Un contrôle routier un samedi soir à la sortie de l’aéroport, et le chauffeur découvre que sa visite médicale a expiré le mois dernier. Le reste de la soirée se passe au téléphone, à chercher un remplaçant pour les courses suivantes. Les documents obligatoires d’un chauffeur VTC ne sont pas difficiles à obtenir ; ils sont difficiles à garder à jour quand on gère cinq conducteurs, six véhicules et une dizaine de dates différentes. Ce guide les range par famille et propose une méthode de suivi qui tient dans la durée.
Nous restons volontairement général : les conditions, durées de validité et modalités de renouvellement sont fixées par les textes et peuvent évoluer. Référez-vous au site officiel service-public.fr et à votre préfecture pour le détail de votre situation.
Les documents obligatoires d’un chauffeur VTC, en trois familles
On mélange souvent ce qui relève du conducteur, du véhicule et de l’entreprise. Les séparer aide à savoir qui doit fournir quoi, et à qui demander le renouvellement.
| Famille | Documents principaux | Qui s’en occupe en pratique |
|---|---|---|
| Le conducteur | Carte professionnelle VTC, permis de conduire, attestation de visite médicale d’aptitude | Le chauffeur, qui transmet une copie à l’exploitant à chaque renouvellement |
| Le véhicule | Certificat d’immatriculation, attestation d’assurance adaptée au transport de personnes à titre onéreux, contrôle technique, signalétique propre aux VTC | L’exploitant ou le loueur, selon le mode de financement |
| L’entreprise | Inscription au registre des exploitants de VTC, immatriculation de l’entreprise | Le dirigeant |
À cela s’ajoute la preuve de la réservation préalable : une course VTC doit avoir été commandée à l’avance, et le chauffeur doit pouvoir le montrer. Vérifiez sur le site officiel la forme exacte attendue. L’inscription de l’entreprise fait l’objet d’un guide à part sur l’inscription au registre VTC.
Avant la première course
Ce qu’on vérifie à l’arrivée d’un nouveau chauffeur
Le jour où un chauffeur rejoint l’équipe, salarié ou indépendant, c’est le moment de tout collecter : copie de la carte professionnelle, du permis, de la dernière visite médicale, avec leurs dates de fin.
Notez-les tout de suite dans votre outil de suivi. Une copie dans un tiroir ne prévient personne quand la date approche.
Carte professionnelle VTC : un renouvellement à anticiper
La carte professionnelle VTC est délivrée par la préfecture. Elle a une durée de validité et son renouvellement suppose de remplir des conditions, qui peuvent inclure une formation. Les délais de traitement varient : ce n’est pas le genre de démarche que l’on lance la semaine de l’expiration.
La bonne pratique consiste à demander à chaque chauffeur où il en est plusieurs mois avant l’échéance, puis à vérifier que la nouvelle carte est bien arrivée et que sa date est saisie. Pour un dirigeant qui conduit lui-même, la règle est la même : sa propre carte se surveille comme celle d’un salarié.
Visite médicale chauffeur : la date qu’on oublie
Les conducteurs de transport de personnes sont soumis à un contrôle médical d’aptitude à la conduite, dont la périodicité dépend notamment de l’âge. C’est souvent la date la plus négligée, parce qu’elle ne figure ni sur la carte professionnelle ni dans l’esprit du chauffeur. Résultat : elle tombe en plein mois chargé.
Le réflexe utile : noter la date de fin de validité indiquée sur l’attestation, et non la date de la visite. Le calcul de l’échéance reste ainsi juste même si la règle change selon l’âge du conducteur.
Les papiers du véhicule : assurance, contrôle technique, entretien
Côté véhicule, trois dates reviennent : la fin de l’assurance, le prochain contrôle technique et la prochaine révision. Une voiture qui roule beaucoup atteint vite ses échéances kilométriques, plus vite qu’on ne le pense. Le véhicule doit aussi respecter les conditions fixées par la réglementation des VTC : vérifiez-les avant d’acheter ou de louer, pas après.
