Mardi matin, au bureau d’un service de transport adapté. L’éducatrice d’un IME modifie le retour de deux jeunes, une fille demande un trajet pour son père jusqu’au club de jeudi, le foyer envoie sa liste de la semaine prochaine, et la collectivité attend sa facture du mois. Quatre demandeurs, des passagers qui ne sont aucun d’eux, plusieurs payeurs. Un logiciel transport adapté sert d’abord à remettre chacun à sa place, sans multiplier les fichiers sur les personnes transportées.
Logiciel transport adapté : qui demande, qui voyage, qui paie
Dans un service de transport adapté, associatif ou privé, la personne qui monte dans le véhicule ne réserve presque jamais elle-même et paie rarement. Mélanger ces rôles, c’est envoyer la facture à la mauvaise adresse ou rappeler la mauvaise personne quand le chauffeur trouve porte close. Vetilys sépare, sur chaque réservation, le client payeur, le donneur d’ordre, le demandeur et les passagers.
| Rôle | Exemple en transport adapté | Où il se trouve dans Vetilys |
|---|---|---|
| Client payeur | Établissement, association, collectivité, famille | Fiche client, avec son type, ses sites, ses centres de coûts et son délai de paiement |
| Demandeur | Secrétariat d’un foyer, éducateur, proche aidant | Sur la réservation, ou collaborateur invité sur le portail |
| Passager | La personne transportée | Fiche passager, avec ses besoins d’accessibilité et ses préférences |
| Accompagnant | Parent, aidant, auxiliaire | Compté dans le nombre de passagers et signalé dans les instructions |
Compter l’accompagnant dans le nombre de passagers a un effet direct : le contrôle des places à l’affectation en tient compte. Ce contrôle porte sur un nombre de places, pas sur les emplacements fauteuil, que vous décrivez dans le champ Équipements du véhicule. La page consacrée au logiciel TPMR reprend ce parcours de la demande à la facture.
Portail client
Les établissements réservent eux-mêmes sur votre portail
Plutôt que de tout recevoir par téléphone, ouvrez à chaque établissement un compte entreprise sur votre portail, à vos couleurs. L’administrateur du compte y gère son organisation : établissements, adresses favorites, invitation des collaborateurs qui ont le droit de réserver. Le secrétariat d’un foyer réserve ainsi pour ses résidents, depuis les adresses déjà enregistrées.
Le formulaire propose une « référence interne », un « centre de coûts », le choix de l’établissement et un champ « Informations pour le chauffeur ». Il n’a pas de case « fauteuil » : c’est ce dernier champ qui transmet le besoin. Le portail fait partie de la formule Pro, et son fonctionnement complet est décrit sur la page du portail de réservation en ligne.
Voir le portail de réservation
Ce que l’établissement retrouve sans vous appeler
Un compte entreprise ne sert pas qu’à réserver. Le secrétariat voit les prochains trajets, ses réservations, ses devis et ses factures en PDF avec le reste dû. Le suivi du chauffeur lui évite d’appeler le bureau pour savoir si le véhicule arrive. Avec l’export CSV de ses réservations, il rapproche de son côté les transports de ses résidents.
Deux réglages à décider : le prix immédiat ou la demande de devis, et le délai minimum de réservation en ligne. Beaucoup de services de transport adapté préfèrent la demande de devis pour les trajets nouveaux, le temps de vérifier qu’un véhicule aménagé est libre ; la page sur le logiciel de devis TPMR explique comment la transformer ensuite en réservation.
Gestion transport adapté : régulier et ponctuel dans le même outil
Un service de transport adapté vit sur deux rythmes. Le régulier : l’accueil de jour chaque matin, l’ESAT du lundi au vendredi. Le ponctuel : une sortie, une visite familiale, un rendez-vous administratif. Vetilys ne propose pas de saisie de réservations récurrentes dans l’écran de nouvelle réservation. Le régulier passe par le module Navettes et circuits, en formule Business, ou par des courses saisies une à une, en dupliquant une réservation à une nouvelle date ; le ponctuel, par une réservation classique. Les deux arrivent sur le même planning, par chauffeur.
La construction des tournées reste votre savoir-faire : le logiciel ne calcule pas l’ordre de passage. Le guide des circuits de transport PMR en donne la méthode, et la page du planning TPMR traite des temps d’embarquement et des remplacements.
Logiciel transport personnes handicapées : garder le strict nécessaire
Un service qui transporte des personnes en situation de handicap accumule vite des informations sensibles. Or un besoin d’accessibilité peut révéler une information de santé, catégorie particulière au sens de l’article 9 du RGPD. La règle pratique : noter le besoin de transport, jamais le diagnostic.
