Une société de transport qui passe de six à vingt véhicules ne change pas seulement de taille : elle change de fonctionnement. Le dirigeant ne prend plus toutes les réservations, un deuxième régulateur arrive, la comptabilité réclame ses exports et des confrères roulent pour vous les jours chargés. Un logiciel transport de personnes PME doit tenir ce collectif : chacun son rôle, un seul planning, des chiffres que tout le monde lit de la même façon.
Cette page s’adresse aux entreprises de 6 à 30 véhicules qui ont déjà un outil, ou un empilement d’outils, et qui sentent qu’il craque. Si vous démarrez avec une ou deux voitures, la page consacrée au logiciel pour petite entreprise de transport sera plus proche de votre quotidien.
Ce qui casse entre 6 et 15 véhicules
Les symptômes reviennent d’une entreprise à l’autre. Le tableau partagé est ouvert par deux personnes en même temps et l’une écrase la modification de l’autre. Le chauffeur reçoit sa course par message, puis une correction par un autre canal, et ne sait plus laquelle croire. La comptable passe la première semaine du mois à reconstituer les courses d’un hôtel à partir de captures d’écran. Et personne ne sait dire, sans y passer une soirée, quel véhicule rapporte vraiment.
Ce n’est pas la faute de l’équipe : l’organisation repose encore sur la mémoire d’une ou deux personnes. À ce stade, le logiciel sert surtout à répartir le travail et à rendre visible ce que chacun a fait.
- Deux régulateurs qui se partagent la journée, voire un poste du matin et un poste du soir.
- Un comptable, salarié ou cabinet extérieur, qui a besoin des factures et des règlements, pas du planning.
- Des chauffeurs salariés et des indépendants, avec des échéances administratives différentes.
- Des partenaires à qui l’on confie les courses qu’on ne peut pas assurer.
Plusieurs régulateurs sur le planning, sans s’écraser
Le planning de Vetilys est un planning type Gantt, regroupé par chauffeur, en vue jour ou semaine. Les missions non affectées sont en tête, et on les fait glisser sur la ligne d’un chauffeur pour les attribuer. Le point qui compte pour une PME : chaque déplacement est validé par le serveur. Si votre collègue vient de réaffecter la course de 14 h 30 pendant que vous la décaliez, votre opération ne passe pas en silence par-dessus la sienne. Vous travaillez à plusieurs sur la même journée sans qu’une version « gagne » au hasard.
Au moment de l’affectation, le logiciel contrôle la disponibilité du chauffeur et du véhicule, la capacité en places et en bagages, et les conflits horaires avec le temps de battement que vous avez paramétré entre deux missions. Les absences et indisponibilités sont visibles sur la grille. Ce qu’il ne contrôle pas, il faut le savoir : la distance de repositionnement entre deux missions. Le régulateur garde ce jugement, et c’est souvent là que son expérience fait la différence. La page sur le logiciel de planning transport de personnes détaille ce fonctionnement pas à pas.
Rôles comptable, régulateur, administrateur : qui fait quoi
Dans une structure de vingt personnes, donner le même accès à tout le monde finit toujours mal. Vetilys distingue quatre rôles côté entreprise : administrateur, régulateur (dispatch), comptable et chauffeur. Chaque membre de l’équipe reçoit le sien, et les droits suivent le rôle.
| Rôle | Son travail dans la journée | Ce qu’il utilise surtout |
|---|---|---|
| Administrateur | Fixe les règles : tarifs, conditions du portail, équipe, abonnement | Paramètres, tableau de bord, rapports |
| Régulateur | Transforme les demandes en missions et les fait rouler | Réservations, planning, dispatch |
| Comptable | Émet, relance, enregistre les règlements, exporte | Factures, avoirs, export comptable |
| Chauffeur | Exécute ses missions et remonte frais et incidents | Application Transport Mobile |
Autour de ces rôles, plusieurs protections deviennent utiles quand l’équipe grandit : double authentification, liste des sessions et des appareils connectés (révocables, par exemple le jour où un régulateur quitte l’entreprise), et journal d’audit pour retrouver qui a modifié une réservation. Les détails techniques figurent sur la page sécurité et rôles du logiciel.
Sous-traiter les jours de pointe sans perdre la marge de vue
Une PME du transport refuse rarement une course d’un bon client. Quand toute la flotte roule, elle la confie à un confrère. Le risque, c’est de perdre la trace : qui a fait la course, à quel prix d’achat, avec quels documents en règle ?
Dans Vetilys, chaque partenaire a sa fiche : SIRET, contact, zones couvertes, commission par défaut, échéance d’assurance et statut. Une mission confiée garde son prix de vente, son prix d’achat et donc sa marge, et un contrôle documentaire a lieu avant l’affectation. Le client, lui, reste le vôtre et reçoit votre facture. Le module est décrit sur la page sous-traitance des courses.
