Vous prenez le premier client à 5 h 40 à l’aéroport, vous enchaînez les courses jusqu’au soir, et c’est sur la table de la cuisine que vous faites les devis et les factures. Dans une structure de un à cinq véhicules, le dirigeant est aussi chauffeur, commercial et comptable. Un logiciel transport pour petite entreprise doit donc se plier à cette réalité : servir au volant autant qu’au bureau, se prendre en main en quelques soirées, et ne pas coûter plus que ce qu’il rapporte.
Le dirigeant qui conduit
Un logiciel de transport de petite entreprise doit suivre le dirigeant au volant
Dans une petite entreprise, la personne qui saisit la réservation est souvent celle qui fera la course. Créez votre propre fiche chauffeur : vos missions apparaissent dans le planning comme celles d’un salarié, et l’application chauffeur vous les met sur le téléphone, avec l’adresse, le passager, les bagages et les boutons pour lancer Google Maps, Waze ou Plans.
Le soir, Transport Cloud s’ouvre sur l’ordinateur ou la tablette pour préparer le lendemain, envoyer un devis ou relancer une facture. Les frais de la journée, parking et péage, ont déjà été notés depuis le téléphone.
L’application chauffeur
Cet usage double évite le piège classique : noter une réservation sur un bout de papier entre deux courses, l’oublier, et découvrir le lendemain que le client attend à la gare. Si vous êtes seul et que vous démarrez votre activité, le guide pour créer une entreprise VTC reprend les formalités à prévoir avant de penser à l’outil.
Logiciel pour 1 à 5 chauffeurs : Starter ou Pro ?
Deux formules correspondent à cette taille d’entreprise. Le choix se fait moins sur le nombre de véhicules que sur la façon dont vos clients réservent.
| Starter | Pro | |
|---|---|---|
| Prix | 49 € HT par mois | 99 € HT par mois |
| Chauffeurs et véhicules | 2 et 2 | 5 et 5 |
| Utilisateurs | 3 | 10 |
| Fonctions | Réservations, planning, devis, facturation, application chauffeur | Tout Starter, plus dispatch cartographique, portail client, tarifs avancés et notifications |
| SMS inclus par mois | Aucun | 200 |
En résumé : si vos clients vous appellent ou vous écrivent et que vous saisissez vous-même les courses, Starter suffit souvent. Si vous voulez qu’ils réservent seuls sur un portail à votre nom, avec un module de réservation intégré à votre site, ou si vous avez trois à cinq chauffeurs à suivre sur une carte, Pro devient logique. Les quatre formules sont détaillées sur la page des tarifs de Vetilys, et l’essai gratuit de 14 jours permet de trancher avec vos courses réelles.
Démarrer avec un logiciel de transport : la première semaine
Pas besoin de tout paramétrer avant la première course. Pour démarrer, quatre choses suffisent.
Les mentions de l’entreprise
Raison sociale, SIRET, TVA intracommunautaire, numéro d’inscription au registre, IBAN et BIC : elles apparaîtront sur chaque devis et chaque facture.
Un tarif général
Une prise en charge, un prix au kilomètre et un prix à la minute par catégorie de véhicule. Les forfaits viendront ensuite.
Vos véhicules et vos chauffeurs
Catégorie, places, échéances ; et votre propre fiche si vous conduisez.
Une première réservation
Saisissez une vraie course de la semaine et suivez-la jusqu’à la facture.
Pour fixer les idées, prenons le tarif de démonstration « Berline — tarif général ». Hypothèse : une prise en charge fixée à 12 € et un kilomètre facturé 2,10 €. Pour un trajet de 20 km, la part kilométrique fait 42 €, soit 54 € HT avant la part à la minute et les éventuelles majorations. Ce sont des valeurs d’exemple, à remplacer par les vôtres. L’intérêt est ailleurs : le calcul est fait par le serveur, affiché ligne par ligne et figé sur la réservation, si bien que la course confirmée ne bougera plus.
Logiciel VTC pour artisan : devis et factures propres dès le premier client pro
Le premier hôtel ou la première entreprise qui vous demande un devis change la nature de votre activité. On ne répond plus par message avec un montant : on envoie un document. Dans Vetilys, le devis part par e-mail en PDF avec un lien d’acceptation en ligne et une date de validité. Une fois accepté, il se transforme en réservation au prix convenu, sans ressaisie.
