, à côté des réservations du jour. On la voit en ouvrant le logiciel le matin, pas en cherchant une enveloppe.
Les chauffeurs ont le même traitement pour leur carte professionnelle, leur permis et leur visite médicale. Le fonctionnement complet est décrit sur la page gestion des chauffeurs et des véhicules.
Chauffeurs et véhicules
Trente jours, c’est assez pour prendre rendez-vous au centre de contrôle sans bloquer une semaine chargée, et assez pour relancer un assureur qui tarde à envoyer l’attestation. Si vous voulez construire une routine autour de ces dates, le guide sur le suivi des échéances de la flotte propose une méthode par type de document.
Statut et indisponibilités : un véhicule au garage n’est pas affectable
Un véhicule passe par plusieurs états au cours de sa vie : en service, en entretien, immobilisé, puis retiré le jour où vous le revendez. Le statut se change sur sa fiche, et des périodes d’indisponibilité peuvent être posées à l’avance, par exemple pour une révision programmée ou un pneu à changer.
- Un véhicule indisponible ne passe pas le contrôle d’affectation : le régulateur le voit au moment de planifier.
- Les conflits apparaissent dans le planning, au même titre que les absences des chauffeurs.
- Le statut « immobilisé » distingue la panne qui dure de l’entretien prévu, ce qui aide à prévenir les clients concernés.
C’est la partie la plus utile au quotidien, parce qu’elle agit à l’endroit où l’erreur se produit : quand on place une course. Le reste de l’exploitation est présenté sur la page du logiciel de gestion du transport de personnes.
Coût d’un véhicule de transport : ce qui est enregistré, ce qui reste à calculer
Savoir combien coûte un véhicule de transport par kilomètre parcouru, c’est la base pour fixer un forfait ou refuser une course qui ne paie pas. La méthode est simple à poser : additionnez sur une période tous les coûts du véhicule, fixes et variables, puis divisez par les kilomètres parcourus, en distinguant ceux qui ont été facturés de ceux qui ont été faits à vide.
| Élément | Où il se trouve dans Vetilys |
|---|---|
| Carburant et autres dépenses | Saisis comme dépenses sur la fiche du véhicule. |
| Kilométrage | Relevé sur la fiche du véhicule. |
| Kilomètres facturés et kilomètres à vide estimés | Affichés sur le tableau de bord, calculés à partir des missions. |
| Échéances d’assurance et de contrôle technique | Les dates sont suivies ; le montant de vos contrats reste dans votre comptabilité. |
| Financement, location longue durée, amortissement | Non géré : à reprendre de votre comptabilité. |
Les kilomètres à vide méritent une attention particulière. Le chauffeur qui dépose à Monaco et rentre seul à Nice fait rouler le véhicule sans recette. Le logiciel les estime, mais il ne contrôle pas la distance de repositionnement entre deux missions : c’est au régulateur d’enchaîner intelligemment. Le guide pour réduire les kilomètres à vide donne des pistes concrètes.
Rentabilité par véhicule : lire les rapports sur une période
Le tableau de bord donne la photographie du jour : véhicules disponibles, taux d’occupation, kilomètres facturés, kilomètres à vide estimés, marge du mois. Pour comparer les véhicules entre eux, les rapports reprennent le chiffre d’affaires et la rentabilité par véhicule sur la période choisie. La formule de calcul est affichée sous chaque indicateur, et un indicateur qui manque de données s’affiche comme indisponible plutôt que de montrer un chiffre faux.
Exemple de lecture : deux vans de même catégorie, l’un très occupé sur des transferts courts, l’autre moins sollicité mais sur des mises à disposition à la journée. Le rapport permet de voir lequel rapporte vraiment, une fois les dépenses saisies. Les rapports s’exportent en CSV pour Excel ou s’impriment en PDF ; les indicateurs disponibles sont détaillés sur la page tableau de bord et rentabilité.
Ce que ce logiciel de gestion de flotte ne couvre pas
Vetilys est un logiciel d’exploitation, pas un outil de télématique. Pas de boîtier embarqué ni de remontée automatique du kilométrage, pas de connexion à une carte carburant, pas de gestion des amendes. La géolocalisation ne concerne que le téléphone du chauffeur pendant une mission en cours : un véhicule garé n’est pas suivi.
Si vous avez besoin de ces fonctions, elles relèvent d’outils spécialisés, que vous utiliserez à côté. Pour une entreprise de quelques berlines et vans, l’essentiel se joue pourtant ailleurs : ne jamais affecter un véhicule qui n’est pas en état de rouler, et savoir ce qu’il coûte. Le panorama des logiciels pour entreprise de transport de personnes montre comment la flotte s’insère dans le reste de l’activité.
Quel logiciel de gestion de flotte pour une société VTC ?
Pour une société VTC, l’utile est un outil où la flotte sert directement à l’affectation des courses : catégorie, places, statut et indisponibilités vérifiés avant de confier une mission. Vetilys suit aussi les échéances d’assurance, de contrôle technique et d’entretien avec une alerte à 30 jours, ainsi que les dépenses et le kilométrage de chaque véhicule.
Comment ne plus oublier l’échéance d’assurance ou du contrôle technique ?
Enregistrez les dates sur la fiche de chaque véhicule. Trente jours avant l’échéance, l’alerte apparaît sur le tableau de bord de Transport Cloud, que vous ouvrez chaque matin pour voir les courses du jour. Les échéances des chauffeurs, comme la carte professionnelle ou la visite médicale, sont signalées de la même façon.
Comment calculer le coût d’un véhicule de transport de personnes ?
Additionnez sur une période les coûts fixes et variables du véhicule, puis divisez par les kilomètres parcourus. Vetilys fournit les dépenses saisies, le kilométrage, les kilomètres facturés et les kilomètres à vide estimés. Les coûts de financement et le montant des contrats d’assurance restent à reprendre de votre comptabilité.
Le logiciel remplace-t-il un boîtier de télématique ?
Non. Vetilys ne relève ni le kilométrage ni la consommation de façon automatique, et ne se connecte pas aux cartes carburant. La position transmise est celle du téléphone du chauffeur, uniquement pendant une mission en cours, pour le dispatch et le suivi par le client.
Mettez votre flotte au service du planning
Envoyez-nous la liste de vos véhicules : nous vous montrons en démonstration les échéances, les contrôles d’affectation et le rapport par véhicule.