Le suivi des échéances de la flotte ne se joue pas le jour de l’échéance. Il se joue trois semaines avant, quand il reste le temps de trouver un créneau au garage, de prévenir l’assureur ou de déplacer une mise à disposition réservée depuis longtemps. Ce guide propose une méthode simple : un tableau des échéances par véhicule, une alerte qui tombe assez tôt, une indisponibilité inscrite au planning pour chaque passage au garage, et un historique qui sert ensuite à calculer ce que coûte vraiment chaque véhicule.
Ce que doit contenir le suivi des échéances de la flotte
Sur une flotte de trois véhicules, on croit tout avoir en tête. Sur huit, avec deux berlines achetées la même année et un van repris d’occasion, les dates se mélangent. Le tableau ci-dessous sert de modèle : une ligne par type d’échéance, et pour chacune la personne qui s’en occupe.
| Échéance | Ce qu’on note | Qui s’en charge | Si on l’oublie |
|---|---|---|---|
| Assurance | Date d’échéance du contrat, véhicules couverts, attestation à jour | Le dirigeant ou la personne qui gère les contrats | Un véhicule qui roule sans couverture adaptée à l’activité |
| Contrôle technique | Date limite du prochain contrôle, date du rendez-vous, éventuelle contre-visite | Le responsable de la flotte | Un véhicule qui ne peut plus prendre de clients du jour au lendemain |
| Entretien | Prochaine révision, en date ou en kilométrage, selon ce qui arrive en premier | Le responsable de la flotte, avec le chauffeur attitré | Une panne en pleine course, un client à reprendre en urgence |
| Kilométrage | Relevé régulier du compteur | Le chauffeur, transmis au bureau | Une révision calculée sur un chiffre faux |
Les échéances des chauffeurs (carte professionnelle, permis, visite médicale) obéissent à la même logique, mais elles concernent des personnes : elles sont traitées dans notre guide sur les documents obligatoires du chauffeur VTC.
Contrôle technique d’un véhicule VTC : ne pas se fier à sa mémoire
La périodicité du contrôle technique dépend du véhicule et de son usage, et les véhicules de transport de personnes doivent en plus respecter des conditions propres à leur activité. Plutôt que de vous fier à une règle entendue au café, vérifiez la vôtre sur service-public.fr et notez la date limite, pas une date approximative.
La bonne pratique consiste à prendre rendez-vous dès que l’alerte arrive, et non la semaine de l’échéance. Une contre-visite reste toujours possible : si le contrôle tombe la veille de la date limite, le véhicule risque d’être immobilisé pendant les réparations. Une marge de quelques semaines vous laisse le choix du garage et du jour, de préférence un jour creux.
Assurance de la flotte : l’échéance qui ne prévient pas
L’assureur envoie un avis, mais rarement au moment où vous avez le temps de comparer. Notez la date d’échéance du contrat et, dans votre agenda, une date de réflexion bien avant : c’est le moment de vérifier que la liste des véhicules couverts correspond à votre flotte réelle. Un van ajouté en cours d’année, une berline vendue sans être retirée du contrat, et la prime ne correspond plus à rien. Pour les conditions de résiliation ou de renégociation, référez-vous à votre contrat et à votre courtier.
Si vous confiez des courses à des confrères, leur assurance fait aussi partie de vos échéances. Dans Vetilys, la fiche partenaire porte une date d’échéance d’assurance et un contrôle documentaire a lieu avant l’affectation ; notre guide pour sous-traiter des courses à des partenaires fiables explique quoi vérifier d’autre.
Planifier l’entretien des véhicules sans trou dans le planning
L’entretien se prévoit souvent en kilométrage, ce qui oblige à estimer une date. Prenons un exemple chiffré, avec des hypothèses posées : un van relevé à 47 200 km, révision prévue à 50 000 km, et 900 km parcourus par semaine en moyenne sur le dernier mois. Il reste 2 800 km, soit un peu plus de trois semaines. Vous réservez le garage pour la fin de la deuxième semaine, un mardi, et non le vendredi d’un week-end de mariages.
Ensuite, le passage au garage doit devenir une indisponibilité du véhicule dans l’outil de planning, pas une note sur un post-it. C’est ce qui empêche le régulateur d’affecter ce van à une navette le jour où il est sur le pont. Dans Vetilys, l’affectation contrôle la disponibilité du véhicule, sa capacité et les conflits horaires ; les absences et indisponibilités restent visibles dans le planning des chauffeurs. Le véhicule peut aussi passer au statut « en entretien » ou « immobilisé », puis revenir « en service ».
