Fin de mois. L’hôtel veut une seule facture pour ses vingt-deux transferts, l’expert-comptable réclame son export, un péage de l’aller à Monaco n’a été noté nulle part et un particulier attend sa facture depuis mardi. Un logiciel facturation VTC sert d’abord à ça : produire à partir des courses réellement faites des factures exactes, numérotées sans trou, et savoir ce qui reste à encaisser. Voici comment Vetilys s’y prend, et où s’arrête son rôle.
Facture VTC conforme : ce que le logiciel reprend, ce que vous vérifiez
Les informations de votre entreprise se renseignent une fois dans les paramètres et sont reprises sur chaque facture : raison sociale, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, numéro d’inscription au registre des exploitants VTC, IBAN, BIC et pied de page. Sur la facture, une course égale une ligne : la date, le trajet, et un lien qui ramène à la réservation d’origine. Le prix ne se recalcule pas : il vient du détail figé sur la réservation au moment de la confirmation.
- Numérotation continue, sans trou, avec des préfixes que vous choisissez.
- Contenu fiscal figé à l’émission, protégé par une empreinte : une facture émise ne se modifie plus.
- PDF prêt à envoyer, échéance calculée selon le délai de paiement du client.
- Montants HT, TVA et TTC distingués, débours séparés.
Le logiciel remplit ce qu’il connaît. La justesse d’une facture dépend aussi de ce que vous saisissez : une raison sociale à jour, un client correctement identifié, une prestation bien décrite. Le guide des mentions obligatoires d’une facture VTC fait le tour de la question, et votre expert-comptable reste le bon interlocuteur pour les cas particuliers.
TVA 10 % sur la facture VTC et péage refacturé en débours
Le transport de voyageurs en France relève en principe du taux de TVA de 10 %, et c’est le taux appliqué sur les lignes de transport. Le péage ou le parking payé au nom et pour le compte du client peut, sous des conditions strictes, être refacturé en débours, sans TVA, à l’euro près. Dans Vetilys, il apparaît sur une ligne à part, à 0 %.
Un exemple pour fixer les idées, avec les valeurs du tarif de démonstration « Berline — tarif général » et sans la part à la minute, pour simplifier. Hypothèse : 12 € de prise en charge et 30 km à 2,10 €, soit 75 € HT. La TVA à 10 % ajoute 7,50 €, la course fait 82,50 € TTC. Si le chauffeur a payé un péage pour le client, il s’ajoute en débours sans TVA. Le transport international, les forfaits mêlant plusieurs prestations ou les débours mal documentés sont autant de cas à valider avec votre comptable ; le guide sur la TVA du transport de personnes détaille ces situations.
Facturation VTC clients professionnels : une facture par mois, pas trente
Un compte pro, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un hôtel ou d’une conciergerie, ne veut pas recevoir une facture par course. La fonction « facturer une période » regroupe sur une seule facture toutes les courses terminées d’un client sur le mois écoulé, chacune sur sa ligne. La référence client et le centre de coûts saisis sur chaque réservation restent attachés à la course : quand le service comptable du client demande à quoi correspond la ligne du 14, vous retrouvez la réservation en un clic.
Chaque compte pro a son propre délai de paiement, renseigné sur sa fiche. Entre professionnels, il est en principe de 60 jours à compter de l’émission, ou de 45 jours fin de mois si c’est convenu ; en cas de retard, des pénalités s’appliquent ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Vetilys calcule l’échéance, vous permet d’envoyer des relances, d’enregistrer les règlements, même partiels, et de les lettrer. Le reste dû est visible sur la facture, sur la fiche client et, pour le client lui-même, dans son espace du portail. Pour la méthode, le guide pour relancer une facture impayée propose une progression simple.
Acomptes, soldes et avoirs : corriger sans casser la numérotation
Pour une mise à disposition à la journée réservée par un particulier, ou un long transfert de nuit, beaucoup de chauffeurs demandent un acompte. Vetilys émet la facture d’acompte puis la facture de solde, qui tient compte de ce qui a déjà été versé. Si une course est annulée selon votre politique d’annulation, ou si un montant était faux, la correction passe par un avoir : on n’efface pas une facture, on l’annule proprement. La numérotation reste continue et l’historique raconte ce qui s’est passé.
