Chaque matin à 7 h 10, le minibus quitte l’hôtel, s’arrête à la gare puis dessert les deux terminaux de l’aéroport. Saisir tous les jours une réservation pour ce trajet n’a aucun sens, et c’est pourtant ce que font beaucoup d’exploitants, faute d’outil adapté. Un logiciel de navettes régulières décrit la ligne une fois — arrêts, temps de parcours, horaires, jours de circulation, capacité — puis génère les départs. Dans Vetilys, ce module « Navettes et circuits » vit à côté des réservations individuelles, sans les encombrer.
Un logiciel de navettes régulières, à part des courses individuelles
Une course a un client, une heure de prise en charge, une adresse de départ et une destination. Une navette régulière, c’est autre chose : un parcours fixe, des passagers qui montent et descendent à différents arrêts, un horaire qui revient plusieurs fois par jour ou par semaine, et un véhicule qui roule même s’il n’est qu’à moitié plein. Mélanger les deux dans le même carnet produit un planning illisible, où trente transferts hebdomadaires de l’hôtel noient les vraies demandes ponctuelles.
Vetilys sépare donc clairement les lignes régulières des réservations individuelles. Le régulateur garde une vision nette des courses à vendre et à affecter dans le carnet de réservations, tandis que les navettes suivent leur propre logique, ligne par ligne. Les deux coexistent dans le même logiciel, avec les mêmes chauffeurs et les mêmes véhicules.
Horaires et arrêts navette : décrire la ligne une seule fois
Une ligne se construit à partir de ses arrêts, chacun avec son temps de parcours depuis le point de départ. Dans l’exemple de démonstration, la ligne part de l’hôtel, rejoint la gare en 12 minutes, le terminal 1 de l’aéroport en 28 minutes, puis le terminal 2 en 33 minutes. Ces temps sont ceux de la démo ; vous saisissez les vôtres, mesurés sur le terrain, à l’heure où la navette roule vraiment.
Viennent ensuite les horaires de départ. Une fois les temps de parcours connus, l’heure de passage à chaque arrêt se déduit de l’heure de départ : un départ à 7 h 10 passe à la gare vers 7 h 22 et au terminal 2 vers 7 h 43. C’est précisément l’information que la réception de l’hôtel doit pouvoir donner au client qui demande à quelle heure descendre.
Jours de circulation, capacité et génération des départs
Toutes les lignes ne roulent pas tous les jours. Une navette de salariés circule du lundi au vendredi, une navette de salon uniquement pendant les jours d’ouverture, une navette d’hôtel peut avoir des horaires différents le week-end. Chaque ligne porte ses jours de circulation et sa capacité, c’est-à-dire le nombre de places offertes à chaque départ.
À partir de ces éléments, Vetilys génère les départs. Vous n’avez pas à créer à la main le 7 h 10 du lundi, puis celui du mardi, puis celui du mercredi : la ligne produit ses départs selon son calendrier. Chaque ligne a enfin un chauffeur et un véhicule par défaut, ce qui correspond à la réalité de beaucoup de navettes, où le même conducteur fait la ligne tous les matins et finit par connaître les habitués. La fiche de ce chauffeur et de ce véhicule, avec leurs échéances, se gère dans le module chauffeurs et véhicules.
Remplissage
Réservation de places navette : suivre le remplissage
Sur une ligne régulière, la question n’est pas « qui est le client ? » mais « combien de places reste-t-il ? ». Pour chaque départ, Vetilys affiche le nombre de places réservées par rapport à la capacité : dans l’exemple de démonstration, un prochain départ indique 3 places réservées sur 7.
Cette lecture rapide aide à décider. Un départ régulièrement vide à 14 h mérite peut-être d’être supprimé ou fusionné avec le suivant ; un départ complet chaque vendredi soir appelle un véhicule plus grand. Ces décisions restent les vôtres : le logiciel vous donne les chiffres, pas un horaire recalculé automatiquement.