La facture suit la même rigueur. Numérotation continue sans trou, mentions de l’entreprise reprises automatiquement, TVA à 10 % sur le transport, péage refacturé en débours, PDF envoyé au client, relance si l’échéance passe. Une erreur ? On ne retouche pas la facture, on émet un avoir. Pour vérifier que rien ne manque, le guide sur les mentions obligatoires d’une facture VTC fait le tour de la question, et la page devis de transport de personnes montre le parcours complet.
Facture électronique : l’émission devient obligatoire pour les PME et les micro-entreprises au 1er septembre 2027, et la réception l’est déjà depuis le 1er septembre 2026. Vetilys prépare vos factures pour la facturation électronique ; pour leur transmission, une plateforme agréée doit être raccordée. Votre expert-comptable vous dira quoi prévoir dans votre cas.
Ce que vous pouvez laisser de côté au début
Une petite entreprise n’a pas besoin de tout, tout de suite. Les fonctions qui ne sont pas comprises dans votre formule sont masquées : vous ne naviguez pas entre des menus inutiles. Le dispatch cartographique, la sous-traitance à des confrères ou les navettes à horaires fixes viendront si l’activité le demande.
Soyons clairs aussi sur ce que le logiciel ne fait pas, quelle que soit la formule : il n’encaisse pas vos clients par carte (vous enregistrez les règlements quand ils arrivent), il ne construit pas vos tournées à votre place, et il ne suit pas les vols automatiquement. Pour une structure de deux ou trois véhicules, ces limites pèsent rarement sur le quotidien, mais mieux vaut les connaître avant.
Quand la petite entreprise de transport grandit
Le jour où vous embauchez un troisième chauffeur ou confiez des courses à un indépendant, l’outil suit : on change de formule, les données restent. Le cap suivant, avec un régulateur au bureau et une dizaine de véhicules, est traité sur la page du logiciel de transport pour PME. Si votre activité est centrée sur le VTC, voyez aussi la présentation du logiciel VTC ; les autres situations sont regroupées dans la rubrique des logiciels pour entreprise de transport de personnes.
Pour une structure qui part d’un carnet et d’un tableur, le guide pour digitaliser son entreprise de transport étape par étape propose un ordre de bascule réaliste, client par client.
Quel logiciel choisir pour une petite entreprise de transport de personnes ?
Un logiciel qui couvre la réservation, le planning, les devis, les factures et une application chauffeur, sans vous faire payer des fonctions de grande flotte. Chez Vetilys, la formule Starter à 49 € HT par mois couvre deux chauffeurs et deux véhicules ; la formule Pro à 99 € HT ajoute le portail client et le dispatch jusqu’à cinq véhicules.
Un VTC artisan a-t-il besoin d’un logiciel ?
Pas forcément s’il travaille surtout via une plateforme. Dès qu’il a ses propres clients, et surtout des clients professionnels, un logiciel lui évite de ressaisir les courses, de tenir sa numérotation de factures à la main et d’oublier une réservation notée entre deux trajets. L’essai gratuit permet de vérifier si le gain est réel pour lui.
Combien de temps faut-il pour démarrer avec un logiciel de transport ?
Quelques soirées suffisent pour l’essentiel : mentions de l’entreprise, un tarif général, les véhicules, les chauffeurs, puis une première réservation suivie jusqu’à la facture. Les forfaits, les majorations et les clients professionnels s’ajoutent ensuite, au fil des courses. L’essai de 14 jours laisse le temps de faire ce parcours.
Peut-on gérer seul son entreprise de transport avec un logiciel ?
Oui, c’est une situation fréquente dans les petites structures. Le dirigeant saisit ses courses dans Transport Cloud, les reçoit dans l’application chauffeur, déclare ses frais depuis son téléphone, puis émet devis et factures le soir. La formule Starter prévoit jusqu’à trois utilisateurs, par exemple pour un associé ou un comptable.
Lancez-vous avec un outil à votre taille
Essayez Vetilys gratuitement pendant 14 jours ou demandez une démonstration : nous partons de vos premières courses et de votre premier client pro.