Dans Vetilys
Le tableau des échéances, alimenté au fil de l’eau
La liste de la flotte affiche, pour chaque véhicule, sa catégorie (berline, berline luxe, van, minibus), ses places, son kilométrage et ses échéances d’assurance, de contrôle technique et d’entretien. Les échéances qui tombent dans les 30 jours remontent en alerte sur le tableau de bord, à côté de celles des chauffeurs.
Le détail de la gestion des chauffeurs et des véhicules montre aussi les dépenses et les indisponibilités enregistrées par véhicule. Le kilométrage reste une saisie : le logiciel ne lit pas le compteur et n’est pas un boîtier télématique.
Chauffeurs et véhicules
Garder l’historique et tenir un rendez-vous chaque semaine
Un tableau d’échéances ne vit que si quelqu’un le regarde. Fixez un moment, le lundi matin par exemple, et tenez une courte liste :
- Lire les alertes du tableau de bord et traiter celles qui n’ont pas encore de rendez-vous.
- Mettre à jour le kilométrage relevé par chaque chauffeur sur son véhicule attitré.
- Inscrire chaque rendez-vous de garage comme indisponibilité, avec une marge avant et après.
- Vérifier que l’assurance des sous-traitants sollicités cette semaine est toujours valide.
- Enregistrer les dépenses de la semaine (carburant, réparations) sur le bon véhicule.
Cet historique a une seconde vie. Les dépenses et les indisponibilités enregistrées permettent de savoir ce que coûte un véhicule et combien de jours il n’a pas roulé. Croisées avec le chiffre d’affaires, elles alimentent le calcul détaillé dans notre guide sur la rentabilité d’une entreprise de transport de personnes. Pour une vue d’ensemble de ce qu’un logiciel de gestion de flotte pour le transport de personnes couvre, et de ce qu’il laisse à d’autres outils (cartes carburant, télématique), la page dédiée fait le tour de la question.
Le tableau de bord rassemble les alertes d’exploitation du jour et les échéances à venir. Le reste de nos guides pour l’entreprise de transport de personnes aborde les autres sujets du quotidien, du prix des courses à la facturation.
Questions fréquentes sur les échéances des véhicules
Comment ne plus oublier le contrôle technique d’un véhicule VTC ?
Notez la date limite exacte dans un outil qui vous prévient à l’avance, et prenez rendez-vous dès l’alerte plutôt que la semaine de l’échéance. Dans Vetilys, l’échéance de contrôle technique figure sur la fiche du véhicule et remonte sur le tableau de bord à 30 jours. Inscrivez ensuite le rendez-vous comme indisponibilité pour que personne n’affecte le véhicule ce jour-là.
Quand planifier l’entretien des véhicules d’une flotte de transport ?
Partez du kilométrage relevé, du seuil de la prochaine révision et du kilométrage moyen des dernières semaines : vous obtenez une date estimée. Réservez le garage un peu avant, sur un jour creux de votre activité. Plus les relevés de compteur sont réguliers, plus l’estimation tient. Une révision prévue en date doit être suivie de la même façon.
Que se passe-t-il si un véhicule en entretien est affecté à une course ?
Si l’entretien a été inscrit comme indisponibilité, l’affectation est contrôlée : le conflit apparaît avant que la mission parte chez le chauffeur. C’est précisément pour cela qu’un rendez-vous de garage noté ailleurs que dans le planning ne protège de rien. Le régulateur choisit alors un autre véhicule de la bonne catégorie et de capacité suffisante.
Faut-il suivre l’échéance d’assurance des sous-traitants ?
Oui, dès que vous leur confiez vos clients, c’est une précaution de bon sens. Notez la date d’échéance de leur attestation sur leur fiche et vérifiez-la avant chaque nouvelle mission confiée. Dans Vetilys, la fiche partenaire comporte cette échéance et un contrôle documentaire a lieu avant l’affectation d’une mission à un sous-traitant.
Vos échéances sous contrôle, votre planning à jour
Montrez-nous votre flotte en démonstration : nous verrons ensemble comment saisir vos échéances, recevoir les alertes à 30 jours et inscrire les passages au garage dans le planning.