Point à connaître : le règlement par carte depuis la facture n’est pas proposé. Les virements, chèques ou espèces sont enregistrés à la main dans le logiciel, qui tient ensuite le reste dû à jour.
Facture VTC électronique 2026 : où en est-on
Première étape, déjà franchie : depuis le 1er septembre 2026, chaque entreprise établie en France et assujettie à la TVA doit être en mesure de recevoir ses factures fournisseurs au format électronique. L’obligation d’émettre, avec l’e-reporting, s’applique depuis cette date aux grandes entreprises et aux ETI ; pour les PME et les micro-entreprises, donc pour la plupart des sociétés VTC, elle arrive le 1er septembre 2027. Les factures transitent alors par une plateforme agréée. Les courses facturées à des particuliers ne passent pas par ce circuit : leurs données relèvent de l’e-reporting. Le calendrier officiel est publié sur impots.gouv.fr.
Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique ; la transmission passe par une plateforme agréée à raccorder. Dans la liste des factures, une colonne indique où en est chacune : « non transmise » tant que la connexion n’est pas active, « B2C » quand le client est un particulier. Cette connexion doit être configurée avec un prestataire. Le guide de la facturation électronique dans le transport de personnes explique les étapes à prévoir d’ici 2027.
Logiciel de facturation VTC et export comptable : qui fait quoi
L’export comptable CSV livre à votre cabinet les factures, avoirs et règlements de la période, dans un fichier qu’il importe dans son propre outil. Vetilys n’est pas un logiciel de comptabilité complet : pas de bilan, pas de paie. Le rôle d’un logiciel facturation VTC est de produire des pièces justes à partir de l’exploitation, ce qu’un logiciel de facturation généraliste peut difficilement faire, faute de connaître la réservation, le trajet et le chauffeur. Cette continuité entre commercial, exploitation et finance est au cœur du logiciel de gestion transport de personnes, et l’ensemble des réglages est décrit sur la page du module de facturation.
La facturation est incluse dès la formule Starter, comme les devis et le planning ; les autres formules figurent sur la page des tarifs mensuels de Vetilys. La rubrique consacrée aux logiciels métier du transport privé de personnes montre comment cette brique s’insère avec les autres.
Facturation VTC : vos questions
Quelle TVA appliquer sur une facture VTC ?
Le transport de voyageurs en France relève en principe du taux de 10 %, appliqué aux lignes de transport. Les débours, comme un péage payé au nom et pour le compte du client, peuvent être refacturés sans TVA sous conditions strictes ; Vetilys les place sur une ligne à 0 %. Pour un trajet international ou une prestation mixte, demandez l’avis de votre expert-comptable avant de paramétrer.
Comment facturer un client professionnel une seule fois par mois ?
Avec « facturer une période » : vous choisissez le client et le mois, Vetilys regroupe ses courses terminées sur une facture unique, chaque course sur sa ligne, datée, avec son trajet. L’échéance découle du délai de paiement prévu pour ce client, et le client retrouve la facture en PDF dans son espace du portail, avec le reste dû.
Faut-il changer de logiciel de facturation VTC pour la facture électronique de 2027 ?
Ce qui compte, c’est que votre outil sache produire des factures structurées et les faire transiter par une plateforme agréée. Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique et suit leur statut de transmission ; la connexion à une plateforme agréée doit être configurée avec un prestataire. Les PME et micro-entreprises ont jusqu’au 1er septembre 2027 pour émettre.
Peut-on modifier une facture VTC déjà émise ?
Non, et c’est une protection. Le contenu fiscal est figé à l’émission. Pour corriger un montant ou annuler une course facturée, vous émettez un avoir, puis une nouvelle facture si besoin. La numérotation reste continue, sans trou, et l’historique garde la trace de chaque correction, ce que votre comptable appréciera au moment du contrôle.
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