Gestion navette hôtel aéroport : un exemple de mise en place
Prenons un exemple. Un transporteur de la Côte d’Azur assure pour un hôtel de bord de mer une navette vers l’aéroport, quatre départs par jour, sept jours sur sept, avec un van de 7 places. Voici comment il s’y prend dans Vetilys :
Créer la ligne
Il crée la ligne Hôtel ⇄ Aéroport et saisit ses arrêts avec leurs temps de parcours : hôtel, gare, terminal 1, terminal 2.
Poser le calendrier
Il renseigne les quatre horaires de départ, les sept jours de circulation et une capacité de 7 places.
Attribuer chauffeur et véhicule
Il désigne le van habituel et le chauffeur qui fait la ligne, comme valeurs par défaut.
Générer et suivre
Les départs sont générés ; chaque jour, il voit le remplissage de chacun et ajuste si un départ déborde.
Pendant ce temps, les transferts privatifs que l’hôtel commande pour ses clients les plus exigeants restent des réservations classiques, avec leur prix calculé et leur facture. Si votre activité tourne beaucoup autour de l’hôtellerie, la page sur le logiciel de transport pour les hôtels détaille les comptes et la facturation mensuelle, et celle sur le logiciel de navette aéroport traite les transferts individuels.
Lignes régulières de transport privé : ce qui reste hors champ
Le module s’adresse aux lignes régulières privées : navettes d’hôtel, navettes de salariés, navettes d’événement, pour le compte d’un client identifié. Il ne gère pas les lignes publiques ni l’exploitation d’autocars, qui relèvent d’autres cadres et d’outils spécialisés. Rappelons aussi qu’au-delà de 9 places, conducteur compris, le transport relève du transport public routier de personnes, avec inscription au registre des transporteurs et permis adapté. Vérifiez votre situation avant de lancer une ligne en minibus.
Pour le métier lui-même — fixer les horaires, gérer les inscriptions, fidéliser un chauffeur attitré — la page consacrée aux navettes régulières privées prend le point de vue de l’exploitant, et celle sur le logiciel de navette d’entreprise s’intéresse aux salariés et aux centres de coûts.
Les navettes et circuits sont inclus dans la formule Business, comme l’indique la page des tarifs ; l’ensemble des modules figure sur la page des fonctionnalités.
Comment gérer une navette hôtel – aéroport avec un logiciel ?
On décrit la ligne une fois : arrêts, temps de parcours entre chacun, horaires de départ, jours de circulation et capacité du véhicule. Le logiciel génère ensuite les départs et affiche, pour chacun, les places réservées. Dans Vetilys, chaque ligne a aussi un chauffeur et un véhicule par défaut, et reste séparée des réservations individuelles de l’hôtel.
Quelle différence entre une navette régulière et une réservation de transfert ?
Une réservation de transfert concerne un client, un horaire et un trajet précis, avec un prix calculé pour cette course. Une navette régulière suit un parcours fixe, avec plusieurs arrêts, des départs qui se répètent selon un calendrier et des places partagées entre plusieurs passagers. Vetilys traite les deux dans des modules distincts pour garder un planning lisible.
Faut-il une autorisation particulière pour une navette en minibus ?
Au-delà de 9 places, conducteur compris, le transport relève du transport public routier de personnes, avec une inscription au registre des transporteurs et un permis adapté. En dessous, les règles de votre activité habituelle s’appliquent. Pour les détails propres à votre cas, renseignez-vous auprès des services officiels avant de lancer la ligne.
Dans quelle formule Vetilys les navettes sont-elles incluses ?
Le module Navettes et circuits fait partie de la formule Business, à 199 € HT par mois, qui comprend aussi la sous-traitance, les contrats clients et les rapports avancés. La formule Entreprise, sur devis, inclut toutes les fonctions. L’essai gratuit de 14 jours permet de créer une ligne et d’en générer les départs.
Mettez votre première ligne en route
En démonstration, nous créons ensemble une de vos navettes, avec ses arrêts, ses horaires et ses départs, pour voir le remplissage jour par jour.