- « Fauteuil roulant pliable », « aide à la marche », « accompagner jusqu’à la porte » : oui, c’est utile au chauffeur.
- Le nom d’une pathologie ou d’un traitement : non, la fiche passager affiche d’ailleurs « Ne saisissez aucune donnée médicale ».
- La liste des passagers porte la mention « Référentiel minimisé (RGPD) », avec export et anonymisation sur demande de la personne.
- Chaque utilisateur a un rôle : administrateur, régulateur, comptable ou chauffeur ; côté client, administrateur de compte ou collaborateur.
Le besoin d’accessibilité n’est pas recopié automatiquement sur la mission : c’est vous qui décidez ce qui part vers le téléphone du chauffeur, en le reprenant dans les instructions de prise en charge. Le guide sur le RGPD dans le transport de personnes aborde la durée de conservation et les droits des personnes ; pour votre situation, la CNIL fait référence.
Sur la route : l’application chauffeur, même sans réseau
Le chauffeur reçoit la mission dans l’application, avec la rubrique « Instructions » : « sonner deux fois, la résidente descend avec son aidante, prévoir le temps de transfert ». Il appelle le passager ou le bureau d’un geste. Au sous-sol d’un établissement ou dans un hameau mal couvert, l’application garde ses données en cache : les actions sont horodatées et envoyées dans l’ordre au retour du réseau, avec leur heure réelle. Si la personne n’est pas là, l’absence passager est déclarée sur place et le bureau reçoit une alerte ; le guide pour gérer une absence passager aide à fixer la règle avec chaque établissement.
La position du chauffeur n’est partagée que pendant la mission en cours, de l’approche à la fin, jamais en dehors. Le détail est sur la page de l’application chauffeur.
Logiciel transport adapté pour associations : ce qui reste de votre ressort
Quelques limites, à connaître avant de choisir. À l’affectation, Vetilys vérifie la disponibilité, le nombre de places et les conflits horaires, pas la compatibilité PMR : le régulateur choisit un véhicule marqué Accessible PMR. Le transport sanitaire, avec prescription et facturation à l’Assurance maladie, est hors champ. Les factures aux acheteurs publics se déposent par vos soins sur Chorus Pro ; le logiciel de facturation TPMR détaille la facturation par période des établissements.
Côté formule, le portail client demande la formule Pro, les navettes et circuits la formule Business ; la page des tarifs et formules indique les quotas de chauffeurs et de véhicules. Pour situer l’activité elle-même, ses commanditaires et son cadre, lisez la page sur le métier du transport de personnes à mobilité réduite.
Transport adapté : vos questions
Une association peut-elle utiliser un logiciel de transport adapté ?
Oui. Vetilys prévoit les clients de type association, établissement ou collectivité, et une association qui exploite elle-même un service peut s’en servir pour ses réservations, son planning, ses chauffeurs et ses factures. Si le service est rémunéré, vérifiez auprès de la DREAL de votre région le cadre qui s’applique à votre activité.
Comment un établissement réserve-t-il un transport adapté en ligne ?
Avec un compte entreprise sur votre portail : l’administrateur du compte invite les collaborateurs autorisés, enregistre ses établissements et ses adresses favorites. Chaque réservation porte une référence interne, un centre de coûts et des informations pour le chauffeur. Selon vos réglages, le prix s’affiche aussitôt ou la demande part en devis.
Où indiquer qu’un passager voyage avec un accompagnant ?
Comptez l’accompagnant dans le nombre de passagers de la réservation, pour que le contrôle des places en tienne compte, et précisez son rôle dans les instructions de prise en charge, que le chauffeur lit dans l’application : « sa fille l’accompagne et reste avec lui pendant le rendez-vous ». Ce contrôle compte des places passagers, pas des emplacements fauteuil.
Quelles données sur les passagers un service de transport adapté peut-il garder ?
Ce qui est nécessaire au transport : nom, adresses, besoin d’accessibilité décrit sans diagnostic, préférences de prise en charge, contact. Limitez l’accès selon les rôles, fixez une durée de conservation et répondez aux demandes d’accès ou d’effacement. Vetilys propose l’export et l’anonymisation d’un passager sur demande de la personne.
Ouvrez votre service de transport adapté à vos établissements
En démonstration, nous créons avec vous le compte d’un établissement, deux de ses passagers et une semaine de trajets, puis nous regardons ce que le secrétariat voit sur le portail.