Pour la méthode complète sur la flotte (entretien planifié, immobilisation, historique), voyez le guide du suivi des échéances de la flotte.
Suivre les échéances des chauffeurs sans tableau à part
Le tableur partagé fonctionne tant que quelqu’un l’ouvre. Le jour où personne n’y pense, une carte expire. La méthode qui tient repose sur quatre règles simples :
- Un seul endroit pour toutes les dates, chauffeurs et véhicules confondus.
- Une alerte en amont, assez tôt pour lancer une démarche, et visible là où vous travaillez tous les jours.
- Un responsable pour chaque échéance : le chauffeur pour ses papiers, le dirigeant pour la flotte et l’entreprise.
- Une copie à jour de chaque justificatif, rangée à l’abri, que l’on retrouve en deux minutes lors d’un contrôle ou d’un appel d’offres.
Dans Vetilys, chaque fiche chauffeur porte les échéances de la carte professionnelle, du permis et de la visite médicale ; chaque fiche véhicule celles de l’assurance, du contrôle technique et de l’entretien. Les échéances à 30 jours remontent en alerte sur le tableau de bord, que le régulateur ouvre de toute façon chaque matin. Les justificatifs sont stockés en privé et se téléchargent par un lien temporaire de 15 minutes. Le détail de ces fiches est présenté sur la page gestion des chauffeurs et des véhicules, et la vision d’ensemble pour une structure qui grandit sur celle du logiciel de gestion d’entreprise VTC.
Chauffeurs indépendants et sous-traitants : la même exigence
Un chauffeur indépendant qui roule pour vous reste un conducteur que votre client voit arriver sous votre nom. Ses documents obligatoires se vérifient avec la même rigueur que ceux d’un salarié, même si le cadre juridique diffère ; notre guide sur les chauffeurs salariés ou indépendants compare l’organisation des deux modèles. Pour un confrère à qui vous confiez une course, Vetilys contrôle les documents du partenaire, dont l’échéance d’assurance, avant de lui affecter la mission. Les autres étapes du lancement, de la carte au premier client, sont reprises dans le guide pour créer une entreprise VTC, et l’ensemble de nos guides pour les entreprises de transport de personnes couvre aussi la facturation et l’exploitation.
Quels documents un chauffeur VTC doit-il avoir sur lui ?
En principe, sa carte professionnelle VTC, son permis de conduire, les documents du véhicule (certificat d’immatriculation, attestation d’assurance) et de quoi justifier que la course a été réservée à l’avance. La liste exacte et la forme acceptée pour chaque pièce sont précisées sur les sites officiels : vérifiez-les avant de former vos chauffeurs.
Quand faut-il renouveler sa carte professionnelle VTC ?
Avant sa date de fin de validité, en tenant compte des délais de traitement de la préfecture et des conditions à remplir, qui peuvent inclure une formation. Les durées et modalités sont fixées par les textes : consultez service-public.fr ou votre préfecture, et lancez la démarche plusieurs mois à l’avance.
La visite médicale est-elle obligatoire pour un chauffeur VTC ?
Oui, les conducteurs de transport de personnes doivent justifier de leur aptitude médicale à la conduite, avec une périodicité qui dépend notamment de l’âge. Notez la date de fin de validité indiquée sur l’attestation et prévoyez une alerte suffisamment en amont pour prendre rendez-vous sans stress.
Comment suivre les échéances de plusieurs chauffeurs ?
Rassemblez toutes les dates au même endroit, fiche par fiche, et faites-les remonter automatiquement quelques semaines avant l’échéance. Dans Vetilys, les échéances de carte professionnelle, permis et visite médicale sont saisies sur la fiche du chauffeur et apparaissent en alerte sur le tableau de bord 30 jours avant.
Aucune échéance oubliée
Voyez en démonstration comment Vetilys rassemble les dates de vos chauffeurs et de vos véhicules et vous alerte 30 jours avant chacune.