Une carte professionnelle qui expire en pleine saison, un contrôle technique oublié, un van parti au garage que l’on affecte quand même à un transfert de 6 h : ces incidents viennent rarement d’un manque de sérieux. Ils viennent d’informations éparpillées entre un classeur, un agenda et la mémoire du dirigeant. La gestion des chauffeurs et véhicules de transport dans Vetilys rassemble ces informations dans deux fiches claires, reliées au planning, et prévient avant qu’une échéance ne tombe.
Gestion des chauffeurs : ce que la fiche dit au régulateur
Chaque chauffeur a sa fiche : nom, téléphone, type de contrat, couleur au planning et coût horaire. La couleur paraît anodine ; c’est pourtant elle qui permet de repérer d’un coup d’œil, sur un planning chargé, les missions d’un même conducteur. Le coût horaire, lui, ne sert pas au quotidien du régulateur, mais il donne une base au dirigeant qui veut savoir ce que coûte vraiment une mise à disposition d’une journée.
Depuis la fiche, vous invitez aussi le chauffeur à installer l’application chauffeur Transport Mobile, sur Android ou iOS. Une fois connecté, il reçoit ses missions sur son téléphone, les accepte ou les refuse avec un motif, et déroule la course jusqu’à la dépose. La liste des chauffeurs indique qui a activé l’application et qui ne l’a pas encore fait.
Chauffeurs salariés et indépendants dans la même équipe
Beaucoup d’entreprises fonctionnent avec une équipe mixte : deux ou trois salariés qui assurent le cœur de l’activité, et des indépendants qui viennent renforcer le planning le week-end ou pendant les salons. Vetilys enregistre les deux types de contrat sur la même fiche, avec les mêmes échéances à surveiller. Au planning, ils apparaissent côte à côte, chacun sur sa ligne.
Le logiciel ne tranche pas pour vous les questions juridiques ou sociales que pose chaque modèle. Si vous hésitez entre les deux, le guide consacré aux chauffeurs salariés ou indépendants compare leurs conséquences sur l’organisation, et renvoie vers les sources officielles pour le reste.
Échéances de carte professionnelle VTC, de permis et de visite médicale
Trois dates conditionnent le droit de conduire de vos chauffeurs : l’échéance de la carte professionnelle, celle du permis et celle de la visite médicale. Elles figurent sur la fiche de chacun et dans la liste des chauffeurs, où l’on voit immédiatement qui est à jour. Trente jours avant une échéance, une alerte apparaît sur le tableau de bord. Un mois, c’est le délai qui laisse le temps de prendre rendez-vous, de rassembler les pièces et de prévoir un remplaçant si nécessaire.
Les règles de renouvellement elles-mêmes dépendent de la réglementation en vigueur et de votre préfecture. Le guide sur les documents obligatoires du chauffeur VTC fait le tour de ce qu’il faut suivre, sans se substituer aux textes officiels.
Flotte
La fiche véhicule : catégorie, places et statut
Chaque véhicule est décrit par son immatriculation, son modèle, sa catégorie (berline, berline luxe, van, minibus) et son nombre de places. Ces deux derniers champs ne sont pas décoratifs : c’est sur eux que repose le contrôle de capacité au moment de l’affectation. Un groupe de six personnes avec leurs bagages ne part pas dans une berline par inadvertance.
Le statut dit si le véhicule peut rouler : en service, en entretien, immobilisé ou retiré. Le kilométrage et les dépenses, notamment de carburant, complètent la fiche et nourrissent le suivi de la flotte de transport de personnes.
Suivi assurance, contrôle technique et entretien de la flotte
Comme pour les chauffeurs, les véhicules ont leurs échéances : assurance, contrôle technique, entretien. Elles s’affichent dans la liste de la flotte et déclenchent la même alerte à 30 jours sur le tableau de bord. Pour une entreprise de huit véhicules, cela représente des dizaines de dates par an. Les tenir dans un tableur est possible, à condition que quelqu’un l’ouvre ; ici, l’alerte vient à vous le matin, au milieu des indicateurs du jour.
Pour mettre en place un calendrier d’entretien cohérent, avec des marges suffisantes avant les périodes chargées, le guide sur le suivi des échéances de la flotte propose une méthode simple.
Absences des chauffeurs et indisponibilité d’un véhicule pour entretien
Un chauffeur en congé la semaine du 15 août, un minibus au garage mardi et mercredi : ces informations doivent se voir au moment où l’on construit le planning, pas le matin même. Les absences des chauffeurs et les indisponibilités des véhicules s’enregistrent avec leurs dates. Sur le planning des chauffeurs, les congés apparaissent hachurés en vue semaine, et l’affectation contrôle la disponibilité du chauffeur comme celle du véhicule.
Le régulateur qui tente de confier une mission à un conducteur absent, ou à un véhicule immobilisé, en est donc averti. C’est le logiciel qui contrôle ; c’est toujours lui, régulateur, qui décide de la solution : un autre chauffeur, un autre véhicule, ou un partenaire.
Des documents justificatifs gardés à l’abri
La copie de la carte professionnelle, l’attestation d’assurance, le procès-verbal du dernier contrôle technique : ces pièces sont souvent demandées par un client professionnel, un hôtel ou un organisateur d’événement. Dans Vetilys, les documents justificatifs sont privés. Ils se téléchargent par un lien temporaire, valable 15 minutes, ce qui évite qu’un fichier sensible circule indéfiniment par un lien oublié dans un e-mail.
Ces mêmes fiches servent ailleurs dans le logiciel : le coût horaire des chauffeurs et les dépenses des véhicules sont des données utiles pour lire les rapports de rentabilité. L’ensemble des modules est présenté sur la page des fonctionnalités de Vetilys.
Comment suivre les échéances de carte professionnelle VTC de ses chauffeurs ?
Dans Vetilys, l’échéance de la carte professionnelle est saisie sur la fiche de chaque chauffeur, comme celles du permis et de la visite médicale. La liste des chauffeurs affiche ces dates, et une alerte apparaît sur le tableau de bord trente jours avant chaque échéance. Vous avez ainsi le temps d’organiser le renouvellement avant que le chauffeur ne doive s’arrêter.
Peut-on gérer des chauffeurs indépendants et salariés dans le même logiciel ?
Oui. Le type de contrat est une information de la fiche chauffeur. Salariés et indépendants partagent le même planning, la même application mobile et le même suivi d’échéances. Chacun a sa couleur au planning et son coût horaire. Les questions de statut juridique restent à traiter avec vos conseils ; le logiciel, lui, organise le travail.
Que se passe-t-il si j'affecte un véhicule en entretien ?
L’affectation contrôle la disponibilité du véhicule, comme celle du chauffeur, ainsi que sa capacité en places et en bagages. Un véhicule déclaré indisponible pour entretien est donc signalé au moment où vous tentez de l’affecter. Vous choisissez alors un autre véhicule de la même catégorie, ou une autre solution.
Comment suivre l'assurance et le contrôle technique d'une flotte de véhicules ?
Chaque fiche véhicule porte ses échéances d’assurance, de contrôle technique et d’entretien, avec le kilométrage. La liste de la flotte les affiche toutes, et le tableau de bord signale celles qui tombent dans les trente jours. Les attestations peuvent être conservées comme documents justificatifs privés, téléchargeables par un lien temporaire.
Mettez vos échéances sous contrôle
En démonstration, nous saisissons deux de vos chauffeurs et deux véhicules avec leurs vraies échéances, et vous voyez les alertes arriver sur le tableau de bord.