Les chiffres qu’un dirigeant de PME regarde le lundi matin
Le tableau de bord donne l’instantané : réservations du jour, missions non affectées, chauffeurs disponibles et occupés, chiffre d’affaires du jour et du mois, factures impayées et échues, taux d’occupation, kilomètres facturés, kilomètres à vide estimés, marge du mois. Un filtre par activité permet de séparer, par exemple, les transferts des navettes.
Les rapports vont plus loin sur une période choisie : chiffre d’affaires par jour, rentabilité, chauffeurs, véhicules, clients. Deux détails rassurent face à un associé ou un banquier. La formule de calcul est affichée à côté de l’indicateur. Et un indicateur qui manque de données est affiché comme indisponible plutôt que rempli avec un chiffre approximatif. Export CSV pour Excel et impression PDF sont prévus. La page tableau de bord et rentabilité présente chaque indicateur.
Côté facturation, une PME a souvent des comptes professionnels qui veulent une seule facture par mois. La fonction « facturer une période » regroupe les transports d’un client, la numérotation reste continue et l’export comptable part en CSV vers votre cabinet. Pour la facture électronique, Vetilys prépare vos factures ; la transmission passe par une plateforme agréée à raccorder. Pour mémoire, l’émission devient obligatoire pour les PME au 1er septembre 2027, et la réception l’est déjà depuis le 1er septembre 2026.
Logiciel transport 15 à 30 véhicules : Business ou Entreprise ?
Les limites de chaque formule sont vérifiées par le logiciel, et ce qui n’est pas inclus reste masqué. Pour une PME, le logiciel de transport de personnes se choisit entre deux formules.
| Formule | Prix HT / mois | Chauffeurs | Véhicules | Utilisateurs | Ce qu’elle ajoute |
|---|---|---|---|---|---|
| Business | 199 € | 15 | 15 | 30 | Sous-traitance, contrats clients, rapports avancés, navettes et circuits |
| Entreprise | Sur devis | Sur mesure | Sur mesure | Sur mesure | Toutes les fonctions, quotas personnalisés, intégrations |
Jusqu’à quinze véhicules et quinze chauffeurs, Business couvre l’essentiel d’une PME, y compris les tarifs propres à chaque client. Au-delà, ou si vous avez besoin d’une intégration particulière, la formule Entreprise se construit sur devis. Les quatre formules sont comparées sur la page tarifs et abonnements, et le panorama de la rubrique logiciels pour entreprise de transport aide à situer vos besoins.
Prenons, à titre d’exemple, une société lyonnaise de dix-huit véhicules : douze berlines et six vans, deux régulateurs, une comptable à mi-temps et trois partenaires réguliers. Elle dépasse le plafond de Business en véhicules : c’est un cas typique de formule Entreprise, à chiffrer selon ses quotas réels.
Si votre entreprise est surtout une société VTC qui grandit, la page gestion d’une entreprise VTC à plusieurs chauffeurs reprend le sujet sous l’angle de la flotte de berlines.
Quel logiciel choisir pour une PME de transport de personnes de 20 véhicules ?
Cherchez un outil qui accepte plusieurs régulateurs sur le même planning sans conflit d’écriture, des rôles séparés pour la comptabilité, la sous-traitance avec suivi de marge et des rapports par chauffeur et par véhicule. Dans Vetilys, au-delà de quinze véhicules, c’est la formule Entreprise, sur devis, qui s’applique avec des quotas adaptés à votre flotte.
Comment travailler à plusieurs régulateurs sur le planning sans s’écraser ?
Chaque glisser-déposer est validé par le serveur avant d’être enregistré. Si un collègue a modifié la même mission juste avant vous, votre opération n’efface pas la sienne en silence. Les conflits horaires, absences et indisponibilités restent visibles, et le temps de battement entre deux missions est contrôlé à chaque affectation.
Le comptable peut-il avoir son propre accès au logiciel de transport ?
Oui. Le rôle comptable existe à côté de l’administrateur, du régulateur et du chauffeur. Il couvre le travail de facturation : factures, avoirs, factures groupées sur une période, règlements partiels, relances et export comptable en CSV. Un cabinet extérieur peut recevoir cet export sans toucher à l’exploitation.
Peut-on suivre la rentabilité par chauffeur et par véhicule dans une PME de transport ?
Oui, les rapports avancés de la formule Business présentent la rentabilité, les chauffeurs, les véhicules et les clients sur la période de votre choix, avec la formule de calcul affichée. Les kilomètres à vide sont estimés, et un indicateur sans données suffisantes est marqué indisponible plutôt qu’approximé.
Montrez-nous comment votre équipe travaille
En démonstration, nous reprenons votre organisation réelle : nombre de régulateurs, rôle du comptable, partenaires. Vous voyez le planning partagé et les rapports avec un cas proche du vôtre.